마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)은 윈도우 환경에서 단연코 최고의 이메일 클라이언트로 꼽힙니다. 수많은 이메일을 체계적으로 관리하고, 연락처 목록을 구성하며, 회의와 일정을 계획하는 등 다양한 업무를 손쉽게 처리할 수 있도록 도와줍니다.
한편 구글 문서도구(Google Docs)는 지금까지 공개된 온라인 오피스 서비스 중 최고 수준으로 평가받고 있습니다. 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 드로잉을 만들어 구글 계정에 저장할 수 있어, 어떤 컴퓨터에서든 자유롭게 파일에 접근할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
두 서비스를 모두 애용한다면 '하모니(Harmony)'라는 간단한 아웃룩 애드인을 활용해 보세요. 두 서비스를 하나로 통합해 데스크톱에서 바로 구글 문서도구 문서를 관리할 수 있습니다.
아웃룩에서 구글 문서도구 문서 관리하기
1. 하모니 애드인 설치
마이크로소프트 아웃룩용 하모니 애드인을 내려받아 설치합니다.
2. 사이드바 확인
설치가 완료되면 아웃룩을 실행하세요. 아래 이미지처럼 인터페이스에 새로운 사이드바가 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
3. 구글 계정 로그인
사이드바에 구글 계정 정보를 입력하고 'Sign in(로그인)' 버튼을 누릅니다. 일반 지메일 계정뿐 아니라 구글 앱스(Google Apps) 계정으로도 이용할 수 있습니다.
4. 문서 목록 확인
로그인에 성공하면 구글 계정에 저장된 모든 문서 목록이 아웃룩 사이드바에 표시됩니다.
기존 구글 문서 편집하기
문서를 편집하려면 'Actions' 버튼을 클릭한 뒤 메뉴 옵션에서 'Open'을 선택합니다.
그러면 아웃룩의 미리 보기 창(브라우징 창)에서 구글 문서도구 계정이 열립니다. 구글 계정으로 다시 한번 로그인하세요.
로그인이 완료되면 선택한 문서가 아래와 같이 아웃룩 미리 보기 창 안에 불러와집니다.
이제 브라우저에서 구글 문서도구를 사용할 때와 똑같이 문서를 편집할 수 있습니다. 컴퓨터나 웹 URL에서 이미지를 삽입하고, 텍스트와 문단을 추가하며, 스프레드시트를 만드는 등 브라우저에서 가능했던 거의 모든 작업을 그대로 수행할 수 있습니다. 편집을 마친 후 'Save and close(저장 후 닫기)'를 누르면 변경 사항이 문서에 바로 반영됩니다.
구글 문서 공유하기
여러 사람과 문서를 자주 공유하는 분이라면 이 기능이 특히 유용합니다. 공유하려면 아웃룩의 하모니 사이드바에서 해당 문서를 선택하고 'Actions' 버튼을 클릭한 뒤, 옵션 목록에서 아래와 같이 'Share'를 선택하세요.
팝업 창이 열리면 문서를 공유할 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
애드인 창에는 구글 계정에 등록된 이메일 주소가 실시간으로 자동 완성되므로, 협업자나 친구의 정확한 이메일 주소를 기억하지 못해도 걱정할 필요가 없습니다. 공유 대상을 모두 추가했다면, 해당 사용자가 문서를 편집할 수 있는지 아니면 열람만 가능한지 권한을 지정할 수 있습니다. 아래와 같이 'Role options' 버튼을 클릭해 역할을 설정하면 됩니다.
그 밖에 이름 바꾸기(Rename) 옵션으로 문서 제목을 변경하거나, 별표(Star) 옵션으로 문서를 즐겨찾기 항목으로 표시할 수도 있습니다.
새 구글 문서 만들기
새 문서를 만드는 것도 간단합니다. 'New' 버튼을 클릭하고 원하는 문서 유형을 선택하기만 하면 됩니다.
기존에 작성해 둔 오피스 문서를 올리고 싶다면 'Upload' 버튼을 눌러 컴퓨터에 저장된 문서 위치로 이동한 뒤 파일을 선택하세요. 문서 생성이 완료되면 아웃룩 미리 보기 창에서 구글 문서도구 편집기가 열리고, 평소처럼 텍스트를 추가하고 수정할 수 있습니다.
마치며
아웃룩을 사용하면서 구글 문서도구 문서를 이메일 클라이언트 안에서 바로 만들고, 편집하고, 공유하고 싶었던 웹 워커라면 하모니 애드인은 필수 도구입니다. 문서 하나를 공유하거나 수정하기 위해 굳이 새 브라우저 창을 열 필요가 없다는 점이 가장 큰 매력입니다. 다만 이메일과 달리 구글 문서도구 문서는 오프라인에서 생성하거나 편집할 수 없으며, 아웃룩에서 문서를 불러오려면 활성화된 인터넷 연결이 필요하다는 점은 참고하세요. 전반적으로 하모니는 구글 문서도구와 마이크로소프트 아웃룩을 매끄럽게 통합하며, 특별한 결함이나 단점 없이 안정적으로 동작합니다.
여러분은 데스크톱에서 구글 문서도구 문서에 접근할 때 어떤 도구를 사용하시나요? 일상 생산성을 높여 주는 다른 아웃룩 플러그인이 있다면 댓글로 아이디어와 제안을 공유해 주세요.