일부 사용자는 이메일 서명을 오랫동안 그대로 유지하기도 하지만, 직함이나 연락처 등 업데이트된 정보를 반영하기 위해 서명을 수정해야 할 때가 있습니다. 또는 시스템을 재설치했거나 새 컴퓨터를 구매한 경우 서명을 처음부터 다시 만들어야 할 수도 있습니다.
다행히 방법만 알면 서명을 변경하거나 수정하는 것은 매우 간단합니다. 그리고 그 방법은 Microsoft Outlook 2013, 2016, 365 모든 버전에서 동일합니다.
Outlook에서 기존 서명 변경하기
1. Microsoft Outlook을 실행합니다. 화면 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭한 뒤, 왼쪽 창에서 옵션(Options)을 선택합니다.
2. Outlook 옵션 창이 열리면 왼쪽 창에서 메일(Mail)을 클릭하고, 오른쪽 큰 창에서 서명(Signatures) 버튼을 클릭합니다.
3. '서명 및 편지지(Signatures and Stationery)' 창이 열립니다. '편집할 서명 선택' 항목에서 수정하려는 서명을 선택하면, 아래 '서명 편집' 텍스트 상자에 현재 사용 중인 서명이 나타납니다.
4. 일반 텍스트를 편집하듯 원하는 내용으로 수정한 뒤, 상단의 저장(Save) 버튼을 클릭하여 저장합니다.
이제 서명이 업데이트되어 바로 사용할 수 있습니다.
Outlook 2016/2013 및 365에서 새 서명 추가·만들기
요즘은 이메일에 개성을 더하거나 전문적인 인상을 주기 위해 서명을 넣는 경우가 많습니다. 하지만 메뉴 위치를 잘 모르면 서명 추가 과정이 다소 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 특히 Microsoft Outlook은 서명 옵션을 찾기가 쉽지 않은데, 아래의 간단한 단계를 따라 하면 누구나 손쉽게 서명을 설정할 수 있습니다.
Microsoft Outlook 2013부터 2016, 365까지 버전이 바뀌면서도 서명을 추가하는 방법에는 변화가 없었습니다. 따라서 모든 버전에서 동일한 방법을 사용할 수 있습니다.
※ 위에서 사용한 이미지는 아래 설명에도 동일하게 적용됩니다.
새 서명 만들기
1. 서명 추가를 시작하려면 먼저 Microsoft Outlook을 실행합니다.
2. 여러 계정을 설정해 두었다면, 서명을 추가하려는 이메일 계정을 엽니다.
3. 왼쪽 상단의 파일(File) → 왼쪽 창의 옵션(Options) → Outlook 옵션 창에서 메일(Mail) 순서로 클릭합니다.
4. 메일을 선택한 상태에서 오른쪽 큰 창의 서명(Signatures) 버튼을 클릭하면 '서명 및 편지지' 창이 열립니다.
5. 새로 만들기(New)를 클릭하여 새 서명을 생성하고, 알아보기 쉬운 이름을 지정합니다.
6. '서명 편집' 아래 텍스트 상자에 이메일 서명으로 사용할 텍스트와 정보를 입력합니다. 상단의 서식 도구를 활용하면 글꼴 종류, 크기, 스타일을 자유롭게 꾸밀 수 있습니다.
7. Outlook에 이미 명함 형태로 계정 정보가 저장되어 있고 이를 서명으로 활용하고 싶다면, 명함(Business card) 버튼을 클릭하면 됩니다.
8. 서명 작성을 마쳤으면 상단의 저장(Save) 버튼을 클릭하여 저장합니다.
용도별로 여러 개의 서명 만들기
개인용과 업무용 등 용도에 따라 서로 다른 서명을 만들고 싶다면 다시 새로 만들기(New)를 클릭하고, 기존 서명과 구분되는 이름을 지정한 뒤 내용을 작성하면 됩니다. 서명은 원하는 만큼 자유롭게 만들 수 있으며, 이메일 작성 시 언제든 골라서 사용할 수 있습니다.
기본 서명 설정하기
1. 기본 서명을 지정하려면 '기본 서명 선택' 섹션의 전자 메일 계정(E-mail account) 항목에서 해당 이메일 계정을 선택합니다.
2. 새 메시지(New messages) 옆 드롭다운 목록에서 새 이메일 작성 시 기본으로 사용할 서명을 선택합니다.
3. 회신이나 전달 시에도 서명이 자동으로 추가되길 원한다면 회신/전달(Replies/forwards) 항목에서도 서명을 선택합니다.
4. 확인(OK)을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다. 이후 새 이메일을 작성하면 기본값으로 설정한 서명이 본문 끝에 자동으로 삽입됩니다.
또한 새 이메일 작성 중 서명(Signature) 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 원하는 서명을 선택하면, 미리 만들어 둔 다른 서명도 실시간으로 적용할 수 있습니다.