재택근무를 하든, 이제 사무실로 복귀했든, 시간이 지나도 계속 반복되는 것 중 하나가 바로 회의입니다. 중요한 주제를 논의하거나 면접을 진행하고, 일대일 미팅을 하는 등 업무나 비즈니스 어디에서나 회의는 필수적입니다. 모든 구성원이 최신 정보를 공유하고 같은 방향을 바라보기 위해서죠.
하지만 회의가 많아질수록 캘린더는 점점 복잡해지기 마련입니다. 다행히 Microsoft 365에 포함된 Windows 10용 Outlook 앱을 사용하면 회의를 손쉽게 관리할 수 있습니다. 지금부터 Outlook에서 회의를 효과적으로 관리하는 핵심 방법들을 소개합니다.
1. 일정 도우미(Scheduling Assistant) 활용하기
Outlook에서 회의를 관리하는 가장 강력한 도구는 바로 일정 도우미(Scheduling Assistant)입니다. 이 내장 기능은 상단의 홈 탭을 클릭한 뒤, 새 전자 메일 옆의 화살표를 누르고 모임을 선택하면 사용할 수 있습니다. 그러면 상단에 일정 도우미 탭이 나타나는데, 이 탭을 클릭하면 됩니다.
일정 도우미 화면에는 원하는 회의 시간이 세로 막대와 함께 음영 처리된 영역으로 표시됩니다. 막대를 드래그하여 시간을 조정할 수 있고, 참석자별로 언제 가능한지도 격자 형태로 한눈에 보여줍니다. 또한 Outlook이 적절한 시간대를 추천해주며, 해당 시간에 일정 충돌이 있다면 충돌 건수까지 알려줍니다.
일정 도우미를 활용하면 회의 참석자 모두가 같은 정보를 공유하면서도 일정 충돌 없이 회의를 잡을 수 있습니다. 동료들이 일정이 없는 시간은 자동으로 차단되어 보여주고, 회의실 예약 가능 여부까지 확인할 수 있어 편리합니다.
2. 캘린더 빠르게 확인하기
다음은 Outlook 캘린더를 적극적으로 활용하는 방법입니다. 이메일로 받은 회의 초대에 응답하기 전에, 마우스 커서를 캘린더 아이콘 위에 올리기만 하면 월간 달력을 즉시 확인할 수 있습니다. 이 빠른 미리보기 기능 덕분에 메일함을 벗어나지 않고도 자신의 하루 또는 한 주 일정을 파악할 수 있습니다.
아이콘에 마우스를 올리면 해당 주의 예정된 회의와 약속 목록이 나타나며, 각 일정이 어느 회의실에서 몇 시에 열리는지도 확인할 수 있습니다. 원한다면 캘린더 오른쪽 위 모서리(스크롤바 근처)의 미리보기 고정(Dock the peek) 아이콘을 클릭하여 미리보기 창을 고정한 채 이메일을 읽으면서 일정을 계속 확인할 수도 있습니다.
3. 모임 요청(Meeting Request) 기능 적극 활용하기
마지막으로 소개할 방법은 Outlook의 모임 요청 기능입니다. 이 기능을 사용하면 회의 초대를 받았을 때 즉시 응답할 수 있어 캘린더가 항상 최신 상태로 유지됩니다. 동시에 받은편지함에 초대 메일이 쌓이는 것을 정리하는 데도 큰 도움이 됩니다.
모임 요청 이메일을 열면 수락(Accept), 미정(Tentative), 거절(Decline) 옵션이 표시됩니다. 이중 하나를 클릭하면 주최자에게 내 응답 상태가 전달되고, 해당 일정이 캘린더에 추가됩니다. 수락을 선택한 경우에는 보내기 전에 응답 편집, 지금 응답 보내기, 응답 보내지 않기 중 하나를 고를 수 있습니다. 이러한 응답은 주최자가 실제 참석 인원을 파악하는 데 큰 도움이 되므로, 응답하지 않고 넘어가면 주최자는 참석 여부를 알 수 없다는 점을 유의해야 합니다.
물론 새 시간 제안(Propose New Time) 옵션을 클릭해 다른 시간을 제안할 수도 있습니다. 또한 회의를 수락한 후 일정 변경이 필요하다면, 캘린더에서 해당 회의를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 직접 수정할 수 있습니다.
4. 다양한 플랫폼의 부가 기능도 확인해보세요
지금까지 Windows용 Outlook 앱을 중심으로 설명했지만, 회의를 관리할 수 있는 방법은 이것만 있는 것은 아닙니다. 웹 버전과 모바일 버전의 Outlook에도 유용한 기능들이 있습니다. 지난 7월 발표된 내용에 따르면, 웹용 Outlook은 이제 메시지, 모임 세부 정보, 참석자 응답 현황 등을 함께 표시하여 회의 초대를 더 세밀하게 제어할 수 있게 되었습니다. Android용 Outlook 역시 관련 이메일이나 파일 같은 유용한 정보를 캘린더의 일정 세부 정보에 함께 표시해 주어 회의 준비에 도움을 줍니다.
이처럼 Outlook에서 회의를 관리하는 방법은 매우 다양합니다. 여러분은 어떤 방식으로 회의 일정을 관리하고 계신가요? 아래 댓글로 의견을 공유해주세요.