워드에서 사람들이 직접 작성할 수 있는 양식을 만들 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? '작성 가능한 양식(fillable form)'이라고 하면 보통 Adobe의 PDF 문서를 떠올리기 쉽습니다. 실제로 PDF가 가장 널리 사용되는 형식이기 때문입니다.
하지만 워드 역시 상당히 강력한 도구입니다. 워드를 활용하면 인쇄하거나 이메일로 전송할 수 있는 양식을 빠르게 만들 수 있습니다. 다만, 많은 사람에게 배포하고 응답 결과를 자동으로 집계해야 하는 설문조사라면 Google Docs를 활용하는 것이 더 효율적일 수 있습니다.
이 글에서는 워드를 이용해 텍스트 상자, 체크박스, 날짜 선택기(Date Picker), 목록 상자 등을 포함한 양식을 만드는 방법을 단계별로 소개합니다. 또한 표를 활용해 양식 요소를 정돈하면 훨씬 깔끔하고 보기 좋은 문서를 완성할 수 있습니다.
개발 도구 탭 활성화하기
기본 설정에서는 워드에서 양식을 만들 수 없습니다. 리본 메뉴의 개발 도구 탭을 먼저 활성화해야 하기 때문입니다. 이 탭은 일반 사용자가 자주 쓰지 않기 때문에 마이크로소프트가 기본적으로 비활성화해 두었습니다.
탭을 활성화하려면 파일 메뉴를 클릭한 후 옵션으로 들어갑니다.
왼쪽 메뉴에서 리본 사용자 지정을 클릭하고, 오른쪽 목록에서 개발 도구 항목에 체크합니다. 확인을 누르면 리본 메뉴에 개발 도구 탭이 나타납니다. 우리가 주로 사용하게 될 영역은 컨트롤 섹션입니다.
워드에서 양식 만들기
컨트롤 섹션에는 문서에 추가할 수 있는 약 8가지 컨트롤이 있습니다. 서식 있는 텍스트(Rich Text), 일반 텍스트(Plain Text), 그림(Picture), 구성 요소 갤러리(Building Block Gallery), 체크박스(Checkbox), 콤보 상자(Combo Box), 드롭다운 목록(Drop-Down List), 날짜 선택기(Date Picker)입니다.
컨트롤을 삽입하는 방법은 간단합니다. 원하는 컨트롤을 클릭하기만 하면 커서가 위치한 곳에 바로 삽입됩니다. 아래 예시에서는 표를 하나 만든 다음, 이름과 성을 입력받기 위한 일반 텍스트 상자 두 개를 추가했습니다.
기본적으로 각 컨트롤에는 안내 문구가 들어 있습니다. 예를 들어 일반 텍스트 컨트롤에는 '클릭 또는 눌러서 텍스트 입력'이라는 문구가 표시됩니다. 이 안내 텍스트는 컨트롤 아이콘 오른쪽에 있는 디자인 모드 버튼을 클릭하면 수정할 수 있습니다.
디자인 모드에 진입하면 문서에 추가한 컨트롤 좌우에 파란색 자리표시자가 나타납니다. 해당 텍스트를 선택해 원하는 문구로 바꾸면 됩니다. 수정이 끝나면 디자인 모드 버튼을 다시 눌러 모드를 종료하세요.
컨트롤 속성 설정하기
새로 추가한 컨트롤을 클릭해 선택한 상태에서, 디자인 모드 버튼 바로 아래에 있는 속성을 클릭합니다. 각 컨트롤마다 공통 옵션이 제공되며, 컨트롤 종류에 따라 고유 옵션이 하단에 함께 표시됩니다.
속성 창에서는 컨트롤에 제목을 붙이거나 색상을 변경하고, 텍스트 스타일을 지정할 수 있습니다. 또한 해당 컨트롤을 편집 가능하게 할지, 삭제 가능하게 할지도 여기서 결정합니다. 맨 아래에는 컨트롤별 세부 옵션이 있는데, 일반 텍스트 컨트롤의 경우 '여러 줄 입력 허용' 여부를 설정할 수 있습니다. 상대방이 한 단락 분량의 텍스트를 입력해야 하는 경우 이 옵션이 유용합니다.
