몇 시간씩 공들여 작성한 Word 문서를 잃어버리는 것만큼 속상한 일은 드뭅니다. 저장을 잘 해두었더라도 하드디스크가 고장 나면 모든 데이터를 한순간에 잃을 수 있습니다. 다행히 Microsoft Word는 OneDrive와 연동되어 문서를 클라우드에 자동으로 백업하는 기능을 제공합니다.
OneDrive의 자동 백업 기능은 든든한 안전장치입니다. 이중 저장 구조 덕분에 하드디스크 전체를 잃어버리더라도 자동으로 백업된 문서는 클라우드에 안전하게 보관되며, 다른 컴퓨터에서도 언제든 접근할 수 있습니다.
Word 문서를 OneDrive에 자동 저장하는 방법
문서를 잃어버린 뒤 복구하려고 애쓰기보다는, 처음부터 프로젝트를 시작할 때 클라우드 자동 저장을 설정하는 것이 현명합니다. 이렇게 하면 문서 분실로부터 보호할 수 있을 뿐만 아니라 인터넷이 연결된 어느 곳에서든 문서에 접근할 수 있습니다.
다음 단계에 따라 Word 문서를 OneDrive에 자동 저장해 보세요.
- 문서를 연 상태에서 파일 > 다른 이름으로 저장으로 이동합니다.
- OneDrive와 문서를 저장할 하위 폴더를 선택합니다.
- 저장을 클릭합니다.
- Word 문서 상단에서 자동 저장(Autosave) 스위치를 켬(On)으로 전환합니다.
문서를 OneDrive에 저장하면 자동 저장 기능이 자동으로 활성화됩니다. 반대로 아직 OneDrive에 저장되지 않은 문서에서 자동 저장을 켜면 폴더 선택 화면이 나타납니다.
이때 나타난 화면에서 OneDrive를 선택하면 해당 문서의 클라우드 백업이 즉시 시작됩니다.
OneDrive 백업 기능으로 자동 백업 설정하기
OneDrive 자체의 백업 기능을 활용하면 특정 폴더 전체를 지속적으로 보호할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 설정해 보세요.
- 작업 표시줄에서 OneDrive 아이콘(구름 모양)을 클릭합니다.
- 도움말 및 설정을 선택합니다.
- 설정 > 백업 > 백업 관리를 차례로 클릭합니다. 새 창이 열리면 백업할 폴더를 선택할 수 있습니다.
- Word 문서를 백업하려면 문서(Documents) 폴더를 선택합니다.
- 함께 보관하고 싶은 다른 폴더도 추가로 선택한 뒤 백업 시작을 클릭합니다. 기존의 모든 파일이 OneDrive를 통해 클라우드에 저장되며, 파일 용량에 따라 초기 백업에 시간이 다소 걸릴 수 있습니다.
OneDrive는 작업 중인 파일을 자동으로 동기화합니다. 물론 작업 중 CTRL + S 키로 수시로 저장하는 습관을 들이는 것이 좋지만, OneDrive는 주기적으로 최신 버전의 문서를 클라우드에 업로드해 줍니다.
주의할 점은 새 Word 문서를 반드시 문서 폴더에 저장해야 한다는 것입니다. 그렇지 않으면 자동 백업 대상에서 제외됩니다.
동기화 진행 상황은 작업 표시줄의 OneDrive 아이콘에 마우스 커서를 올려 확인할 수 있습니다. 현재 업로드 진행률과 초기 백업에 필요한 예상 시간이 함께 표시됩니다.
OneDrive의 파일 정리 방식 이해하기
기본적으로 OneDrive는 Windows의 파일 탐색기를 통해 파일을 표시합니다. OneDrive 계정을 여러 개 사용하는 경우에는 파일 표시 방식이 조금 다르니 미리 알아두면 좋습니다.
- OneDrive에 로그인하고 백업 설정을 마친 후에는 Windows 파일 탐색기에서 백업된 파일을 바로 찾을 수 있습니다.
- 파일 탐색기 아이콘을 클릭한 후 왼쪽 목록에서 OneDrive를 선택합니다. PC에서 백업한 모든 문서, 사진, 기타 파일을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 두 개의 별개 OneDrive 계정을 한 대의 컴퓨터에서 함께 사용하는 경우, 파일이 서로 다른 이름 체계로 구분되어 표시됩니다.
- 개인 파일은 모두 OneDrive — 개인 항목 아래에 표시됩니다.
- 회사나 학교용 파일 등 나머지 파일은 OneDrive — 회사명/학교명 아래에 표시됩니다.
OneDrive에서 파일 다운로드하는 방법
컴퓨터를 사용할 수 없게 되거나 실수로 파일을 삭제해 클라우드에서 다시 내려받아야 하는 상황이 생겨도 걱정할 필요가 없습니다. 복원 과정은 몇 번의 클릭만으로 끝납니다.
- OneDrive.live.com에 접속해 계정으로 로그인합니다. OneDrive에 저장된 모든 파일 목록이 화면에 나타납니다.
- 다운로드할 파일을 선택한 후 화면 상단을 확인합니다. 다운로드(Download) 버튼이 표시됩니다.
- 해당 버튼을 클릭하면 현재 사용 중인 컴퓨터에 파일이 저장됩니다.
- 폴더 전체를 한꺼번에 다운로드할 때도 동일한 방법을 사용할 수 있습니다.
OneDrive로 소중한 데이터를 자동으로 보호하세요
하드디스크는 언제든 고장 날 수 있고, 노트북은 도난당할 위험도 항상 존재합니다. 지금 바로 OneDrive 자동 백업을 활성화하고 프로그램의 작동 방식을 익혀두세요. 그러면 중요한 Word 문서와 기타 데이터가 클라우드에 안전하게 보관되어 있다는 사실을 알고 마음 놓고 작업에 집중할 수 있습니다.