재택 근무 중이거나 이제 사무실로 복귀하는 경우 시간이 지남에 따라 항상 반복되는 것이 회의입니다. 중요한 주제에 대한 토론, 인터뷰 개최, 일대일 등 모든 비즈니스 또는 직업의 일부에는 회의가 포함되므로 모든 사람이 속도를 높이고 같은 페이지를 유지할 수 있습니다.
하지만 회의가 많을수록 일정이 더 복잡해질 수 있습니다. Microsoft 365에 포함된 Windows 10의 Outlook 앱을 사용하면 회의를 쉽게 관리할 수 있습니다. 다음은 Outlook에서 회의를 관리하는 방법에 대한 추천입니다.
일정 도우미 사용
Outlook에서 회의를 관리하기 위한 최고의 선택은 일정 도우미를 사용하는 것입니다. Outlook의 이 기본 제공 기능은 홈을 클릭하여 찾을 수 있습니다. 탭을 클릭한 다음 새 이메일 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 그런 다음 회의를 선택합니다. . 그러면 Scheduling Assistant에 대한 탭이 상단에 표시되어야 합니다. . 클릭하세요.
일정 도우미를 보면 수직 막대가 있는 음영 영역에 원하는 회의 시간이 표시됩니다. 막대를 끌어 시간을 조정할 수 있습니다. 참석자가 참석할 수 있는 경우에도 그리드가 표시됩니다. Outlook에서 해당 회의에 대한 충돌 횟수와 시간도 제안하는 것을 볼 수 있습니다.
일정 도우미는 회의의 모든 사람이 같은 페이지에 있고 충돌이 없는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 동료가 없는 시간을 차단하고 회의를 할 때 회의실이 있는 시간과 없는 시간을 알려줍니다.
캘린더 빠르게 보기
Outlook에서 회의를 관리하기 위한 다음 단계는 Outlook의 일정을 활용하는 것입니다. 이메일에서 회의 참여에 동의하기 전에 일정을 빠르게 확인하여 하루 또는 한 주가 어떻게 구성되어 있는지 확인할 수 있습니다. 일정 아이콘 위로 마우스를 가져가기만 하면 월별 일정을 볼 수 있습니다. 캘린더 빠른 보기를 사용하면 이메일을 남기지 않고도 일정을 볼 수 있습니다.
아이콘 위로 마우스를 가져가면 해당 주의 예정된 회의 및 약속을 볼 수 있습니다. 또한 어떤 방에서, 몇 시에 발생하는지 확인할 수 있습니다. 원하는 경우 피킹 도킹을 선택할 수도 있습니다. 캘린더의 오른쪽 상단 모서리(스크롤 막대 근처)에 있는 아이콘을 클릭하여 엿보기를 분리하고 이메일을 읽을 때 따라가도록 합니다.
모임 요청 기능을 활용하세요
최종 선택은 Outlook의 모임 요청 기능과 관련이 있습니다. 이 기능을 사용하면 회의 요청을 수신하는 즉시 응답할 수 있는 모든 권한이 있으므로 일정에 최신 정보가 표시됩니다. 또한 초대에서 받은 편지함을 정리하는 데도 도움이 됩니다.
이 기능을 사용하려면 모임 요청 이메일을 열어야 합니다. 수락, 미정 또는 거부가 표시되어야 합니다. 그 중 하나를 클릭하여 회의 참석자에게 귀하의 상태를 알리고 캘린더에 추가하십시오. 수락하면 보내기 전에 응답을 편집하거나 지금 응답을 보내거나 응답을 보내지 않을 수 있습니다. 이러한 선택은 회의 주최자가 누가 참석할 계획인지 더 잘 파악하는 데 도움이 됩니다. 응답하지 않으면 주최한 사람이 참석 여부를 알 수 없습니다.
물론 새로운 시간 제안 옵션을 클릭할 수도 있습니다. 회의의 다른 시간을 제안합니다. 또는 수락하면 캘린더에서 회의를 편집할 수 있습니다. 예를 들어 회의를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 시간을 변경할 수 있습니다.
다른 기능도 확인하세요
Windows용 Outlook 앱에 대해 논의했지만 모임을 관리하는 몇 가지 추가 방법도 있습니다. 여기에는 웹용 Outlook 및 Outlook 모바일이 포함됩니다. 7월에 발표된 바와 같이 이제 웹용 Outlook에서는 메시지, 모임 세부 정보, 참석자 응답 등을 표시하여 사용자가 모임 초대를 더 잘 제어할 수 있습니다. 한편, Android용 Outlook은 전자 메일 및 파일과 같이 관련성이 있는 정보를 일정의 이벤트 세부 정보에 표시하여 회의 계획을 더 잘 세우는 데 도움이 됩니다. Outlook에서 회의를 관리하는 방법은 여러 가지가 있으므로 아래에 의견을 남겨 회의를 관리하는 방법을 알려주십시오.