요즘 업무 환경에서는 LinkedIn이나 Slack처럼 다양한 커뮤니케이션 도구가 널리 사용되고 있습니다. 하지만 인터넷에서 가장 오래된 소통 수단 중 하나인 이메일은 여전히 업무상 논의를 위한 핵심 채널로 자리 잡고 있습니다.
구글 문서를 자주 사용하다 보면 작성한 문서를 이메일로 전송해야 하는 상황이 생기기 마련입니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요?
사실 구글 문서를 다른 사람과 공유하는 방법은 매우 다양합니다. 어떤 방법을 선택할지는 문서를 어떤 형태로 전달하고 싶은지에 따라 달라집니다.
초대장으로 공유하기
구글 문서를 열람할 수 있는 초대장을 보내고 싶다면 화면 오른쪽 위에 있는 파란색 '공유' 버튼을 클릭하세요.
'다른 사용자와 공유' 대화상자에서 공유할 상대방의 이메일 주소를 입력합니다. 연락처에 저장되어 있다면 이름으로 검색해서 추가할 수도 있습니다.
오른쪽 연필 아이콘을 클릭하면 상대방에게 부여할 접근 권한 수준을 선택할 수 있습니다. 기본값은 '편집 가능'으로 설정되어 있습니다.
이 방법은 문서를 공유하는 데는 충분하지만 모든 상황에 적합하지는 않습니다. 단순히 문서를 볼 수 있는 초대 이메일만 발송되기 때문입니다. 예를 들어 이력서나 서류를 제출하는 경우라면 문서 링크가 자기소개서와 함께 전달되어야 합니다. 초대장만 보내면 받는 사람이 오히려 혼란스러워할 수 있습니다!
링크로 공유하기
이메일 본문에 링크를 삽입하고 싶다면 구글 문서로 직접 연결되는 링크를 만들어 전달하면 됩니다. 앞서와 같이 파란색 '공유' 버튼을 클릭한 후, 나타나는 창의 오른쪽 위에 있는 '공유 가능한 링크 가져오기'를 클릭하세요.
기본적으로 구글 문서는 문서를 열람할 수 있는 링크를 생성합니다. 이 정도로 충분하다면 '링크 복사' 버튼을 눌러 이메일에 붙여넣으면 됩니다. 그런데 이 설정 화면에서 링크를 통해 문서에 접속한 사람이 댓글을 달거나 직접 편집할 수 있도록 권한을 변경할 수도 있습니다. 여러 사람과 문서를 함께 작업할 때 매우 유용한 기능입니다.
이메일에서 링크가 더 전문적으로 보이도록 하려면 URL을 텍스트에 하이퍼링크로 삽입하여 자연스럽게 어울리도록 만들어 보세요.
첨부파일로 전송하기
문서 사본을 이메일 첨부파일로 보내고 싶다면 구글 문서에서 바로 처리할 수 있습니다. 전송에 사용할 계정과 동일한 구글 계정으로 로그인되어 있다면 파일을 따로 내려받을 필요 없이 바로 전송할 수 있습니다.
이렇게 하려면 '파일' 메뉴를 클릭한 다음 '첨부파일로 이메일 보내기'를 선택하세요.
창이 나타나면 수신자 이메일 주소와 제목, 본문을 입력합니다. 참고로 이 화면에서는 발신 이메일 주소를 지정할 수 없습니다. 구글 문서가 현재 로그인된 구글 계정에서 보내는 것으로 간주하기 때문입니다.
또한 이 창에서 첨부할 문서의 형식도 선택할 수 있습니다.
모든 설정을 마쳤다면 '보내기'를 클릭하세요. 구글 문서가 자동으로 지정된 이메일 주소들에 문서를 첨부파일로 전송해 줍니다.
이메일 본문에 삽입하기
비슷한 방식으로 문서 전체 내용을 이메일 본문에 담아 보내고 싶다면 역시 구글 문서에서 처리할 수 있습니다. 앞서 설명한 '첨부파일로 이메일 보내기' 화면으로 이동한 뒤, 파일 형식을 선택하는 단계에서 '항목 자체를 이메일에 붙여넣기'를 클릭하세요. 이 경우에도 현재 로그인된 계정에서 발송됩니다.
더 쉬워진 문서 공유
구글 문서를 다른 사람과 공유할 때 이메일을 활용해야 하는 경우가 종종 있습니다. 하지만 생각보다 훨씬 간단하다는 것을 이제 아셨을 겁니다! 이제 이메일로 문서를 공유하는 다양한 방법을 모두 익혔으니, 상황에 맞게 활용해 보세요.
온라인에서 문서를 보낼 때 이메일을 얼마나 자주 사용하시나요? 아래 댓글로 의견을 남겨주세요.