잘 만든 서명은 이메일에 개성을 더해줍니다. 특히 업무 환경에서 적절한 이메일 서명은 훨씬 전문적인 인상을 심어줍니다. Outlook에서는 원하는 서명을 손쉽게 추가하고 필요에 맞게 자유롭게 수정할 수 있습니다. 이 글에서는 Windows, Mac, 모바일, 웹 클라이언트별로 Outlook에 서명을 추가하는 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
Outlook 웹 앱에서 서명 추가하는 방법
1. Outlook 웹 앱에 로그인한 후 화면 상단의 작은 설정 아이콘을 클릭합니다. '설정 → 메일 → 작성 및 회신' 경로로 이동하면 서명 섹션에 접근할 수 있습니다.
또는 설정 검색창에 '서명'이라는 키워드를 입력하면 해당 섹션으로 바로 이동할 수 있습니다.
2. 리치 텍스트 편집기가 열리면 커서 위치에 서명 문구를 입력하고 저장합니다.
3. 새 메일 작성 시, 전달 또는 회신 시 서명을 자동으로 추가할지 여부를 선택할 수 있습니다.
4. 리치 텍스트 편집기에서는 이미지, 인용구, 형광펜 효과, 글머리 기호 목록 등을 넣을 수 있습니다.
5. '추가 서식 옵션'을 클릭하면 표, 취소선, 위첨자, 오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 언어(RTL)까지 지원받을 수 있습니다.
Windows용 Outlook에서 서명 추가하는 방법
Windows용 Outlook 클라이언트는 웹 앱보다 기능이 더 강력합니다. 여러 개의 서명을 만들 수 있고 서명 템플릿도 활용할 수 있습니다. 최신 버전의 Outlook을 사용하려면 기기를 항상 최신 상태로 업데이트해 두세요.
1. Outlook 앱을 실행한 뒤 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다. 다음 화면에서 '정보' 섹션 하단의 '옵션'을 클릭합니다.
2. 'Outlook 옵션' 창이 열리면 왼쪽의 '메일' 탭으로 이동합니다. '메시지 작성' 항목 아래의 '서명' 버튼을 클릭합니다.
3. 새 창이 열리면 '새로 만들기'를 클릭하고 커서 위치에 서명 문구를 입력합니다.
4. HTML 텍스트 편집기를 활용하면 이미지, 인용구 등 다양한 요소를 추가할 수 있습니다.
5. 명함이 있다면 '개인 문서 디자인(Personal Stationery)' 탭에서 명함을 서명에 넣을 수 있습니다.
6. 새 메일, 회신, 전달 시 서명을 자동으로 삽입할지 여부를 설정할 수 있습니다.
7. '확인'을 클릭해 모든 서명 설정을 저장합니다.
Mac용 Outlook에서 서명 추가하는 방법
Mac용 Outlook 데스크톱 클라이언트는 Windows 버전과 비슷하게 작동합니다. 일부 기능(예: 서명 템플릿)은 Mac에서 지원되지 않지만, 원하는 만큼 서명을 자유롭게 추가하고 수정할 수 있습니다.
1. Outlook을 실행하고 상단의 'Outlook' 메뉴에서 '환경설정(Preferences)'을 선택합니다. 그러면 별도의 'Outlook 환경설정' 창이 열립니다.
2. 환경설정 창이 열리면 '전자 메일' 섹션의 '서명(Signatures)'을 두 번 클릭합니다. 그러면 서명을 만들 수 있는 새 텍스트 편집기가 나타납니다.
3. 리치 텍스트 편집기에서 커서 위치에 서명 문구를 입력합니다. 서명 이름을 지정하거나 비워 둔 채 저장할 수 있습니다.
4. 사진, 로고, 명함, 하이퍼링크, 표 등도 함께 추가할 수 있습니다.
Outlook 모바일에서 서명 추가하기
스마트폰이나 태블릿에서 Outlook의 Android 또는 iOS 앱을 사용 중이라면, 매우 기본적인 일반 텍스트 형태로 서명을 추가할 수 있습니다.
1. 앱을 실행한 후 왼쪽 상단의 Outlook 아이콘을 클릭합니다.
2. '설정(Settings)' 메뉴를 선택하고 '서명(Signature)'을 고릅니다.
3. 커서 위치에 서명 문구를 입력하고 저장합니다.
Outlook에서 이메일 서명 활용하는 방법
각 기기별로 서명을 추가하는 방법을 알았으니, 이제 실제로 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.
Outlook 웹 앱
1. 웹 앱에서 이메일 서명을 사용하려면 '작성/회신하는 새 메시지에 내 서명 자동 포함' 옵션을 체크합니다.
2. 자동 옵션을 미리 설정하지 않았더라도 수동으로 서명을 삽입할 수 있습니다. 메일 작성 창에서 점 세 개 아이콘을 클릭한 뒤 '서명 삽입'을 선택하세요.
웹 앱에는 기본적으로 하나의 서명만 저장됩니다. 새 서명을 추가하면 기존 서명은 삭제됩니다.
Windows
1. 메일을 작성할 수 있도록 작성 창을 엽니다.
2. 미리 추가해 둔 서명을 삽입합니다.
3. 자동 서명 옵션을 켜두었다면 작성 창에 서명이 자동으로 표시됩니다.
Mac
1. Mac의 작성 창에서 '메시지' 탭을 연 뒤 오른쪽 상단의 '서명' 메뉴를 클릭합니다.
2. 드롭다운 목록에서 메시지에 넣고 싶은 서명을 선택합니다. 서명을 하나만 저장했다면 그것이 기본 서명이 됩니다.
Android/iOS
1. Android/iOS용 Outlook 모바일 앱에서 서명을 저장해 두면 메일 본문에 자동으로 삽입됩니다. 단, 일반 텍스트 형식으로만 표시됩니다.
2. 자동으로 추가된 서명이 마음에 들지 않으면 해당 텍스트를 삭제하면 됩니다.
자주 묻는 질문
1. Windows에서 Outlook 서명 파일은 어디에 저장되나요?
Windows 기기에서는 Outlook의 모든 서명 파일이 다음 폴더에 저장됩니다: 'C:\Users\%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures'
2. Outlook 서명 템플릿은 어떻게 사용하고, 템플릿 파일은 어떻게 가져오나요?
1. Outlook 서명 템플릿을 사용하려면 Windows용 Outlook 클라이언트가 필요합니다. 이 옵션은 Windows 클라이언트에서만 제공됩니다. 최신 Outlook 서명 템플릿은 공식 링크에서 다운로드할 수 있습니다.
2. 서명 템플릿을 가져오려면 다운로드한 템플릿 파일을 복사해 위의 'Signatures' 폴더에 붙여넣습니다.
3. 'Outlook 옵션 → 서명 및 문서 디자인 → 서명 편집'으로 이동하면 가져온 템플릿을 자유롭게 편집할 수 있습니다.
3. Outlook 서명을 모든 기기에서 동기화하려면 어떻게 해야 하나요?
Outlook 서명은 기본적으로 모든 기기에서 동기화됩니다. 다만 모든 옵션이 모든 기기에서 지원되는 것은 아닙니다. 예를 들어 이미지 파일이나 동영상처럼 리치한 기능이 포함된 Windows용 Outlook의 서명 설정은 iOS 또는 Android용 Outlook과 동기화되지 않습니다.
지난 Hotmail 계정에 로그인해 Outlook과 함께 사용하는 방법도 확인해 보세요. Outlook 대안 프로그램 목록과 범용 Outlook 앱 개발 계획에 관한 정보도 함께 참고하시길 바랍니다.