그렇다면 일반 텍스트 컨트롤과 서식 있는 텍스트 컨트롤의 차이는 무엇일까요? 사실 크지 않습니다. 서식 있는 텍스트 컨트롤은 단어마다 개별적으로 글꼴이나 색상을 변경할 수 있지만, 일반 텍스트 컨트롤은 입력된 전체 텍스트에 서식이 한 번에 적용됩니다. 의외로 일반 텍스트 컨트롤에서도 굵게, 글꼴 변경, 색상 변경이 모두 가능합니다.
드롭다운 목록과 콤보 상자
다음으로 양식에 드롭다운 목록 컨트롤을 추가했습니다. 기본 상태에서는 '항목 선택'이라는 문구만 표시됩니다. 목록에 항목을 추가하려면 속성 버튼을 클릭해야 합니다.
속성 창에서 추가 버튼을 누른 뒤 선택 항목의 이름을 입력합니다. 기본적으로 표시 이름과 값이 동일하게 설정되지만, 필요하면 값을 변경할 수도 있습니다. 다만 Word 매크로를 작성해 코드에서 컨트롤을 참조하는 경우가 아니라면 값을 굳이 바꿀 이유는 없습니다.
모든 항목을 추가한 뒤 확인을 누르면, 드롭다운 목록에서 옵션을 선택할 수 있게 됩니다.
드롭다운 목록과 콤보 상자의 유일한 차이점은, 콤보 상자는 사용자가 목록에 없는 값을 직접 입력할 수 있다는 점입니다. 드롭다운 목록에서는 반드시 목록에 있는 항목 중 하나를 골라야 하지만, 콤보 상자에서는 목록에서 선택하거나 직접 입력하는 것 모두 가능합니다.
날짜 선택기와 그림 컨트롤
날짜 선택기 컨트롤은 항공권 예약 사이트 등에서 흔히 볼 수 있는 방식과 동일하게 작동합니다. 클릭하면 달력이 나타나고, 원하는 날짜를 클릭해 선택하기만 하면 됩니다.
속성 버튼을 클릭하면 날짜 선택기에 대한 다양한 옵션을 확인할 수 있습니다. 날짜 표시 형식을 바꾸거나 다른 종류의 달력을 선택할 수도 있습니다.
그림 컨트롤도 유용한 옵션입니다. 사용자가 손쉽게 이미지를 삽입할 수 있게 해줍니다. 사용자가 이미지 영역을 클릭하면 대화상자가 열리고, 컴퓨터에 저장된 파일, Bing 이미지 검색, OneDrive에서 사진을 선택할 수 있습니다. Facebook과 Flickr에서 가져오는 옵션도 제공됩니다.
체크박스와 구성 요소 컨트롤
이제 문서에 체크박스를 몇 개 추가해 보겠습니다. 참고로 체크박스를 추가한 뒤 그 안에 직접 텍스트를 입력하려고 하면 '선택 항목이 잠겨 있습니다'라는 메시지가 나타납니다. 이것은 의도된 동작입니다. 체크박스 옆을 클릭한 후 텍스트를 입력해야 합니다.
마지막으로 구성 요소(Building Block) 컨트롤을 삽입할 수도 있습니다. 이 컨트롤을 사용하면 Quick Parts와 AutoText(오토 텍스트)에 저장된 내용을 불러와 선택할 수 있습니다. 예를 들어 사용자 지정 AutoText에 몇 가지 문구를 등록해 둔 뒤, 속성 대화상자에서 해당 컨트롤을 연결하는 식으로 활용할 수 있습니다.
양식 보호하여 필드만 편집 가능하게 하기
문서에 필요한 컨트롤을 모두 배치했다면, 문서를 보호하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 사용자가 양식 필드만 작성할 수 있고 나머지 부분은 수정할 수 없게 됩니다. 개발 도구 탭에서 편집 제한을 클릭하세요.
오른쪽에 나타나는 창에서 편집 제한 아래의 드롭다운 메뉴를 열고 양식 채우기를 선택합니다. 그리고 문서에서 이 유형의 편집만 허용 확인란에 반드시 체크하세요.
예, 보호 시작을 클릭한 후 원한다면 암호를 설정합니다. 이제 양식 필드만 편집 가능하고 나머지 내용은 모두 잠깁니다. 사용자는 TAB 키를 눌러 각 양식 필드 사이를 쉽게 이동할 수 있습니다.
전체적으로 보면 워드가 최고의 양식 제작 도구라고 말하기는 어렵지만, 충분히 쓸만하고 대부분의 사용자에게 필요한 기능은 모두 갖추고 있습니다. 궁금한 점이 있다면 댓글로 남겨주세요!