자신의 업무 습관에 대한 데이터를 파악하면 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다. MyAnalytics(마이 애널리틱스)는 마이크로소프트가 제공하는 플랫폼으로, 데이터 기반의 인사이트를 통해 업무 습관을 분석하고 더 스마트하게 일할 수 있도록 도와줍니다.
이 글에서는 MyAnalytics 대시보드를 살펴보고, 업무 패턴에 대한 인사이트와 '더 열심히'가 아닌 '더 똑똑하게' 일하기 위한 팁을 확인해 보겠습니다. 또한 매일 근무일마다 가장 중요한 업무에 집중할 시간을 따로 마련하는 등 새로운 업무 패턴을 만드는 방법도 함께 알아봅니다.
MyAnalytics 요금제 및 지원 브라우저
사용 중인 Microsoft Office 365 또는 Microsoft 365 요금제에 따라 이용할 수 있는 MyAnalytics 기능이 다릅니다. 여기에는 MyAnalytics 대시보드, 주간 이메일 요약, 인라인 제안, Outlook용 Insights 추가 기능 등이 포함됩니다.
현재 MyAnalytics 대시보드는 최신 버전의 Google Chrome, Firefox, Safari에서 이용할 수 있으며, Internet Explorer 10 또는 11 버전과 Microsoft Edge도 지원합니다.
MyAnalytics 대시보드
Microsoft 365 계정에 로그인한 후 앱 목록에서 MyAnalytics를 선택하면 대시보드에 접속할 수 있습니다. 앱 목록에 MyAnalytics가 보이지 않으면 모든 앱(All Apps) 링크를 클릭하세요.
MyAnalytics 메인 대시보드는 네 개의 섹션으로 구성되어 있으며, 지난 4주간의 업무 습관에 대한 정보를 표시합니다. 각 섹션이 어떤 식으로 생산성 인사이트를 제공하는지 살펴보고, 이를 바탕으로 생산성은 물론 정신 건강까지 개선해 보세요.
왼쪽의 MyAnalytics 메뉴에서 각 섹션을 선택하면 더 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.
집중(Focus)
대시보드의 집중(Focus) 섹션은 회의, 이메일, 채팅, 통화를 제외하고 실제로 업무에 집중할 수 있었던 시간이 얼마나 되는지 알려줍니다.
Outlook 일정에 업무 처리 시간을 따로 차단해 두었다면, MyAnalytics는 이를 집중 가능 시간으로 계산합니다. 즉, 해당 일정에 다른 참석자를 초대하지 않았다면 MyAnalytics는 그것이 업무 시간임을 인식합니다. 반면 Outlook 일정에서 해당 시간을 '부재 중(Out of Office)'으로 표시하면 집중 시간 계산에서 제외됩니다.
MyAnalytics는 "이메일이나 채팅을 한 번만 확인한 후에도 다시 집중하는 데 최대 23분이 걸릴 수 있다"며 집중 시간의 중요성을 강조합니다.
집중 시간 늘리기
더 많은 집중 시간 만들기(Make more time to focus) 링크를 선택하면 MyAnalytics가 일정에 집중 시간을 더 많이 배정하는 절차를 안내해 줍니다. 하루에 얼마나 많은 집중 시간을 확보하고 싶은지, 그리고 하루 중 어느 시간대에 시간을 비워 둘지 묻는 질문이 표시되며, 선택 옵션은 오전 또는 오후 기준 하루 1~4시간입니다.
집중 시간 동안 Microsoft Teams 알림을 음소거하는 옵션도 제공됩니다. 집중 시간은 방해받지 않아야 하므로 이 옵션을 사용하는 것이 좋습니다.
Teams 알림 음소거를 설정하면 집중 시간 동안 상태가 '집중 중(Focusing)'으로 변경되고, 예약된 집중 시간이 끝나면 이전 상태로 자동 복귀됩니다.
다만 우선 연락처(priority contacts)의 메시지 알림은 계속 받게 됩니다. 우선 연락처는 Teams의 설정(Settings)에서 개인 정보 보호(Privacy) > 우선 액세스 관리(Manage priority access)를 선택하여 지정할 수 있습니다.
