특정 조건만 충족된다면 Outlook 데스크톱 앱에서 이미 보낸 이메일을 회수할 수 있습니다. 받는 사람이 특정 메시지를 읽지 못하게 하고 싶거나, 내용을 수정한 새 메시지로 교체하고 싶을 때 매우 유용한 기능입니다.
이메일 회수가 가능한 조건
Outlook의 메시지 회수 기능은 보내는 사람과 받는 사람 모두 Microsoft 365 또는 Microsoft Exchange 계정을 사용할 때만 작동합니다. 예를 들어, 같은 조직 내에서 Outlook 프로그램을 사용하는 직원들 사이에서만 이 기능을 활용할 수 있습니다.
Outlook 이메일 회수 절차
먼저 이메일을 보낸 후 해당 메시지가 아직 Outlook 사서함의 '임시 보관(Drafts)' 폴더에 있는지 확인하세요. 임시 보관 폴더의 메시지는 아직 전송되지 않은 미완성 메일이므로 그냥 삭제하면 되며, 걱정할 필요가 없습니다.
하지만 메일이 이미 '보낸 항목(Sent)' 폴더에 표시된다면, 받는 사람이 읽는 것을 막기 어렵습니다. 특히 수신자가 PC, 노트북 또는 Outlook 모바일 앱에서 알림을 이미 받았다면 회수가 거의 불가능합니다. 다만 전송 후 몇 초~몇 분밖에 지나지 않았다면 회수를 시도해볼 만합니다. 아래 스크린샷은 Outlook 데스크톱 버전 기준이지만, 이 방법은 Office 2007부터 최신 버전까지 동일하게 적용됩니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 '보낸 항목' 폴더로 이동한 뒤, 회수할 이메일을 더블클릭하여 새 창으로 엽니다. '메시지(Message)' 탭 우측에 있는 점 세 개(⋯) 메뉴를 클릭하고, '동작(Actions)' 항목에서 '메시지 회수(Recall This Message)' 옵션을 선택하면 됩니다.
Outlook 메시지 회수의 원리는 간단합니다. 받는 사람이 아직 메시지를 읽지 않은 경우에 한해, 수신자의 받은 편지함에서 해당 메일의 사본을 삭제하거나 새 메시지로 교체하는 것입니다.
메시지 회수 후 어떤 일이 발생할까?
보낸 항목에서 메시지를 회수하면 두 가지 선택지가 주어집니다. 읽지 않은 메일 사본을 삭제하거나, 삭제 후 새 메시지로 교체하는 것입니다. 또한 Outlook 설정을 통해 수신자별로 회수 성공 여부를 통보받도록 지정할 수도 있습니다.
회수 작업이 실행되면 사서함의 보낸 항목에 그 결과가 명확하게 표시됩니다. 메시지를 교체했다면 "이것이 최신 버전입니다. 다른 사본을 수정했습니다. 다른 버전을 보려면 클릭하세요."라는 알림이 나타납니다.
회수가 성공하는 경우: 받는 사람이 같은 조직의 Outlook 사용자이고, 원본 메시지를 아직 읽지 않았다면 원본 메일이 자동으로 삭제되며, 수신자에게는 '보낸 사람이 사서함에서 메시지를 삭제했다'는 안내가 전달됩니다.
회수가 실패하는 경우: 회수 요청이 처리되는 시점에 원본 메시지가 '읽음' 상태로 표시되어 있다면(읽기 창에서 미리 보기한 것은 제외), 수신자에게 '보낸 사람이 메시지 삭제를 원한다'는 알림만 전송되고 실제 메일은 받은 편지함에 그대로 남습니다.
물론 받는 사람이 Outlook 사용자가 아니라면 어떤 경우에도 회수 기능은 작동하지 않습니다. 이 경우 수신자는 받은 편지함을 열 때마다 원본 메시지와 회수 알림 메시지를 모두 볼 수 있습니다.
회수 불가능한 실수를 예방하는 팁
Outlook에서 잘못 보낸 이메일을 회수하지 못하는 상황을 미리 방지하려면 '나중에 보내기(Send Later)' 기능을 활용해 이메일 전송 시간을 예약해두는 것이 좋습니다. 전송을 몇 분 늦춰두면 실수를 바로잡을 여유 시간이 생깁니다.
참고로 Gmail은 Outlook보다 유연한 정책을 적용합니다. Gmail은 30초의 넉넉한 전송 취소 창구를 제공하며, 이 시간 안이라면 Gmail 사용자뿐 아니라 외부 수신자에게 보낸 메일도 취소할 수 있습니다.