비즈니스 성공의 핵심 요소 중 하나는 바로 커뮤니케이션입니다. 고객 및 직원과 얼마나 원활하게 소통하느냐에 따라 업무의 흐름과 결과가 크게 달라지기 때문입니다. 따라서 조직 내 커뮤니케이션을 최적화할 수 있는 도구를 갖추는 것이 무엇보다 중요합니다.
아웃룩 자동 응답 기능이 필요한 이유
이러한 needs에서 탄생한 것이 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)의 자동 응답(Automatic Replies) 기능입니다. 휴가나 출장 등으로 부재 중일 때 이 기능을 활용하면 현재 이메일에 답변이 어렵다는 사실을 상대방에게 자동으로 알릴 수 있습니다.
여기에 덧붙여 복귀 일정을 함께 안내하면 언제부터 지원을 받을 수 있는지 명확히 전달할 수 있고, 긴급한 사안에 대비해 신속하게 연락할 수 있는 대체 담당자나 연락처를 함께 제공하는 것도 가능합니다.
그럼 지금부터 아웃룩에서 자동 응답을 설정하는 구체적인 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
마이크로소프트 아웃룩 자동 응답 설정 방법
- 마이크로소프트 아웃룩을 실행한 뒤 화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭합니다. 하단에 펼쳐지는 사이드바에서 [모든 Outlook 설정 보기] 옵션을 선택하세요.
- 새로운 설정 창이 열리면 [메일] 메뉴를 클릭하고, 이어서 [자동 회신] 항목을 선택합니다.
- [자동 회신 켜기] 토글을 활성화합니다. 부재 기간을 미리 정해두고 싶다면 [다음 기간에만 회신 보내기] 옵션을 체크하고 시작일과 종료일을 지정하면 됩니다.
- 모든 설정을 마쳤다면 [저장] 버튼을 클릭하세요. 이로써 아웃룩에서 자동 응답 기능이 정상적으로 활성화됩니다.
참고: 자동 응답의 수신 범위도 직접 지정할 수 있습니다. 아웃룩에 저장된 연락처로만 회신을 보내거나, 조직 외부의 외부인에게도 동일한 자동 응답이 전달되도록 설정할 수 있습니다.
업무에 복귀한 후에는 다시 설정 화면으로 들어가 [자동 회신 켜기] 토글을 비활성화하면 자동 응답이 해제됩니다.
마무리
비즈니스 용도든 개인 용도든 아웃룩의 자동 응답 기능은 놓치기 쉬운 소통 공백을 효과적으로 메워 줍니다. 특히 부재 중에도 습관적으로 수신함을 확인하게 되는 많은 실무자와 경영진에게, 불필요한 확인 작업을 줄이고 커뮤니케이션을 체계적으로 관리할 수 있게 해주는 실용적인 기능이라 할 수 있습니다.