MyAnalytics는 집중할 수 있는 주평균 시간과 4주 추이를 함께 표시하므로, 집중 시간이 늘어나고 있는지 확인할 수 있습니다.
또한 업무 습관에 대한 생산성 인사이트와 제안도 함께 제공합니다.
예를 들어, 근무 시간 중 새 이메일이 수신되면 곧바로 확인하는 습관이 있다면 MyAnalytics는 수신함을 한 시간에 한 번씩만 확인하는 것을 제안할 수 있습니다.
네트워크(Network)
MyAnalytics 대시보드의 네트워크(Network) 섹션은 함께 일하는 사람들에 관한 정보를 담고 있습니다.
왼쪽 메뉴에서 네트워크(Network)를 선택하면 지난 4주 및 지난 12개월 동안 협업한 사람 수를 확인할 수 있습니다. 주요 협업자 목록도 조회할 수 있으며, 활동 중(active), 외부(external), 신규(new), 중요(important) 항목별로 정렬할 수 있습니다.
중요한 사람에게서 온 할 일과 읽지 않은 이메일에 대한 미리 알림을 받고 싶다면 이 페이지에서 해당 연락처를 '중요'로 표시하세요.
웰빙(Wellbeing)
웰빙(Wellbeing) 섹션은 업무에서 벗어나 재충전할 시간을 갖도록 돕기 위해 마련되었습니다.
MyAnalytics 메뉴에서 웰빙(Wellbeing)을 선택하면 웰빙 통계를 자세히 볼 수 있는 페이지로 이동합니다. 정규 근무 시간 외에 업무를 하지 않은 날이 며칠인지 확인할 수 있으며, MyAnalytics는 근무 시간 외 시간을 '조용한 시간(quiet hours)'이라 부릅니다.
조용한 시간을 침해한 요소와 어떤 활동이 그 원인이었는지 보여주는 원형 차트도 제공됩니다. 이를 통해 휴식해야 할 시간에 일하지 않도록 근무일 중 시간을 지키는 방법을 고민해 볼 수 있습니다.
협업(Collaboration)
협업(Collaboration) 섹션은 동료들과 함께 일하는 데 쓰는 시간이 더 생산적일 수 있는지 파악하는 데 도움을 줍니다. 회의, 채팅, 통화 또는 이메일 등 타인과 함께 일하는 데 소요되는 시간을 보여줍니다.
회의 습관에 대한 정보도 확인할 수 있습니다. 직전에 급하게 잡힌 회의가 몇 개였는지, 온라인 회의에 지각하지 않은 비율은 어느 정도인지 등을 알려줍니다. MyAnalytics는 온라인 회의 중 이메일과 채팅을 여는 빈도까지 분석해 줍니다.
커뮤니케이션 습관에 대한 정보도 볼 수 있습니다. 예를 들어 지난 4주간 보낸 이메일과 읽은 이메일의 수 등입니다.
이러한 정보는 자신의 시간을 생산적으로 사용하고 있는지 판단하는 데 도움을 줍니다.
개인 정보 보호 및 MyAnalytics 끄는 방법
마이크로소프트에 따르면 MyAnalytics 데이터는 본인 외에는 누구도 볼 수 없습니다. 즉, 상사나 IT 부서 담당자, 시스템 관리자조차 내 MyAnalytics 정보를 열람할 수 없습니다. 그래도 MyAnalytics를 완전히 끄고 싶다면 다행히 옵트아웃(opt-out) 절차가 매우 간단합니다.
MyAnalytics 페이지에서 화면 오른쪽 상단 프로필 사진 옆의 설정(Settings) 아이콘을 클릭하세요.
그런 다음 MyAnalytics 아래의 설정(Settings) 링크를 선택합니다. 여기에서 MyAnalytics를 완전히 끄거나, 대시보드를 켜거나 끄거나, 주간 요약 이메일을 구독하거나, Outlook용 Insights 추가 기능을 받을 수 있습니다.
전반적으로 마이크로소프트의 MyAnalytics는 자신의 업무 방식에 대한 유용한 정보를 제공합니다. 이후에는 그 정보를 활용해 성과를 개선하고 스트레스를 줄이는 일은 본인의 몫입니다.