Mac Mail에서 부재중 자동 답장이 필요한 이유
회사 메일 계정을 사용하고 있다면 휴가나 출장 중일 때 발신자에게 부재 사실을 알려주는 자동 답장 기능이 마련되어 있을 가능성이 높습니다. 하지만 그런 기능이 없다면 어떻게 해야 할까요? 아니면 집에 있는 Mac에서 간단히 자동 답장을 설정하고 싶을 때도 있겠죠.
Mac의 기본 메일 앱인 'Mail'을 사용한다면 의외라는 사실을 알게 될 겁니다. 회사 메일 시스템처럼 자동 답장을 켤 수 있는 설정이나 환경설정 항목이 아예 없기 때문입니다. iCloud에도 해당 옵션은 존재하지 않습니다(애플님, 언제쯤 추가해 주실 건가요?).
그러나 방법이 전혀 없는 것은 아닙니다. Mail의 '규칙(Rules)' 기능을 활용하면 자동 답장을 충분히 구현할 수 있습니다. 지금부터 그 절차를 단계별로 안내해 드립니다.
Mail 규칙으로 자동 답장 설정하기
- 환경설정 열기: Mail 앱을 실행한 뒤, 화면 상단 메뉴 막대에서 Mail > 환경설정을 선택합니다.
- 규칙 메뉴로 이동: 상단 도구 모음에서 규칙 탭을 클릭합니다. 가장 오른쪽에 위치해 있습니다.
- 새 규칙 추가: 규칙을 추가, 편집, 복제, 삭제할 수 있는 옵션이 표시됩니다. 기본적으로 'Apple 소식'이라는 규칙이 이미 만들어져 있을 수 있습니다. 규칙 추가 버튼을 클릭하세요.
- 드롭다운 시트가 열리면서 Mail에서 주고받는 이메일에 적용할 규칙을 만들 수 있습니다. 필요하다면 여러 개의 규칙을 자유롭게 생성해 적용할 수도 있습니다.
- 규칙 이름 정하기: 먼저 설명(Description) 필드에 고유한 규칙 이름을 입력합니다. 이름은 자유롭게 지을 수 있는데, 반복해서 사용할 계획이라면 '자동 답장'처럼 일반적인 이름으로 짓는 것이 좋고, 일회성으로 사용할 거라면 용도에 맞는 구체적인 이름을 붙여도 됩니다.
- 적용 대상 결정: 이제 자동 답장 규칙을 누구에게 적용할지 정해야 합니다. 부재 중에 메일을 보내는 모든 사람에게 적용할 수도 있고, 특정 그룹으로 나눌 수도 있습니다. 예를 들어 친구·가족용 규칙과 직장 동료용 규칙을 따로 만들거나, 메일 계정별로 서로 다른 규칙을 설정하는 것도 가능합니다. 모두 사용자의 선택에 달려 있습니다.
- 이번 튜토리얼에서는 최대한 단순하게 진행하겠습니다. "다음 조건 중 하나라도 참인 경우" 항목에서 '보낸 사람(From)'을 '받는 사람(To)'으로 변경합니다.
- '포함함(contains)'은 그대로 둡니다.
- 오른쪽 빈 칸에 본인의 이메일 주소를 입력합니다.
- "다음 작업 수행" 섹션으로 이동합니다.
- '메시지 이동'을 클릭한 뒤, 나타나는 드롭다운 메뉴에서 '메시지 응답(Reply to Message)'을 선택합니다.
- 그다음 응답 메시지 텍스트...를 클릭합니다.
- 팝업 창이 뜨면 부재중 안내 문구를 작성합니다. 내용이 마음에 들면 확인을 눌러 팝업 창을 닫습니다.
- 규칙을 바로 적용할 준비가 되었다면, 규칙 창에서 확인을 한 번 더 클릭합니다.
- 이제 자동 답장(부재중) 규칙이 활성화되었습니다. 제대로 작동하는지 확인하려면 자신에게 테스트 메일을 보내보세요.
- 복귀 후에는 반드시 끄기: 휴가 등에서 돌아온 후에는 자동 답장을 꺼야 합니다. 그렇지 않으면 아직 부재 중이라고 오해하는 사람이 생길 수 있습니다.
- 끄는 방법은 간단합니다. 다시 Mail > 환경설정 > 규칙으로 이동해 앞서 만든 자동 답장 규칙의 체크를 해제하면 됩니다.
Mac, iPhone, iPad에서 이메일을 설정하는 방법과 iPhone Mail에서 첨부파일을 보내는 방법에 대한 가이드도 함께 확인해 보시기 바랍니다.