Word에는 거의 아무도 사용하지 않지만 정말 유용한 두 가지 기능이 있습니다. 바로 문서 비교(Compare Documents)와 문서 결합(Combine Documents)입니다. 이름 그대로, 이 기능들을 사용하면 두 개의 Word 문서를 서로 비교하거나 하나로 합칠 수 있습니다.
이 기능은 언제 필요할까?
그렇다면 이 기능은 언제 필요할까요? 예를 들어, 여러 해 동안 다양한 위치에 저장된 이력서 버전이 수십 개씩 있다고 생각해 보세요. 특정 회사에 지원할 때 특정 기술을 강조하기 위해 이력서를 조금씩 수정하거나, 내용을 추가하고 새 복사본으로 저장하는 경우가 흔합니다.
이럴 때 최신 이력서와 예전 버전 사이의 차이를 빠르게 확인하여, 최신 버전에 추가해야 할 내용이나 제거해야 할 부분을 파악할 수 있다면 매우 편리할 것입니다. 이 글에서는 이 두 가지 기능을 활용해 두 문서 간의 차이점을 빠르게 찾고, 필요하다면 하나로 병합하는 방법을 소개합니다.
문서 비교 및 결합 기능 사용하기
여기서는 2007년에 작성한 예전 이력서와 2013년에 업데이트한 최신 이력서의 차이점을 확인하는 예시를 들어보겠습니다. 먼저 Word를 열고 검토(Review) 탭을 클릭한 다음, 비교(Compare) 버튼을 누릅니다.
그러면 문서 비교 대화 상자가 나타나는데, 여기에서 원본 문서(original document)와 수정된 문서(revised document)를 선택해야 합니다.
화면 하단에는 다양한 비교 설정 옵션이 표시되며, 모두 체크된 상태로 그대로 두어도 됩니다. 기본적으로 모든 변경 사항은 새 문서에 표시되므로, 원본이나 수정본을 직접 건드리지 않아도 된다는 점이 장점입니다.
설정을 마치면 새 문서가 열리며, 화면은 크게 세 부분으로 구성됩니다. 맨 왼쪽에는 스크롤 가능한 수정 목록(revisions)이 있고, 가운데에는 모든 변경 사항이 반영된 결합된 문서가, 오른쪽에는 원본 문서 두 개가 나란히 표시됩니다. 각 영역을 자세히 살펴보겠습니다.
왼쪽 패널: 수정 목록
수정 목록에서는 삭제된 항목과 삽입된 텍스트 줄을 확인할 수 있습니다. 목록의 제목(예: '삽입됨' 또는 '삭제됨')을 더블클릭하면 커서가 해당 위치로 정확히 이동하므로 변경 내용을 빠르게 찾아볼 수 있습니다.
가운데 패널: 변경 사항 미리 보기
화면 중앙에서는 수정 내용이 다양한 색상으로 표시됩니다. 기본적으로 취소선이 있는 내용은 삭제된 부분이고, 빨간색 밑줄이 그어진 내용은 수정된 문서에 추가된 부분입니다. 녹색으로 표시된 내용은 위치가 이동된 부분입니다. 이동 전 위치는 녹색 이중 취소선으로, 이동 후 위치는 녹색 이중 밑줄로 표시됩니다.
오른쪽 패널: 원본 문서 동기화 보기
오른쪽 패널에는 위쪽에 원본 문서, 아래쪽에 수정된 문서가 표시됩니다. 위쪽 문서를 스크롤하면 아래쪽 문서도 함께 움직여 두 문서가 동기화된 상태를 유지합니다. 물론 아래쪽 문서는 독립적으로 스크롤할 수도 있습니다.
풍선 형태로 변경 사항 보기
위의 기본 보기 외에도 오른쪽 패널에서 원본 문서를 숨기고 풍선(balloon) 형태로 변경 사항을 표시할 수 있습니다. 이렇게 하려면 비교 버튼을 다시 클릭한 후 원본 문서 표시(Show Source Documents)를 선택하고 원본 문서 숨기기(Hide Source Documents)를 클릭합니다.
그다음 추적(Tracking) 그룹 아래의 메모 표시(Show Markup) 버튼을 클릭하고 풍선(Balloons) 메뉴에서 풍선에 수정 내용 표시(Show Revisions in Balloons)를 선택합니다.
그러면 문서 오른쪽에 선으로 연결된 풍선 안에 모든 수정 내용이 표시됩니다. 변경 사항이 많은 경우 이 방식이 한눈에 파악하기 더 쉽습니다.
변경 사항 수락 또는 거부하기
단순히 두 문서의 차이점만 확인하고 싶다면 여기서 끝내면 됩니다. 하지만 두 문서를 바탕으로 최종 문서를 만들고 싶다면, 변경 사항을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 수락(Accept) 또는 거부(Reject)를 선택하면 됩니다.
모든 작업이 끝나면 변경 사항이 반영된 새 문서를 저장하면 됩니다.
문서 결합(Combine) 기능
문서 결합 기능은 문서 비교와 사용 방법이 거의 동일합니다. 결합을 선택하면 같은 대화 상자가 나타나며, 역시 원본 문서와 수정된 문서를 선택해야 합니다.
선택을 마치면 앞서와 동일한 레이아웃으로 가운데에 결합된 변경 사항이 표시됩니다. 마찬가지로 취소선 텍스트는 삭제된 내용, 빨간색 밑줄 텍스트는 추가된 내용, 녹색 텍스트는 이동된 내용입니다. 각 변경 사항을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 수락할지 거부할지 결정한 뒤, 작업이 완료되면 새로 결합된 문서를 저장하면 됩니다.
마무리
전반적으로 이 기능들은 동일한 문서의 여러 버전이 있거나, 여러 사람이 하나의 Word 문서를 편집하여 결과적으로 여러 개의 문서를 하나로 합쳐야 할 때 매우 유용합니다. 문서 관리와 협업 효율을 높이고 싶다면 Word의 문서 비교 및 결합 기능을 적극적으로 활용해 보시기 바랍니다.