이메일 정리라고 하면 사람들은 흔히 폴더, 라벨, 필터, 중요 표시 같은 기능부터 떠올립니다. 물론 이런 기능들 자체는 훌륭합니다. 하지만 Gmail에는 수신되는 메일을 자동으로 정리해 주는 또 다른 강력한 기능이 숨어 있습니다. 바로 '별칭(alias)'입니다.
정리가 필요한 어떤 분야에서든 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다. 하나는 '사후 대응형'이고, 다른 하나는 '사전 예방형'입니다. 사후 대응형은 메일을 받은 후에 폴더를 옮기거나 삭제하고, 이름을 바꾸고, 태그를 다는 등 사용자가 직접 손을 써야 하는 방식입니다. 반면 사전 예방형은 스팸을 자동으로 삭제하는 필터처럼 메일이 도착하는 순간부터 알아서 정리해 주는 방식입니다.
Gmail의 별칭 기능은 후자에 해당하는 사전 예방형 장치로, 필터와 함께 작동해 받은 편지함을 최대한 깔끔하게 유지해 줍니다. 지금부터 별칭의 개념과 설정 방법, 그리고 실제 활용법까지 자세히 살펴보겠습니다.
Gmail 별칭이란 무엇인가?
먼저 별칭(alias)이란 무엇일까요? 별칭은 실제 이메일 주소를 변형한 형태로, Gmail이 필터의 조건 값으로 활용할 수 있는 주소입니다. 설명만 들으면 다소 어렵게 느껴질 수 있으니 예시를 통해 쉽게 이해해 보겠습니다.
예를 들어 내 이메일 주소가 johnsmith@gmail.com이라고 가정해 보겠습니다. 웹사이트나 포럼, 뉴스레터에 가입할 때 평소라면 이 주소를 그대로 입력하고 끝냈을 겁니다. 여기서 별칭이 등장합니다.
Gmail에서는 이메일 아이디 뒤에 플러스(+) 기호와 임의의 문자열을 붙여도 Gmail은 이를 동일한 주소로 인식합니다. 즉, 누군가 johnsmith+abc@gmail.com으로 메일을 보내도 내 받은 편지함으로 정상적으로 도착하며, johnsmith+test@gmail.com 역시 유효한 주소로 작동합니다.
플러스 기호 뒤에 붙는 문자열 전체가 바로 별칭입니다. 그렇다면 이 기능은 대체 어떤 점에서 유용할까요? 지금부터 그 활용법을 알아보겠습니다.
Gmail 별칭 활용 방법
몇 년 전 저는 특정 온라인 커뮤니티에서 매우 활발하게 활동하던 회원이었습니다. 당시에는 매일 개인 쪽지와 이메일이 오갔고, 포럼 시스템이 알림 메일을 계속 발송했습니다. 알림 자체는 유용해서 끌 수도 없는 노릇이었지만, 한편으로는 받은 편지함을 가득 채우고 있었습니다.
이때 Gmail 별칭을 활용해 이 문제를 깔끔하게 해결했습니다.
포럼에 등록된 이메일 주소를 myemail+forum@gmail.com으로 변경한 것입니다. 이렇게 하면 알림 메일이 모두 별칭 주소로 발송됩니다. 그다음 Gmail에서 이 별칭 주소로 온 메일을 특정 폴더(라벨)로 자동 이동시키는 필터를 만들면 끝입니다. 실제로 아주 매끄럽게 작동했습니다.
별칭은 거의 모든 상황에서 활용할 수 있습니다. 예를 들어 회사 업무용 메일에는 +work, 친구와 가족의 개인적인 메일에는 +personal이 붙은 주소를 알려주면 됩니다. 스팸을 보낼 가능성이 있는 서비스에 가입할 때는 +spam을 붙인 주소를 사용하는 것도 좋은 방법입니다.
게다가 별칭에는 숨은 장점이 하나 더 있습니다. 특정 별칭이 스팸봇에 유출되어 스팸이 쏟아지기 시작하면, 해당 별칭으로 오는 메일을 필터로 일괄 처리하고 새로운 별칭을 사용하면 됩니다. 새 이메일 계정을 만들 필요가 없으니 정말 편리합니다.
Gmail 별칭 설정 방법
먼저 Gmail 화면 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 설정(Settings) 메뉴로 들어갑니다. 각종 설정 옵션이 나타나면 필터(Filters) 탭으로 이동합니다.
하단의 새 필터 만들기(Create a New Filter)를 클릭하면 필터 조건을 입력할 수 있는 팝업 창이 나타납니다. 사람들이 앞으로 새 별칭 주소로 메일을 보내기 때문에, '받는사람(To)' 입력란에 별칭 주소(예: johnsmith+test@gmail.com)를 입력해야 합니다. 입력 후 이 검색결과로 필터 만들기(Create Filter With This Search)를 클릭해 다음 단계로 넘어갑니다.
다음 화면에는 새 별칭으로 들어오는 메일을 감지했을 때 Gmail이 실행할 수 있는 동작 목록이 표시됩니다. 특정 폴더로 분류하려면 라벨 적용(Apply the Label): 항목에 체크하고 원하는 라벨을 선택하면 됩니다. 마지막으로 필터 만들기(Create Filter)를 클릭하면 완료입니다.
모든 설정이 끝났습니다! 이제 별칭 주소로 발송된 메일은 지정한 라벨에 자동으로 분류됩니다. 여러 개의 별칭과 필터를 조합하면 어느새 받은 편지함이 깔끔하게 정리되어 있을 겁니다. 다만 각종 가입 양식을 작성할 때 별칭 주소를 직접 입력하는 것을 잊지 마세요! 또한 Gmail을 더 깊이 활용하고 싶다면 파워 유저를 위한 Gmail 활용 가이드도 함께 확인해 보시길 추천합니다.