엑셀 표에서 드롭다운 목록 만드는 방법 5가지(예제와 함께)

Microsoft Excel에서 표를 기반으로 드롭다운 목록을 만드는 일은 생각보다 훨씬 간단합니다. 이 글에서는 엑셀 표의 데이터를 활용해 드롭다운 목록을 만드는 과정을 서로 다른 예제와 데이터 세트를 통해 단계별로 자세히 설명해 드리겠습니다.

연습용 워크북은 아래에서 내려받아 직접 따라 해 보실 수 있습니다.

표에서 엑셀 드롭다운 목록 만들기: 예제 5가지

1. 데이터 유효성 검사로 드롭다운 목록 만들기

표에서 드롭다운 목록을 만들 때 가장 손쉽고 널리 쓰이는 방법은 데이터 유효성 검사(Data Validation) 기능을 활용하는 것입니다. 이번 장에서는 데이터 유효성 검사를 다음 세 가지 방식으로 사용해 보겠습니다.

1.1 셀 범위의 데이터를 활용한 드롭다운 만들기

이 방법을 설명하기 위해 학생과 과목 정보가 담긴 데이터 세트를 준비했습니다. 이 예제에서는 C13 셀에 과목 열의 값들이 나타나도록 드롭다운을 만들어 보겠습니다.

• 먼저 C13 셀을 선택한 뒤 데이터 탭으로 이동합니다.
• 데이터 도구 그룹에서 데이터 유효성 검사를 클릭하면 새 창이 열립니다.

• 데이터 유효성 검사 창에서 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상(Allow) 드롭다운에서 목록(List) 옵션을 선택합니다.

• 그러면 원본(Source) 입력란이 활성화되는데, 여기에 셀 범위 (C5:C10)를 지정합니다.
• 확인을 누릅니다.

• 이제 C13 셀에 드롭다운 화살표가 생깁니다. 화살표를 클릭하면 데이터 세트에 있는 과목 값들을 선택할 수 있습니다.

1.2 값을 직접 입력하여 드롭다운 만들기

앞선 예제에서는 데이터 세트에 있는 값을 불러왔다면, 이번에는 드롭다운 항목을 직접 입력하는 방법을 살펴보겠습니다. 아래 데이터 세트에서 학생들의 합격 연도를 선택할 수 있는 드롭다운을 D13 셀에 만들어 보겠습니다. 아래 순서대로 진행하세요.

• 먼저 D13 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 선택합니다.

• 그다음 원본 입력란에 2019, 2020, 2021을 쉼표로 구분하여 직접 입력합니다.
• 확인을 누릅니다.

• 마지막으로 D13 셀에서 연도 3개가 담긴 드롭다운 목록을 확인할 수 있습니다.

1.3 엑셀 수식을 활용한 드롭다운 만들기

Microsoft Excel에서는 수식을 사용해서도 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 첫 번째 방법과 동일한 데이터 세트로 같은 작업을 수행하되, 이번에는 엑셀 수식을 적용해 보겠습니다.

• 먼저 C13 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭을 선택합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 고릅니다.

• 이제 원본 입력란이 나타나는데, 여기에 아래 수식을 입력합니다. 이 수식은 C5 셀부터 시작해 6개 행에 해당하는 범위를 반환합니다.

• 확인을 누릅니다.

• 마지막으로 C13 셀에 드롭다운 화살표가 생성된 것을 볼 수 있습니다. 화살표를 클릭하면 과목 목록이 나타납니다.

더 읽어보기: 엑셀에서 종속 드롭다운 목록 만드는 방법

2. 엑셀 표를 이용해 동적 드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록을 설정한 후 새로운 항목이나 값을 추가해야 할 때가 있습니다. 표와 드롭다운 목록 양쪽에 새 값을 반영하려면 목록을 동적(Dynamic)으로 만들어야 합니다. 아래 단계에 따라 문제를 해결해 보겠습니다.

• 먼저 삽입 탭을 선택합니다.
• 탭 메뉴에서 표(Table) 옵션을 클릭합니다.

• 새 창이 열리면 표 데이터로 셀 범위 (B4:B10)를 지정합니다.
• '머리글 행 포함' 옵션에 체크했는지 잊지 마세요.
• 확인을 누릅니다.

• 이제 E6 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 선택합니다.
• 새로 나타난 원본 입력란에 아래 수식을 입력합니다.

• 확인을 누릅니다.

• 같은 방식으로 Subjects(과목) 열에 대해서도 표를 하나 더 만듭니다.

• 여기서는 F6 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 선택합니다.
• 새로 나타난 원본 입력란에 아래 수식을 입력합니다.

