맥 OS X의 기본 이메일 애플리케이션인 '메일(Mail)'은 생각보다 세련되고 기능이 풍부한 앱입니다. 클라우드 기반 서비스부터 데스크톱 클라이언트까지 수많은 이메일 앱을 사용해 봤지만, 결국 일상적인 이메일 관리에는 메일 앱으로 돌아오게 됩니다.
그중에서도 특별히 관리가 필요한 것이 바로 첨부 파일이 많은 이메일입니다. 중요한 파일들이 여기저기 흩어져 있다면 해당 메시지를 꼼꼼히 추적하는 것이 중요합니다. 반대로 더 이상 필요 없는 첨부 파일 메일은 과감히 삭제해야 소중한 디스크 공간이 낭비되지 않습니다.
메일 앱은 이러한 문제까지도 손쉽게 해결할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 지금부터 그 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
스마트 폴더로 첨부 파일 메일 한곳에 모으기
무수한 이메일 목록을 일일이 넘겨볼 필요 없이, 첨부 파일이 포함된 모든 메일을 하나의 스마트 메일함(Smart Mailbox)에 모을 수 있습니다. 스마트 메일함은 하나 이상의 필터 조건에 따라 자동으로 메일이 채워지는 자동 관리형 폴더입니다. 생성하려면 앱 왼쪽 하단의 플러스(+) 아이콘을 클릭하세요.
스마트 메일함에 알아보기 쉬운 이름을 붙인 뒤('첨부 파일'보다 좀 더 창의적인 이름도 좋습니다), 조건 드롭다운 목록에서 '첨부 파일 포함(Contains Attachment)'을 선택합니다. 스팸 메일이 스마트 메일함에 유입되지 않도록 '메일함에 없음(Message is not in Mailbox)' 같은 추가 조건을 하나 이상 설정할 수도 있습니다.
또는 이메일 계정이나 폴더별로 여러 개의 첨부 파일 전용 스마트 메일함을 만들어, 업무·가족·개인 용도의 첨부 파일을 깔끔하게 분류해 관리할 수도 있습니다.
특정 메일에서 첨부 파일만 제거하기
메일 앱의 단점 중 하나는 첨부 파일을 사용자가 인지하기 어렵게 디스크에 저장한다는 점입니다. 디스크 공간 낭비를 막으려고 대용량 첨부 파일이 달린 메일을 삭제하고 싶지만, 그 메일에 다른 중요한 정보가 담겨 있다면 어떻게 해야 할까요? 메일 앱은 메일 본문은 그대로 두고 첨부 파일만 골라 제거하는 기능을 제공합니다. 단, 가져오기 및 동기화 설정에 따라 첨부 파일이 컴퓨터뿐 아니라 메일 서버에서도 삭제될 수 있으니 주의해야 합니다!
방법은 간단합니다. 먼저 첨부 파일을 제거할 메일을 선택합니다. Shift 키를 누른 채 클릭하면 범위로 선택할 수 있고, Ctrl 키를 누른 채 클릭하면 개별 메일을 선택 항목에 추가할 수 있습니다. 그런 다음 상단 메뉴에서 '메시지(Message) → 첨부 파일 제거(Remove Attachments)'를 선택하면 됩니다.
로컬에 저장된 모든 첨부 파일 삭제하기
로컬에 저장된 첨부 파일을 처리하는 또 다른 방법도 있습니다. 메일 서버에서는 삭제하지 않고 디스크의 첨부 파일만 제거하는 것입니다(필요하다면 외장 디스크에 미리 백업해 두세요). 다만 이렇게 하면 나중에 메일 앱에서 해당 메일을 다시 열 때 첨부 파일이 재다운로드됩니다.
파인더(Finder)를 열고 이동 → 폴더로 이동을 선택합니다. 입력란에 /Users/USERNAME/Library/Mail/V2를 입력하고(USERNAME은 본인의 사용자 이름으로 교체), 이동 버튼을 누릅니다. 본인의 이메일 주소와 연결된 폴더를 연 뒤, 파인더 창 오른쪽 상단 검색창에 "name:attachments"를 입력합니다. 이때 위 스크린샷처럼 전체 컴퓨터가 아닌 현재 폴더를 대상으로 검색하도록 설정했는지 확인하세요.
검색 결과로 수많은 Attachment 폴더가 표시될 것입니다. 이 폴더들은 첨부 파일로 가득 차 있으며, 삭제하면 디스크 공간을 확보할 수 있고 외장 저장 장치로 옮겨 보관할 수도 있습니다.
메일 다운로드 탐색 및 관리하기
첨부 파일을 관리하는 가장 권장되는 방법은 컴퓨터의 특정 폴더에 저장해 두는 것입니다. 개별 메일이라면 첨부 파일 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 저장하면 됩니다. 여러 메일을 한꺼번에 처리하려면 메일을 모두 선택한 후 파일(File) → 첨부 파일 저장(Save Attachments)을 선택하면 포함된 모든 첨부 파일을 한 번에 디스크에 저장할 수 있습니다.
이렇게 하면 첨부 파일 스마트 메일함에서 모든 메일을 선택하기만 해도 첨부 파일을 컴퓨터에 저장하고 로컬에서 체계적으로 관리할 수 있습니다. 또는 이메일 주소나 폴더별로 스마트 메일함을 여러 개 만들어 첨부 파일을 추적하고, 각 스마트 메일함에서 첨부 파일을 순서대로 내보내 컴퓨터에도 동일한 폴더 구조를 구성할 수도 있습니다.
여러분은 메일 앱에서 첨부 파일이나 다른 이메일을 어떻게 관리하시나요? 아래 댓글로 여러분만의 팁과 요령을 공유해 주세요.