Microsoft Teams 사용자들이 가장 많이 묻는 질문 중 하나는 바로 휴가나 장기 휴직을 앞두고 부재중(Out of Office) 메시지를 설정하는 방법입니다. 휴가를 떠나거나 잠시 쉬어갈 때 채팅 앱의 알림을 꺼두는 경우가 많지만, 내 부재를 모르는 사람들은 오프라인 상태여도 메시지를 계속 보내게 됩니다.
다행히 Microsoft Teams에는 다른 메신저와 달리 부재중(Out of Office, OOO)이라는 유용한 기능이 있습니다. 이 기능을 사용하면 부재중 안내 메시지를 작성하고 기간을 설정할 수 있으며, 설정된 기간 동안 나에게 메시지를 보내는 모든 사람에게 해당 안내가 자동으로 표시됩니다.
Teams에서 부재중 설정을 하는 방법과 재택근무용 부재중 메시지 작성 요령까지 아래 가이드에서 자세히 알아보세요.
Teams에서 부재중 설정이 필요한 경우
부재중 설정은 다양한 상황에서 활용할 수 있습니다. 대표적인 예는 다음과 같습니다.
- 컨퍼런스, 고객 미팅, 워크숍 등 외부 일정 참석 시
- 출산휴가 또는 질병으로 인한 장기 휴가 기간
- 개인 사유로 하루를 쉬어야 할 때
- 여러 날의 여행이나 휴가 기간
방법 1: 상태 메시지 설정 기능 활용하기
프로필 사진을 통해 부재중 메시지를 설정하는 가장 기본적이고 간단한 방법입니다.
1. Windows 키를 누르고 Microsoft Teams를 입력한 뒤 열기(Open)를 클릭해 앱을 실행합니다.
2. 화면 상단의 프로필 사진을 클릭합니다.
3. 나타나는 메뉴에서 상태 메시지 설정(Set status message) 옵션을 선택합니다.
4. 부재중 예약(Schedule out of office) 옵션을 클릭합니다.
5. 자동 회신 켜기(Turn on automatic replies) 스위치를 켭니다.
6. 부재중 메시지(Out of office message) 입력란에 안내 문구를 작성합니다.
7. 외부 조직에 회신 보내기(Send replies outside my organization) 옵션에 체크한 후, 모든 외부 발신자(All external senders)를 선택합니다.
8. 지정된 기간에만 회신 보내기(Send replies only during a time period) 옵션에 체크하고 시작일과 종료일, 시간을 설정합니다.
9. 저장(Save) 버튼을 클릭하면 완료됩니다.
방법 2: Microsoft Teams 설정 메뉴 활용하기
설정 메뉴를 통해서도 부재중 메시지를 설정할 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다.
1. Teams 앱을 실행한 후 화면 상단의 점 세 개 아이콘(...)을 클릭합니다.
2. 목록에서 설정(Settings)을 선택합니다.
3. 아래로 스크롤하여 부재중(Out of Office) 항목을 찾은 뒤 예약(Schedule) 버튼을 클릭합니다.
4. 이후 단계는 방법 1의 5~8번과 동일하게 진행하면 됩니다.
방법 3: Microsoft Outlook 연동 활용하기
Microsoft Teams와 Outlook에 같은 계정을 사용하고 있다면, Outlook에서 부재중 메시지를 설정하면 자동으로 Teams와 동기화됩니다.
참고: 동기화는 즉시 적용되지 않고 다소 시간이 걸릴 수 있습니다. 또한 Outlook에서 부재중 메시지를 설정하려면 Outlook 이메일 또는 Microsoft 계정 이메일을 사용하고 있어야 합니다.
1. 브라우저에서 Outlook 웹사이트에 접속합니다.
2. 화면 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭합니다.
3. 설정 메뉴에서 메일(Mail) 옵션을 선택합니다.
4. 자동 회신(Automatic Replies) 항목을 클릭합니다.
5. 자동 회신 켜기(Automatic replies on) 스위치를 켭니다.
6. 지정된 기간에만 회신 보내기(Send replies only during a time period)에 체크하고 시작 및 종료 시간을 설정합니다.
7. 필요에 따라 아래 옵션들을 추가로 체크합니다.
- 이 기간 동안 일정 차단(Block my calendar for this period)
- 이 기간 중 발생하는 새 일정 초대 자동 거절(Automatically decline new invitations)
- 이 기간 중 내 미팅 거절 및 취소(Decline and cancel my meetings)
8. 하단 입력란에 안내 메시지를 작성한 후 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
Teams 부재중 설정 해제하는 방법
설정해 둔 부재중 메시지를 미리 끄고 싶다면 아래 두 가지 방법을 활용하세요. 참고로 설정된 종료일이 지나면 Teams가 자동으로 메시지 표시를 중단합니다.
방법 1: Microsoft Teams에서 해제
1. Windows 검색창에서 Microsoft Teams 앱을 실행합니다.
2. 화면 상단의 점 세 개 아이콘(...)을 클릭합니다.
3. 목록에서 설정(Settings)을 선택합니다.
4. 스크롤하여 부재중(Out of Office) 항목을 찾은 뒤 보기(View) 버튼을 클릭합니다.
5. 자동 회신 켜기(Turn on automatic replies) 스위치를 끕니다.
6. 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
방법 2: Microsoft Outlook에서 해제
Outlook에서 부재중을 설정했다면 Teams에도 동기화되므로, 반드시 Outlook에서 설정을 해제해야 합니다.
1. 브라우저에서 Outlook 웹 버전을 실행합니다.
2. 화면 상단의 설정 아이콘을 클릭합니다.
3. 설정 메뉴에서 메일(Mail) 옵션을 선택합니다.
4. 자동 회신(Automatic Replies) 항목을 클릭합니다.
5. 자동 회신 켜기 스위치를 끕니다.
6. 저장(Save) 버튼을 클릭하면 완료됩니다.
재택근무용 부재중 메시지 작성 요령
효과적인 부재중 메시지를 작성할 때 기억해야 할 핵심 포인트는 다음과 같습니다.
- 항상 최신 상태로 유지: 부정확한 메시지는 좋지 않은 인상을 줍니다. 정기적으로 내용을 업데이트하세요.
- 대체 연락처 안내: 긴급 상황 발생 시 연락할 수 있는 동료의 연락처를 함께 기재하세요.
- 복귀 날짜 명시: 언제 돌아오는지 구체적인 날짜를 알려주면 업무 협조에 도움이 됩니다.
- 회사 정책과 조직 문화 준수: 가벼운 농담이나 부적절한 문구는 좋지 않은 인상을 남길 수 있으니 주의하세요.
- 감사 인사로 마무리: 메시지 마지막에 감사의 말을 전하면 더욱 신뢰감 있는 인상을 줍니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 스마트폰에서도 부재중 설정이 가능한가요?
Android용 Teams 앱에는 PC와 동일한 부재중 옵션이 없지만, 상태 메시지 설정(Set status message) 기능을 활용하면 누군가 나에게 메시지를 보내거나 멘션할 때 내 상태가 표시되도록 할 수 있습니다.
Q2. 부재중 메시지에 글자 수 제한이 있나요?
네, 280자까지 작성할 수 있습니다.
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위 방법들을 활용하면 어려움 없이 Teams 부재중 자동 응답을 설정할 수 있습니다. 어떤 방법이 가장 유용했는지 댓글로 알려주세요. 궁금한 점이나 추가 팁이 있다면 언제든 의견을 남겨주세요!