대부분의 기업 이메일 계정은 Outlook과 Exchange 서버를 사용해 사용자 메일을 처리하고 있으며, PST 파일에는 방대한 데이터가 저장되어 있습니다. 필자의 업무용 PST 파일도 거의 2GB에 달해, Outlook 실행 속도를 높이기 위해 PST 파일을 최적화하는 방법에 대한 글을 작성한 적이 있습니다.
Gmail로 완전히 전환하기 전에는 개인 이메일 파일이 무려 10GB를 넘었습니다! 8년 치의 이메일이 쌓인 것이죠. Outlook은 폴더 등으로 이메일을 체계적으로 정리할 수 있지만, 정작 이메일 사용 통계를 보여주는 기능은 제공하지 않습니다.
궁금한 이메일 통계
가장 많이 이메일을 보낸 상대는 누구일까요? 가장 많은 메일을 받아온 발신자는 누구일까요? 이메일로 가장 많은 데이터를 보내온 사람은? 특정 사람에게서 받은 첫 번째와 마지막 메시지는 언제였을까요?
이런 정보를 알고 싶다면 PST 파일을 분석해 다양한 유용한 통계를 알려주는 서드파티 프로그램이 필요합니다. 이전에 크기, 날짜, 발신자 등으로 이메일을 검색하는 방법을 소개한 적이 있지만, 일일이 검색하는 것은 상당히 번거로운 작업입니다.
검색 기능은 특정 사람의 이메일이나 첨부 파일을 찾는 데는 유용하지만, 이메일 사용에 대한 기본적인 통계를 원한다면 Nirsoft에서 제공하는 OutlookStatView라는 프로그램을 활용해 보세요.
OutlookStatView – Outlook 전용 통계 도구
OutlookStatView는 Outlook PST 파일을 스캔하여 주고받은 상대방에 대한 기본 통계를 제공하는 간단한 프로그램입니다.
기본적으로 이메일을 주고받은 적이 있는 모든 사람에 대해 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다:
- 해당 사람에게 보낸 발신 이메일 수 (TO/CC/BCC별 구분)
- 해당 사람이 보낸 수신 이메일 수
- 해당 사람이 보낸 모든 이메일의 총 용량
- 상대방이 사용한 이메일 클라이언트 종류
- 해당 사람과 이메일을 주고받은 기간
이 프로그램의 가장 큰 장점은 Outlook에 애드온 형태로 설치할 필요가 없다는 점입니다. 독립 실행형 프로그램으로, Outlook이 열려 있든 없든 자동으로 PST 파일을 스캔합니다.
여러 개의 Outlook 프로필을 사용 중이라면, OutlookStatView를 실행하기 전에 스캔하려는 프로필에 먼저 로그인해야 합니다. 또한 전체 분석 결과를 HTML 보고서로 내보내 나중에 편하게 열람할 수도 있습니다.
스캔 속도도 빠릅니다. 1.5GB 규모의 대형 메일함도 약 2분이면 분석이 완료됩니다. 나쁘지 않은 성능이죠! 전반적으로 다소 단순한 도구이지만, 이메일로 가장 자주 소통하는 상대가 누구인지 파악하고 싶다면 충분히 유용합니다.
더 많은 분석 기능이 필요하다면?
그래프 시각화나 더 세부적인 지표 등 추가적인 분석 데이터를 원한다면, 다음과 같은 유료 애드인도 고려해 볼 만합니다:
- ExtendOffice
- Microsoft My Analytics
- Bells & Whistles for Outlook
필자는 직접 사용해 보진 않았지만, 공식 웹사이트를 검토한 결과 모두 괜찮은 선택지로 보입니다. 이 글이 여러분의 이메일 사용 패턴을 파악하는 데 도움이 되기를 바랍니다!