Word 2019나 Office 365의 최신 기능을 활용하고 싶다면, 구버전 Word로 작성된 문서를 새 형식으로 업그레이드해야 합니다. 문서를 업그레이드하면 최신 버전의 Word와 완벽하게 호환되며, 새로운 서식 도구와 다양한 편집 기능을 자유롭게 사용할 수 있습니다.
다행히 오래된 Word 문서를 최신 버전으로 변환하는 것은 몇 번의 클릭만으로 가능합니다. 컴퓨터에 Word 프로그램만 설치되어 있다면 누구나 쉽게 진행할 수 있으며, 변환이 완료된 파일에는 최신 Word 파일에서만 사용되는 새 확장자(.docx)가 적용됩니다.
Word 프로그램을 이용해 문서 업그레이드하기
컴퓨터에 Microsoft Office가 설치되어 있다면 Word도 함께 설치되어 있을 가능성이 높습니다. 별도의 추가 프로그램 없이 Word 자체 기능만으로 문서를 업그레이드할 수 있습니다.
먼저 변환하려는 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 연결 프로그램에서 Word를 선택해 파일을 엽니다. 이렇게 하면 올바른 프로그램에서 문서가 실행됩니다.
문서가 열리면 화면 좌측 상단의 파일 탭을 클릭합니다. 그다음 왼쪽 사이드바에서 정보 메뉴를 선택하고, 오른쪽 창에서 변환 버튼을 클릭합니다.
변환을 확인하는 대화상자가 화면에 나타납니다. 이 대화상자의 주요 내용은 다음과 같습니다.
- 기존 문서는 업그레이드된 새 문서로 대체됩니다.
- 문서 레이아웃에 약간의 변화가 생길 수 있습니다.
변환 과정에 대해 더 자세히 알고 싶다면 자세한 정보를 클릭하세요. 또한 앞으로 변환 작업을 할 때마다 이 대화상자가 나타나는 것이 불편하다면 체크박스를 선택하여 비활성화할 수 있습니다. 모든 설정을 마쳤으면 확인 버튼을 눌러 변환을 시작합니다.
다른 방법: 다른 이름으로 저장 활용하기
문서를 업그레이드하는 또 다른 방법은 Word의 저장 메뉴를 이용하는 것입니다. 문서가 열려 있는 상태에서 파일 탭을 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
그런 다음 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 Word 문서를 선택하고 저장을 누르면 됩니다. 단, 이 방법은 기존 문서를 대체하지 않고 최신 Word 형식의 새 복사본을 별도로 생성한다는 점을 기억하세요.
위 과정을 반복하면 원하는 만큼 많은 오래된 Word 문서를 최신 버전으로 변환할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 처리할 수 있고 알림 창도 끌 수 있기 때문에, 여러 문서를 짧은 시간 안에 일괄 변환하는 것도 어렵지 않습니다.
Microsoft Word 온라인에서 문서 업그레이드하기
컴퓨터에 Word 프로그램이 설치되어 있지 않거나 온라인 버전의 Word를 선호한다면, 웹 버전을 통해서도 문서를 변환할 수 있습니다. 온라인 Word는 오프라인 프로그램과 거의 동일한 인터페이스와 기능을 제공합니다.
먼저 최신 웹 브라우저를 열고 Office 온라인 웹사이트에 접속합니다. 로그인이 되어 있지 않다면 계정에 로그인하세요.
메인 화면이 로드되면 새로 만들기 옵션을 클릭하고 업로드 및 열기를 선택합니다. 이 기능을 통해 컴퓨터에 있는 오래된 Word 파일을 업로드할 수 있습니다.
문서가 저장된 폴더로 이동하여 파일을 선택하면 온라인으로 업로드가 진행됩니다.
파일 업로드가 완료되어 화면에 문서가 열리면 문서 편집 옵션을 클릭한 후 브라우저에서 편집을 선택합니다.
그러면 파일을 먼저 변환한 후 편집할 수 있다는 안내 창이 나타납니다. 이때 원본 문서의 복사본이 생성된다는 내용도 함께 표시됩니다. 안내 창에서 변환을 클릭하세요.
레이아웃 변경 사항을 먼저 확인하고 싶다면 보기를 클릭하고, 바로 편집을 시작하려면 편집을 선택합니다.
변환된 문서를 오프라인에서 사용하기 위해 컴퓨터로 다운로드하려면 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장을 선택한 뒤 복사본 다운로드를 클릭합니다. 이어지는 화면에서 다운로드 버튼을 누르면 문서가 컴퓨터로 저장됩니다.
다운로드된 문서가 바로 최신 형식으로 업그레이드된 Word 파일입니다. 이제 최신 편집 도구와 새로운 파일 확장자 등 Word의 모든 최신 기능을 걱정 없이 사용할 수 있습니다.
단, 한 가지 주의할 점이 있습니다. 업그레이드한 파일을 구버전 Word를 사용하는 사람에게 보내야 한다면, 상대방은 문서에 적용된 최신 변경 사항을 제대로 확인하지 못할 수 있습니다.
Microsoft Word의 호환성 모드란?
구버전 문서를 최신 Word 프로그램에서 열면 문서 이름 옆에 호환성 모드라는 문구가 표시되는 것을 볼 수 있습니다. 이 문구가 정확히 무엇을 의미하는지 궁금했던 적이 있으신가요?
호환성 모드는 최신 버전의 Word에서 구버전 문서를 편집할 때, 최신 편집 도구가 문서에 그대로 적용되지 않도록 보호하는 기능입니다.
그 이유는 간단합니다. 구버전 Word에서 인식하지 못하는 기능이 문서에 추가되는 것을 Word가 방지하기 때문입니다. 예를 들어 Word 2016에서 새로 추가된 서식 옵션을 Word 2004 문서에 적용하면, 2004 버전의 Word는 해당 서식을 이해하지 못해 텍스트가 깨져 보이는 등의 문제가 발생할 수 있습니다.
호환성 모드는 이러한 문제를 미연에 방지하며, 현재 문서 버전과 완전히 호환되는 서식과 도구만 사용할 수 있도록 제한함으로써 문서의 무결성을 유지해 줍니다.