최근 UI 개편 이후 지메일(Gmail)은 사용 편의성과 접근성 면에서 여전히 최고의 이메일 서비스임을 입증했습니다. 또한 확장 프로그램과 애드온을 통해 다양한 부가 기능을 손쉽게 추가할 수 있는데요. 그중 가장 실용적인 기능 중 하나가 바로 미리 준비된 답변(Canned Responses)입니다. 직접 작성해 둔 이메일 내용을 클릭 한 번으로 전송하거나, 심지어 자동으로 발송되도록 설정할 수도 있습니다.
이 글에서는 미리 준비된 답변을 만드는 방법부터, 필터를 활용해 원하는 조건에 맞는 메일에 자동 회신으로 발송되도록 설정하는 방법까지 단계별로 알려드립니다.
1단계: 미리 준비된 답변 기능 활성화하기
먼저 Gmail에서 미리 준비된 답변 기능을 켜야 합니다. 이렇게 유용한 기능이 기본적으로 비활성화되어 있다는 점은 다소 의아할 따름입니다.
받은함 오른쪽 위에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭해 설정 화면으로 이동하세요.
설정 화면에서 '고급' 탭을 클릭한 뒤, '미리 준비된 답변(Canned responses)' 항목 옆의 '사용'을 선택합니다.
참고로 최근 업데이트된 Gmail에서는 이 기능이 '템플릿(Templates)'이라는 이름으로 변경되었지만, 사용 방법은 동일합니다.
2단계: 미리 준비된 답변 만들고 사용하기
기능을 활성화하면 새 메일을 작성할 때 '새 메시지' 창의 점 세 개 메뉴를 클릭하면 '미리 준비된 답변' 항목이 나타납니다. 마우스 커서를 올려두면 삽입(Insert), 삭제(Delete), 저장(Save) 옵션을 확인할 수 있습니다.
새 답변 템플릿(자동 회신 양식)을 만들려면 일단 '미리 준비된 답변' 메뉴는 건너뛰고, 자동으로 보내고 싶은 내용을 새 메시지 창 본문에 그대로 작성합니다.
작성이 끝나면 창 오른쪽 아래의 점 세 개 메뉴를 클릭하고 '미리 준비된 답변'을 선택한 후, '새 미리 준비된 답변(New canned response)'을 누릅니다.
이름을 입력하라는 안내가 나타나면 알아보기 쉬운 라벨을 붙이고 '확인'을 누르면 됩니다. 예시에서는 '회의(Meeting)'라고 저장했습니다.
이후 새 메시지 창에서 미리 준비된 답변 메뉴를 열면 방금 만든 답변이 목록에 표시됩니다. 이메일 본문에 넣으려면 '삽입' 항목 아래에서 해당 답변을 클릭하면 됩니다.
수정하고 싶다면 먼저 '삽입' 항목 아래에서 해당 답변을 불러온 뒤 내용을 고치고, 다시 미리 준비된 답변 메뉴로 돌아가 '저장' 항목 아래에서 같은 이름을 클릭하세요. 덮어쓰기 확인 메시지가 뜨면 '확인'을 누르면 됩니다.
삭제하려면 미리 준비된 답변 메뉴를 연 후 '삭제' 항목 아래에서 해당 답변을 선택합니다.
3단계: 미리 준비된 답변을 자동 회신으로 전환하기
이제 만들어 둔 답변을 진짜 자동 회신으로 만들 차례입니다.
Gmail에서 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 설정으로 들어갑니다.
다음으로 '필터 및 차단된 주소' 탭을 클릭합니다. 이미 등록해 둔 필터가 있다면 목록을 스크롤해 맨 아래로 이동해야 할 수 있습니다. 가장 아래에서 '새 필터 만들기'를 클릭하세요.
다음 화면에서 자동 회신을 보낼 조건을 정합니다. 예를 들어 특정 주소에서 받은 메일, 본문에 '업무(work)'라는 단어가 포함된 메일, 제목란에 특정 문구가 있는 메일 등이 될 수 있습니다.
조건 설정이 끝나면 '필터 만들기'를 클릭하고, 다음 화면에서 '미리 준비된 답변 보내기(Send canned response)' 항목에 체크한 뒤 발송할 답변을 선택합니다.
모든 설정을 마쳤다면 '필터 만들기'를 다시 한번 클릭하면 끝! 이제부터는 조건에 맞는 메일이 도착할 때마다 지정한 답변이 자동으로 발송됩니다.
마무리
위 방법을 활용하면 용도별로 무제한의 자동 회신과 답변 템플릿을 만들어 즉석 응답 데이터베이스를 구축할 수 있습니다. '몇 시간 후 회신하겠다', '며칠이 걸린다', 심지어 원한다면 '회신하지 않겠다'는 답변까지 자유롭게 준비할 수 있습니다.
또 하나 추천하는 활용법은 서명(signature) 관리입니다. Gmail에는 자체 서명 기능이 있지만 다소 제한적이고 매번 켜고 꺼야 하는 번거로움이 있습니다. 반면 미리 준비된 답변을 활용하면 메일마다 원하는 서명을 빠르게 추가할 수 있어 훨씬 편리합니다.