Exchange와 IMAP 서버는 이메일을 자동으로 보관(아카이브)해 주기 때문에 언제 어디서나 메일에 쉽게 접근할 수 있습니다. 하지만 PC나 노트북에서 Outlook 메일 클라이언트를 주로 사용하는 사용자라면 중요한 메일 폴더를 로컬에 백업해 두는 것이 안전합니다. 이 글에서는 Outlook 메시지 폴더를 데스크톱에 백업하는 방법을 단계별로 소개합니다.
Outlook 이메일 폴더를 데스크톱으로 복사하는 방법
중요한 데이터는 정기적으로 백업하는 것이 좋은 습관입니다. 만약의 사고가 발생하더라도 언제든 손쉽게 복원할 수 있기 때문입니다. Outlook의 이메일 폴더를 데스크톱으로 복사하거나 백업하는 절차는 다음과 같습니다.
- Microsoft Outlook 앱을 실행합니다.
- 파일(File) 메뉴를 클릭합니다.
- 열기 및 내보내기(Open & Export)를 선택합니다.
- 가져오기/내보내기(Import/Export)를 선택한 후 Outlook 데이터 파일(.pst)로 내보냅니다.
- 백업할 폴더를 선택하고 저장 위치를 지정합니다.
개인 폴더와 .pst 파일을 서버에 보관하는 것 외에도 하드 드라이브에 저장할 수 있습니다. 다만 하드 드라이브에 저장할 경우에는 정기적인 백업을 직접 관리해야 한다는 점을 유의해야 합니다. 과정은 간단하며 몇 가지 단계만 거치면 완료됩니다.
1단계: 파일 메뉴 열기
Outlook 앱을 실행한 뒤 리본 메뉴에서 '파일(File)' 탭을 선택합니다.
2단계: 가져오기/내보내기 선택
'열기 및 내보내기(Open & Export)' 항목을 클릭합니다.
오른쪽 창의 '열기' 섹션에서 아래로 스크롤하여 '가져오기/내보내기(Import/Export)' 옵션을 찾아 클릭합니다.
3단계: 파일로 내보내기
'수행할 작업 선택' 화면이 나타나면 '파일로 내보내기(Export to a file)' 옵션을 선택합니다.
그다음 'Outlook 데이터 파일(.pst)'을 선택하고 '다음(Next)' 버튼을 누릅니다.
4단계: 백업할 폴더 지정
백업하려는 메일 폴더를 선택한 후 다시 '다음(Next)' 버튼을 클릭합니다. 특정 하위 폴더까지 모두 포함하려면 '하위 폴더 포함' 옵션을 체크하는 것도 잊지 마세요.
5단계: 저장 위치 및 암호 설정
백업 파일의 저장 위치와 파일 이름을 지정한 뒤 '마침(Finish)'을 선택합니다.
다른 사람이 파일에 접근하지 못하도록 하려면 암호를 입력하고 확인한 후 '확인'을 누르면 됩니다.
.pst 파일에 저장된 메시지는 일반 메일과 동일하게 취급되므로, 검색·회신·전달 등 기존과 같은 방식으로 자유롭게 사용할 수 있습니다. 백업 파일은 외장 하드나 클라우드 저장소에 함께 보관해 두면 더욱 안전하게 관리할 수 있습니다.