Streak는 Chrome용 강력한 Gmail 프로젝트 관리 확장 프로그램입니다. 고객 지원, 행사 기획 등 다양한 유형의 프로젝트에 맞춘 템플릿이 기본으로 제공됩니다. Streak에서는 프로젝트를 '파이프라인(Pipeline)'이라고 부르며, 파이프라인에 박스(Box)를 추가하고 각 박스에 수신·발신 이메일, 댓글, 담당자 등의 정보를 채워 넣어 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
이 확장 프로그램을 더욱 매력적으로 만드는 것은 파이프라인을 팀원들과 공유하여 해당 프로젝트에 함께 협업할 수 있다는 점입니다. Streak는 Gmail에 완전히 새로운 차원을 더해 이메일 기반 프로젝트 관리를 누구나 쉽게 활용할 수 있도록 만들어 줍니다.
Streak 설치하기
Chrome 웹 스토어에서 Streak를 설치한 후, Gmail 계정에 로그인하고 아래 스크린샷과 같이 해당 버튼을 클릭하여 Streak에 액세스 권한을 부여합니다.
Streak는 이메일 주소, Google 캘린더, 메일, 연락처, 프로필 정보에 대한 액세스를 요청합니다. 액세스 권한이 부여되면 Streak로 첫 번째 프로젝트를 설정할 수 있습니다. 또한 Gmail 사이드바에 'Pipelines'라는 새로운 헤더가 추가된 것도 확인할 수 있습니다.
Streak로 프로젝트(파이프라인) 설정하기
이 글에서는 여행 계획(Trip Planning) 프로젝트를 예시로 Streak를 소개하겠습니다. Streak는 다음과 같은 업무용 및 개인용 프로젝트/파이프라인 유형을 지원합니다.
- 영업 / CRM
- 채용
- 이메일 고객 지원
- 딜 플로우(Dealflow)
- 펀드레이징
- 제품 개발
- 버그 추적
- 언론/저널리즘
- 행사 기획
- 여행 계획
- 결혼 준비
- 대출
- 커스텀 파이프라인
모든 프로젝트는 Gmail 사이드바의 Pipelines 헤더 아래에 나열됩니다. 각 프로젝트는 별도의 받은편지함처럼 구성되며, 서로 다른 단계를 거치는 박스들로 이루어집니다. 박스는 프로젝트나 파이프라인의 독립적인 요소로, 여행 프로젝트에서는 개별 여정 구간을 나타낼 수 있습니다.
프로젝트 상태는 상단 바에 요약되며, 각 필드가 하나의 프로젝트 단계를 나타냅니다. 이러한 단계는 필요에 따라 자유롭게 사용자 정의하거나 추가할 수 있습니다. 예를 들어 여행 프로젝트라면 예약 전에 모든 참가자의 승인을 받는 단계를 추가할 수 있습니다.
박스는 원하는 만큼 추가할 수 있으며, 이상적으로는 모든 박스가 각 프로젝트 단계를 순차적으로 거치게 됩니다. 각 박스마다 담당자를 지정하고 비용, 위치 등 필요한 정보를 입력할 수 있습니다. 물론 각 열(column)도 자유롭게 사용자 정의하고 추가할 수 있습니다.
Streak로 프로젝트 관리하기
프로젝트의 윤곽을 대략 잡고 첫 단계에 들어서면, 프로젝트의 다양한 박스(요소)와 관련된 이메일을 받기 시작합니다. 이때 읽고 있는 모든 이메일 상단에 있는 Boxes 버튼에 주목하세요. 이 버튼을 사용하면 이메일을 프로젝트 박스에 추가하거나 필요할 때마다 새 박스를 생성할 수 있습니다.
프로젝트 개요 화면으로 돌아가면 각 박스를 열어 어떤 이메일이 추가되었는지, 그동안 어떤 변화가 있었는지 확인할 수 있습니다. 각 박스에는 댓글을 남기거나 알림을 설정할 수 있고, 더 이상 관련이 없다면 업데이트 팔로우를 해제할 수도 있습니다.
전체 프로젝트의 최근 변경 사항은 updates 탭에서 한눈에 확인할 수 있습니다. 프로젝트 개요 화면에서 오른쪽 상단의 회색 버튼을 클릭하면 updates 탭을 열고 닫을 수 있으며, 작은 화살표를 클릭해 메뉴를 연 후 표시할 업데이트 항목을 선택할 수 있습니다.
Streak로 다른 사람과 협업하기
Streak는 혼자 진행하는 프로젝트 관리에도 훌륭하지만, 진정한 강점은 프로젝트(파이프라인)를 공유하여 다른 사람들과 협업할 수 있다는 점입니다. 프로젝트를 연 후 상단의 파란색 Share 버튼을 클릭하면 공유 설정(Sharing Settings)이 열립니다. 여기서 프로젝트를 비공개에서 공유 상태로 변경하고 프로젝트에 팀원을 추가할 수 있습니다.
파이프라인을 공유받은 사람이 이미 Streak를 사용 중이라면 해당 프로젝트가 자동으로 목록에 나타납니다. 아직 Streak를 사용하지 않는 경우에는 파이프라인이 공유되었다는 내용과 함께 Streak 설치가 필요하다는 안내 이메일을 받게 됩니다.
Streak 고객 지원 활용 데모
Streak는 기능이 워낙 방대해서 글로 설명하기가 다소 어렵습니다. 실제 작동하는 모습을 직접 보면 훨씬 이해하기 쉽습니다. 다음은 고객 지원(Customer Support) 파이프라인에 적용한 Streak 데모 영상입니다.
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
추가 기능: Send Later와 스니펫(Snippets)
Streak에는 두 가지 더 유용한 기능이 포함되어 있습니다. 첫째, 이메일 발송 시간을 나중으로 예약할 수 있습니다. 둘째, 반복적으로 보내는 메시지를 스니펫으로 만들어 템플릿화하면 향후 이메일 작성 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
Streak를 직접 사용해 본 후 느낀 점을 알려주세요. Gmail이나 Chrome에서 활용할 만한 비슷한 도구를 알고 계시다면 함께 공유해 주세요!