• 확인을 누릅니다.

• 이제 Name(이름) 열에 새 이름인 Richard를 추가해 보세요. 드롭다운 목록에도 새 값이 바로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.

• 마지막으로 Subjects(과목) 열에 새 값인 Literature를 입력합니다. 드롭다운 목록에도 새 값이 함께 나타납니다.

더 읽어보기: 엑셀에서 동적 종속 드롭다운 목록 만드는 방법

3. 엑셀에서 드롭다운 목록 복사·붙여넣기

특정 셀에 만들어진 드롭다운 목록을 다른 셀로 복사하고 싶은 경우가 있습니다. 이 예제에서는 한 셀의 드롭다운 목록을 다른 셀로 복사하는 방법을 배워보겠습니다. 아래 안내대로 진행해 주세요.

• 먼저 복사하려는 드롭다운 셀을 선택합니다.
• 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 복사(Copy) 옵션을 고릅니다.

• 이제 드롭다운 목록을 붙여넣을 F6 셀을 선택합니다.
• 홈 탭으로 이동해 붙여넣기(Paste) 옵션을 클릭합니다.
• 드롭다운 메뉴에서 선택하여 붙여넣기(Paste Special) 옵션을 선택합니다.

• 새 창이 열리면 상자에서 유효성 검사(Validation) 옵션에 체크합니다.
• 확인을 누릅니다.

• 마지막으로 F6 셀의 드롭다운 목록이 E6의 사본임을 확인할 수 있습니다.

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4. 표의 모든 드롭다운 목록 셀 한 번에 선택하기

데이터 세트에 드롭다운 목록이 여러 개 있는 경우가 있습니다. 이 예제에서는 데이터 세트에 포함된 모든 드롭다운 목록을 찾아 한꺼번에 선택하는 방법을 살펴보겠습니다. 앞선 예제의 데이터 세트를 활용해 아래의 간단한 단계를 따라 해 보겠습니다.

• 먼저 리본 메뉴 편집 그룹의 찾기 및 선택(Find & Select) 옵션으로 이동합니다.
• 드롭다운에서 이동 옵션(Go To Special)을 선택합니다.

• 새 창이 열리면 데이터 유효성(Data validation) 항목 아래의 모두(All) 옵션에 체크합니다.
• 확인을 누릅니다.

• 그 결과 E6 및 F6 셀의 드롭다운 목록이 모두 선택됩니다.

더 읽어보기: 엑셀 드롭다운 목록에서 여러 항목 선택하는 방법

5. 종속형 또는 조건부 드롭다운 목록 만들기

서로 연동되는 두 개의 드롭다운 목록이 필요한 경우가 있습니다. 이 예제에서는 한 드롭다운 목록의 선택값에 따라 다른 드롭다운 목록의 항목이 달라지도록 만드는 방법을 알아보겠습니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.

• 먼저 E6 셀을 선택합니다.
• 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 선택합니다.
• 새로 나타난 원본 입력란에 아래 수식을 입력합니다.

• 확인을 누릅니다.

• 그다음 수식 탭으로 이동합니다.
• 정의된 이름 그룹에서 선택 영역에서 만들기(Create from Selection) 옵션을 클릭합니다.

• 새 창이 열리면 첫 행(Top row) 옵션만 체크합니다.
• 확인을 누릅니다.

• 이제 F6 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
• 설정 탭으로 이동합니다.
• 제한 대상 드롭다운에서 목록 옵션을 선택합니다.
• 새로 나타난 원본 입력란에 아래 수식을 입력합니다.

• 확인을 누릅니다.

• 마지막으로 드롭다운-1에서 Fruits(과일)를 선택하면 드롭다운-2에는 과일 항목만 표시됩니다.

• 마찬가지로 드롭다운-1에서 Vegetables(채소)를 선택하면 드롭다운-2에 채소 목록이 나타납니다.

더 읽어보기: 엑셀 조건부 드롭다운 목록(만들기, 정렬, 활용)

주의할 점

• 드롭다운 목록이 없는 셀을 드롭다운 목록이 있는 셀 위로 복사하면 기존 목록이 사라집니다.
• 더 큰 문제는 드롭다운 메뉴를 덮어쓰기 전에 Excel이 경고 메시지를 표시해 주지 않는다는 점입니다.

결론

이 글에서는 엑셀 표에서 드롭다운 목록을 만들 수 있는 다양한 방법을 모두 살펴보았습니다. 글에 첨부된 연습용 워크북을 내려받아 직접 실습해 보시기 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요.

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