Word 문서에서 모든 이메일 주소 한 번에 추출하는 방법

Windows 11/10에서 Word 문서에 포함된 모든 이메일 주소를 추출하는 방법을 소개합니다. 여러 개의 이메일 주소가 담긴 Word 문서(DOC, DOCX)를 가지고 있고, 해당 주소들을 다른 용도로 활용하고 싶다면 일일이 눈으로 찾아내는 작업은 매우 번거롭습니다. 훨씬 효율적인 방법은 문서 속 모든 이메일 주소를 한꺼번에 추출한 뒤 필요에 맞게 활용하는 것입니다. 다행히 이 작업에는 별도의 서드파티 프로그램이 전혀 필요하지 않습니다. 이 글에서는 Microsoft Word 자체 기능만으로 이메일 주소를 추출할 수 있는 두 가지 간단한 방법을 단계별로 안내해 드리겠습니다.

Word 문서에서 이메일 주소를 추출하는 방법

Windows 11/10 환경의 Word 문서에서 모든 이메일 주소를 추출하는 방법은 크게 두 가지입니다.

1. MS Word의 '고급 찾기(Advanced Find)' 옵션을 이용한 추출
2. VBA 코드를 이용한 추출

지금부터 각 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

1] MS Word의 고급 찾기 옵션으로 이메일 주소 추출하기

Microsoft Word의 고급 찾기(찾기 및 바꾸기) 기능을 활용하면 문서에 있는 모든 이메일 주소를 손쉽게 추출할 수 있습니다. 주요 진행 순서는 다음과 같습니다.

1. Microsoft Word를 실행합니다.
2. 이메일 주소가 포함된 Word 문서를 엽니다.
3. [홈] 탭 → 찾기 → 고급 찾기 메뉴로 이동합니다.
4. '찾을 내용' 입력란에 특정 검색 문자열을 입력합니다.
5. '와일드카드 사용' 체크박스를 활성화합니다.
6. '찾는 위치 → 기본 문서' 버튼을 클릭합니다.
7. 본문으로 돌아가 복사 기능을 실행합니다.
8. 새 빈 문서를 만들고 복사한 이메일 주소를 붙여넣습니다.

이제 각 단계를 구체적으로 설명하겠습니다.

먼저 PC에서 Microsoft Word를 실행한 뒤, 이메일 주소를 추출할 Word 문서를 불러옵니다.

그다음 [홈] 탭의 편집 섹션에서 찾기 드롭다운 버튼을 클릭하고 고급 찾기 옵션을 선택합니다. 그러면 찾기 및 바꾸기 대화상자가 열립니다.

찾기 및 바꾸기 대화상자의 [찾기] 탭에서 '찾을 내용' 입력란에 아래 문자열을 입력합니다.

[A-z,0-9]{1}\@[A-z,0-9,\.]{1}

입력 후 더보기(More) 버튼을 누르면 다양한 세부 옵션이 나타납니다.

이어서 와일드카드 사용 체크박스를 활성화합니다.

그런 다음 찾는 위치(Find In) 드롭다운 버튼을 클릭하고 기본 문서(Main Document) 옵션을 선택합니다.

이렇게 하면 아래 스크린샷처럼 원본 Word 문서 내의 모든 이메일 주소가 강조 표시되면서 선택됩니다.

이제 [홈] 탭의 복사(Copy) 버튼을 클릭하면 됩니다. 단축키인 Ctrl + C를 사용해도 무방합니다. 그러면 문서에 있는 모든 이메일 주소가 클립보드에 복사됩니다.

다음으로 새 빈 Word 문서를 만들거나 메모장을 연 뒤, Ctrl + V 단축키나 붙여넣기 버튼을 이용해 복사한 이메일 주소를 붙여넣습니다.

이제 추출된 이메일 주소가 담긴 문서를 저장하면, 이후 원하는 용도로 자유롭게 활용할 수 있습니다.

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2] VBA 코드로 Word 문서에서 이메일 주소 추출하기

간단한 VBA(Visual Basic for Applications) 코드를 활용해서도 Word 문서의 모든 이메일 주소를 추출할 수 있습니다. 주요 진행 순서는 다음과 같습니다.

1. Word 앱을 열고 원본 문서를 불러옵니다.
2. VBA 편집기를 실행합니다.
3. 새 모듈을 삽입합니다.
4. 이메일 주소 추출용 VBA 코드를 입력합니다.
5. VBA 코드를 실행하여 모든 이메일 주소를 추출합니다.

먼저 Word 앱을 열고 이메일 주소를 추출할 대상 문서를 불러옵니다.

그다음 Alt + F11 키 조합을 눌러 VBA 편집기를 실행합니다. 상단 리본 메뉴에서 개발 도구 탭을 활성화해 두었다면, 해당 탭에서 Visual Basic 옵션을 클릭하여 VBA 편집기를 열 수도 있습니다.

VBA 편집기 창이 열리면 상단의 삽입(Insert) 메뉴에서 모듈(Module) 옵션을 클릭합니다.

이제 오른쪽 편집 영역에 아래 VBA 코드를 입력합니다.

Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument()
Dim strEmailAddresses As String

' Extract all email addresses in a document.
With ActiveDocument.Range 
With.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = "[A-z,0-9]{1}\@[A-z,0-9,\.]{1}"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = True
.Execute
End With 
Do While .Find.Found
strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";"
.Collapse wdCollapseEnd
.Find.Execute
Loop
End With

' Open a new document to paste the email addresses.
If strEmailAddresses <> "" Then
Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses
End If
End Sub

코드 입력이 완료되면 상단 실행(Run) 메뉴에서 매크로 실행(Run Macros)을 클릭하거나, 간단히 F5 키를 누릅니다. 매크로(Macros) 대화상자가 열리면 생성된 매크로를 선택하고 실행 버튼을 클릭합니다.

실행 버튼을 누르면 새 Word 문서가 자동으로 열리며, 원본 문서에서 추출된 모든 이메일 주소가 담겨 있습니다.

이제 추출된 이메일 주소가 담긴 문서를 저장하고 필요한 곳에 활용하기만 하면 됩니다.

참고로 Microsoft Word는 다양한 문서 형식을 지원하기 때문에, 위에서 소개한 추출 방법은 XML, ODT 등 Word 형식이 아닌 문서에도 동일하게 적용할 수 있습니다.

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