컴퓨터의 데이터는 언제나 백업해 두는 것이 좋습니다. 특히 Outlook으로 이메일을 관리하고 있다면 이메일 정보 역시 반드시 백업해야 합니다. 그렇지 않으면 이메일은 물론 연락처, 작업 목록 등 소중한 데이터를 한순간에 잃어버릴 위험이 있습니다.
다행히 Windows 10에는 파일 기록(File History)이라는 백업 도구가 기본으로 내장되어 있습니다. 이 글에서는 파일 기록을 활용해 Outlook 파일을 백업하는 방법과 함께, 백업 시 피해야 할 함정들도 자세히 알려드립니다.
파일 기록 사용 방법
서드파티 백업 프로그램 중에는 더 다양한 기능을 제공하는 것들도 있지만, 파일 기록은 Windows 10에 기본 포함되어 있어 별도 설치 없이 파일을 다른 드라이브에 백업할 수 있습니다. 원본 파일이 손상되거나 삭제되더라도 백업본을 손쉽게 복원할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
시작하려면 Windows 키 + I를 눌러 설정 창을 연 뒤, 업데이트 및 보안 > 백업 메뉴로 이동합니다.
백업 드라이브 선택
백업 화면에서 드라이브 추가 옵션이 보일 것입니다. 이를 클릭해 파일을 백업할 드라이브를 선택하세요.
가능하다면 시스템 내부의 다른 드라이브를 선택할 수도 있지만, 외장 드라이브를 사용하는 것이 훨씬 안전합니다. 컴퓨터에 논리적 오류 같은 문제가 발생했을 때 외장 드라이브는 살아남을 가능성이 높고, 다른 PC로 데이터를 옮길 때도 훨씬 편리하기 때문입니다.
만약 드라이브 추가 옵션이 보이지 않는다면 이미 드라이브가 선택되어 있는 것입니다. 추가 옵션을 클릭한 후 '총 공간' 항목에서 어떤 드라이브가 지정되어 있는지 확인할 수 있습니다. 원하는 드라이브가 아니라면 아래로 스크롤하여 드라이브 사용 중지를 클릭한 뒤, 이전 화면으로 돌아가 위의 과정을 다시 진행하면 됩니다.
드라이브를 선택하면 파일 기록이 자동으로 활성화됩니다. 만약 활성화되지 않았다면 내 파일 자동 백업 스위치를 켬으로 변경하기만 하면 됩니다.
백업 주기 설정
드라이브 선택이 끝났다면 이제 백업 주기를 정해야 합니다.
내 파일 백업 드롭다운은 기본적으로 매시간으로 설정되어 있습니다. 몇 분 또는 몇 시간 간격, 혹은 매일 단위로 자유롭게 변경할 수 있으며, 백업의 최신성 요구 수준에 따라 매일 백업으로 충분할 수도 있습니다.
내 백업 유지 드롭다운은 백업본을 드라이브에 얼마나 오래 보관할지 결정합니다. 기본값은 영구 보관이지만, 개월 또는 년 단위로 변경할 수 있습니다. 또는 공간이 필요할 때까지를 선택하면 드라이브 용량이 부족해질 때만 오래된 백업 파일을 정리합니다.
백업할 폴더 선택
다음은 어떤 폴더를 백업할지 지정할 차례입니다. 기본 백업 페이지에서 추가 옵션을 클릭하세요.
이 페이지에는 이러한 폴더 백업 섹션이 있습니다. 기본적으로 사용자 계정의 다운로드, 문서, 그림 등 여러 폴더와 로밍 폴더들이 포함되어 있습니다.
Outlook 파일은 기본적으로 C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files 경로에 저장되므로, 문서 폴더를 백업한다면 자동으로 함께 백업됩니다.
다른 폴더를 추가하려면 폴더 추가를 클릭한 뒤 해당 폴더로 이동하여 이 폴더 선택을 누르면 됩니다. 문서 폴더 전체를 백업하지 않는 경우라면, 위의 Outlook 폴더를 반드시 직접 추가해 주세요.
