누구나 한 번쯤 받아본 적이 있을 겁니다 – 그 끔찍한 이메일들 말이죠. 어쩌면 '이메일'이라는 이름조차 붙이기 민망할지도 모릅니다. 단순한 이메일보다 더 나쁜, 바로 전달(forward) 메일이니까요! 아니, 안 돼! 물론 제가 좀 과장하고 있는 건 알지만, 크게 틀린 말은 아니죠?
전달 메일은 정말 골칫거리입니다. 스팸과 같은 부류로 분류하는 게 너무 심하다고 생각하실 수 있지만, 솔직히 말해 사실상 다름없습니다. 기술적으로는 아니더라도, 받은 편지함에서 중요하게 여겨지는 메일들과 비교하면 스팸이나 마찬가지입니다.
만약 모든 것을 전달하는 만성적인 '포워더' 연락처가 여럿 있다면, 받은 편지함은 읽을 생각도 없는 메일로 가득 차버릴 겁니다. 물론 상대방에게 전달 메일을 보내지 말라고 요청할 수 있습니다. 하지만 상대가 고집이 세거나, 요청했는데도 계속 전달한다면 어떻게 할까요? 다행히도 타인의 습관 변화에 기대지 않고, 내 쪽에서 해결할 방법들이 있습니다.
폴더 및 필터 설정하기
전달 메일을 받은 편지함 밖으로 걸러내는 마법의 열쇠는 바로 대부분의 이메일 클라이언트에 내장된 필터와 폴더입니다. Gmail, Hotmail(현재 Outlook.com), Yahoo Mail에서 이를 설정하는 방법을 자세히 다룬 글이 있으니, 해당 웹메일 서비스를 사용 중이라면 큰 도움이 될 것입니다.
그렇다면 Gmail, Outlook.com(데스크톱 프로그램과 혼동하지 마세요), Yahoo Mail을 사용하지 않는다면 어떻게 될까요? AOL이나 다른 웹메일 서비스를 사용 중일 수도 있습니다. 이 경우에도 폴더와 필터를 만드는 방법이 대부분 존재합니다. 하지만 Gmail이나 Outlook.com으로 갈아타는 것을 강력히 추천합니다. 두 서비스 모두 이메일 주소를 변경하지 않고도 다른 계정의 메일을 가져올 수 있습니다(물론 kooldude293@aol.com 같은 주소라면 아예 바꾸는 것도 나쁘지 않겠죠).
Hotmail과 Gmail에서 이를 설정하는 방법을 소개한 적이 있는데, Outlook.com 계정이 아니라면 Gmail의 절차가 어떤 웹메일 클라이언트에서도 유사하게 적용됩니다. 또한 MakeUseOf에서 Hotmail/Outlook.com으로 받은 편지함을 관리하는 방법에 대한 글을 직접 작성하기도 했습니다. 여기에는 필터 생성, 폴더 만들기, 새 메일 관리 등이 포함되어 있으며, 글에서는 Hotmail로 언급되어 있지만 해당 기능들은 지금도 동일합니다.
데스크톱 클라이언트 역시 가능합니다. 인기 있는 두 클라이언트인 Microsoft Outlook과 Thunderbird 관련 팁을 아래에 정리했습니다.
- MS Outlook 팁 – 수신 이메일 자동 정리 방법
- Thunderbird에서 메시지 필터 설정 방법
전달 메일 필터링, Outlook.com vs Gmail 무엇이 더 나을까?
필터 생성이 전달 메일을 관리하는 가장 효율적인 방법임을 확인했으니, 이제 어떤 웹메일 클라이언트가 더 쉽게 설정할 수 있는지 살펴보겠습니다. Gmail은 오랫동안 라벨을 통해 필터를 설정하고 이메일을 정리하는 데 최적화된 클라이언트였으며, 최근에는 사용법이 한층 더 쉬워졌습니다.
위 화면처럼 검색 조건을 입력한 후 "이 검색으로 필터 만들기(Create filter with this search)"를 클릭하면, Gmail이 해당 메일을 어떻게 처리할지 선택할 수 있습니다.
