메일을 보관(아카이브)하면 이메일과 관련 데이터를 나중에 활용할 수 있도록 안전하게 저장할 수 있습니다. 또한 필요할 때 파일을 빠르게 찾을 수 있어 편리하며, 갑작스러운 데이터 손실 상황에서도 중요한 정보를 지키는 데 큰 도움이 됩니다.
그렇기 때문에 메일을 정기적으로 보관해 두는 것이 좋습니다. 이 글에서는 복잡함 없이 Outlook 메일을 보관하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Outlook 메일 보관하기 전에 알아야 할 점
Outlook 메일을 보관하기 전에 한 가지 기억해야 할 것이 있습니다. 사용 중인 Outlook 환경에 따라 메일을 보관 폴더로 옮기는 방식이 다르다는 점입니다.
예를 들어 Outlook 웹 버전을 사용한다면 받은 편지함의 메일을 보관 사서함(Archive)으로 이동하기만 하면 됩니다. 반면 Outlook 데스크톱 앱에서는 메일을 받은 편지함 폴더에서 보관(Archive) 폴더로 옮기는 과정이 포함됩니다. 이제 두 가지 방법을 모두 확인해 보겠습니다.
Outlook 데스크톱에서 메일 보관하는 방법
Outlook 데스크톱 앱에서는 자동 보관(AutoArchive) 기능을 활용할 수 있습니다. Outlook에서 무료로 제공되는 이 기능을 활성화하면 설정된 주기에 따라 메일이 자동으로 보관됩니다. 꽤 유용하죠? 설정 방법은 다음과 같습니다.
- Outlook 앱을 열고 파일(File) 메뉴를 선택합니다.
- 옵션(Options) > 고급(Advanced)을 클릭합니다.
- 자동 보관(AutoArchive) 항목을 찾아 자동 보관 설정(AutoArchive Settings)을 클릭합니다.
- 다음 간격으로 자동 보관 실행(Run AutoArchive every) 체크박스를 선택하고, 자동 보관이 실행될 주기를 지정합니다.
- 보관 기본 폴더 설정 섹션에서 Outlook 메일을 언제 보관할지 선택합니다.
- 찾아보기(Browse)를 클릭하고 보관 폴더가 저장될 위치를 지정합니다.
- 확인(OK)을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
이것으로 끝입니다. 이제 지정한 설정에 따라 Outlook 메일이 자동으로 보관됩니다. 나중에 이 기능을 비활성화하고 싶다면 다음 간격으로 자동 보관 실행 체크박스의 체크를 해제하고 설정을 저장하기만 하면 됩니다. 그러면 보관 기능이 비활성화됩니다.
Outlook 웹에서 메일 보관하는 방법
Outlook 웹 버전에서 메일을 보관하는 것은 매우 간단합니다. 데스크톱 버전보다 훨씬 쉬운데요, 시작하려면 아래 단계를 따라 해 보세요.
- Outlook.com 계정에 로그인한 후 받은 편지함(Inbox)으로 이동합니다.
- 보관하려는 모든 메일을 선택하고 보관(Archive)을 클릭합니다.
선택한 메일은 즉시 보관됩니다. 나중에 보관을 해제하고 싶다면 보관(Archive) 폴더로 이동하여 해당 메일을 선택하세요. 그런 다음 상단의 이동(Move)을 클릭하고 메일을 옮길 위치를 선택하면 됩니다.
간편하게 Outlook 메일 보관하기
지금까지 Outlook에서 메일을 보관하는 방법을 살펴봤습니다. 메일을 미리 보관해 두면 실수로 인한 데이터 손실로부터 파일을 보호할 수 있고, 필요할 때 메일을 즉시 불러올 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 이 가이드를 통해 성공적으로 메일을 보관하셨기를 바랍니다.