목록에서 폴더를 제거하려면 해당 폴더를 선택한 후 제거 버튼을 클릭하면 됩니다.
반대로 백업에서 제외할 폴더를 지정할 수도 있습니다. 하위 폴더가 많은 폴더를 백업하면서 일부만 빼고 싶을 때 유용한 기능입니다.
이러한 폴더 제외 섹션까지 스크롤한 뒤 폴더 추가를 클릭하고, 제외할 폴더를 찾아 이 폴더 선택을 누르면 완료됩니다.
파일 기록과 Outlook, 꼭 알아야 할 주의사항
파일 기록으로 Outlook 파일을 백업하기 전에 몇 가지 알아두어야 할 사항이 있습니다.
파일 기록은 실행 시점에 사용 중이지 않은 파일만 백업합니다. 즉, Outlook이 열려 있는 상태라면 해당 파일은 백업되지 않습니다.
따라서 Outlook 파일이 확실하게 백업되도록 하려면 파일 기록이 실행될 때 프로그램을 닫아 두거나, 백업 주기를 자주 설정해 어느 시점에는 반드시 백업되도록 하는 것이 좋습니다(위의 '백업 주기 설정' 참고).
또 하나 기억할 점은 Outlook 파일이 수 기가바이트까지 커지는 경우가 흔하다는 것입니다.
파일 기록은 백업을 그리 영리하게 관리하지 못합니다. 일부 백업 유틸리티는 증분 백업 방식으로 마지막 검색 이후 변경된 부분만 업데이트하고 오래된 파일을 정리하지만, 파일 기록은 그렇지 않습니다.
대신 파일 기록은 데이터가 변경된 것을 감지하면 파일 전체를 처음부터 다시 백업합니다. Outlook 파일이 크다면 드라이브 용량이 금방 바닥날 수 있습니다. 이를 해결하려면 파일 기록을 '공간이 필요할 때까지' 백업을 유지하도록 설정하세요.
또는 주기적으로 설정 > 업데이트 및 보안 > 백업 > 추가 옵션 > 고급 설정 보기 > 고급 설정 > 버전 정리로 이동할 수도 있습니다.
여기서 백업 보관 기간을 기준으로 오래된 백업을 정리할 수 있습니다. 파일 삭제 드롭다운에서 최신 버전을 제외한 모든 버전을 선택한 뒤 정리를 클릭하면 됩니다.
파일 기록의 대안: Outlook 자체 보관 기능
파일 기록이 마음에 들지 않거나 Outlook 백업만 자동화하고 싶다면, Outlook 자체의 자동 보관 기능을 활용해 보세요.
Outlook에서 자동으로 아카이브를 생성하도록 설정하면, 해당 아카이브 파일을 외장 드라이브에 저장하도록 지정할 수 있습니다.
이 방식의 아카이브는 Outlook이 열려 있는 동안에도 계속 업데이트되므로, 앞서 언급한 파일 기록의 제약 사항이 문제가 된다면 훌륭한 대안이 됩니다.
소중한 Outlook 데이터, 미리 지키세요
위에서 소개한 방법을 따르면 Outlook 파일을 안전하게 보호할 수 있습니다. 백업은 데이터를 잃어버린 후에야 그 중요성을 실감하게 되죠. 그때 가서 후회하지 말고, 지금 바로 백업을 시작하는 것이 현명합니다.
Windows 10 백업에 대해 더 알고 싶다면 Windows 10 데이터 백업 완벽 가이드를 확인해 보세요. Outlook 활용 팁이 더 필요하다면 업무 효율을 높이는 Outlook 활용법도 참고하시기 바랍니다.
여러분은 파일 기록으로 Outlook 파일을 백업하고 계신가요? 아니라면 어떤 방법을 선호하시나요?