또 다른 방법도 있는데, 앞서 언급한 Gmail·Hotmail·Yahoo 필터 설정 관련 글에서 설명하고 있습니다. 이 글은 Gmail이 인터페이스를 변경하기 전에 작성된 것이지만 여전히 유효하며, 같은 방식으로 필터를 만들 수 있습니다.
Outlook.com에서 "Fwd"나 "Fw" 같은 키워드로 필터링하려면 옵션(Options)으로 이동한 후 추가 메일 설정(More mail settings)을 클릭합니다. Outlook 사용자 지정(Customizing Outlook) 항목에서 새 메시지 정렬 규칙(Rules for sorting new messages)을 선택하고 새로 만들기(New)를 클릭합니다. 전달 메일을 걸러내려면 1단계 드롭다운 메뉴를 제목(Subject)으로, 옆의 드롭다운은 포함(contains)으로 변경한 뒤 아래 텍스트 입력란에 fwd를 입력하면 됩니다.
2단계에서 새 폴더를 사용할지 기존 폴더를 사용할지에 따라 옵션이 달라집니다. 이미 전달 메일을 보낼 폴더를 만들어 두었다면 "받은 편지함으로 이동(Move to Inbox)"이 있는 드롭다운 메뉴에서 해당 폴더를 선택하세요. 아직 만들지 않았다면 "새 폴더로 이동(Move to a new folder)" 입력란에 폴더 이름을 입력하면 됩니다.
Outlook.com에는 발신자를 손쉽게 걸러낼 수 있는 다양한 추가 옵션도 마련되어 있습니다. 실제로 이것이 Outlook의 강점인데, Sweep, 카테고리, 폴더, 플래그 기능을 활용하면 이메일 관리가 놀랄 만큼 쉬워집니다.
두 서비스 모두 메일이 받은 편지함에 도착하기 전에 삭제하는 옵션도 제공합니다. 전달 메일을 절대로 읽을 일이 없다고 100% 확신한다면 나쁘지 않은 선택이지만, '차단'은 판단 권한을 빼앗기는 위험이 따르므로 조심해야 합니다. 개인적으로는 받은 편지함을 건너뛰고(skip) 특정 폴더로 보내는 설정을 추천합니다. 이렇게 하면 메일은 보관하면서도 받은 편지함이 어수선해지는 일은 피할 수 있습니다.
결국 가장 편안하게 느끼는 서비스를 사용하면 됩니다. Gmail 사용자가 Outlook.com을 시험해 보거나(그 반대도 마찬가지) 얼마든지 가능합니다. 또한 저는 Outlook.com이나 Gmail 어느 쪽에도 치우치지 않았습니다. 다만 Yahoo Mail, AOL 등 한 수 아래인 웹메일 클라이언트를 추천하는 것은 오히려 독이 된다고 생각할 뿐입니다. 그래서 전달 메일은 물론 이메일 전반을 관리하기에 가장 좋은 두 가지 선택지로 Gmail과 Outlook.com을 꼽습니다.
마무리
사실 전달 메일을 걸러내는 일은 생각보다 간단합니다. 그리고 걸러낼 수 있는 것은 전달 메일만이 아닙니다. 우리는 정리하고 필터링해야 할 그레이메일(graymail)을 수없이 받습니다. James가 그레이메일을 제거하고 관리하는 방법에 대한 훌륭한 글을 쓴 적이 있는데, 실제로 Outlook.com은 이 부분에서 뛰어난 성능을 보여주며, Gmail보다 오히려 처리하기 쉽다고까지 말할 수 있습니다.
그럼 여러분은 어떠신가요? 늘 전달 메일을 보내오는 그 사람은 누구인가요? 그리고 이런 메일들을 아예 차단하는 것과 받은 편지함을 건너뛰는 것 중 어느 쪽이 낫다고 생각하시나요? 여러분의 생각을 댓글로 들려주세요!