이메일은 즉석 메시지 앱과 달리 격식이 필요한 업무나 공식적인 소통에 주로 사용됩니다. 이런 이메일에 서명(signature)을 추가하면 상대방에게 좋은 인상을 남기고 전문적인 느낌을 더할 수 있는 간단하면서도 효과적인 방법입니다.
Mac에 기본으로 탑재된 메일(Mail) 앱을 사용하면 하나 또는 여러 개의 서명을 만들고, 직접 삽입하거나 자동으로 추가되도록 설정할 수 있어 이메일에 개성을 담기가 아주 쉬워집니다.
이메일 서명이란?
이메일 서명은 보내는 모든 이메일 끝에 삽입되는 텍스트 블록입니다. 일반적으로 이름, 연락처, 개인 웹사이트 또는 소속 기관의 웹사이트, 직함 등이 포함됩니다.
메일 앱에서는 계정마다 서로 다른 서명을 만들 수 있고, 한 계정에 여러 개의 서명을 등록해 번갈아 사용하는 것도 가능합니다. 용도별로 여러 이메일 계정을 사용하고 있다면 특히 유용한 기능입니다.
메일 앱에서 이메일 서명 만드는 방법
서명을 만들기 전에 먼저 메일 앱에 동기화된 이메일 계정을 확인하세요. 메뉴 막대에서 Mail > 계정(Accounts)으로 이동하면 됩니다. Google이나 Microsoft 계정처럼 새 계정을 추가하고 싶다면 추가(+) 버튼을 클릭하고, 해당 계정을 선택한 후 화면의 안내에 따라 설정을 완료하세요.
준비가 되었다면 다음 단계에 따라 서명을 만들어 보세요.
- Mail > 환경설정(Preferences)으로 이동합니다.
- 서명(Signatures) 탭을 클릭합니다. 가운데 열에서 모든 서명(All Signatures) 또는 서명을 추가할 특정 계정을 선택한 뒤, 하단의 추가(+) 버튼을 누르고 서명 이름을 입력합니다. 이 이름은 이메일 작성 시 나타나는 서명 팝업 메뉴에 표시됩니다.
- 세 번째 열에 있는 미리보기 영역에 서명 내용을 입력합니다. 원하는 대로 서식을 꾸밀 수도 있습니다. Control 키를 누른 채 클릭하면 컨텍스트 메뉴가 열려 서식 수정, 링크 추가, 맞춤법 및 문법 검사까지 할 수 있습니다. 이미지를 미리보기 영역으로 드래그하면 서명에 이미지를 넣을 수 있습니다.
이것으로 끝입니다! 이제 다음 이메일을 작성할 때 이 서명을 선택해 사용할 수 있습니다.
참고로, 모든 기기에서 iCloud 메일을 사용 중이라면 서명을 수정했을 때 변경 사항이 다른 iCloud 기기에도 자동으로 반영됩니다. 확인하려면 시스템 환경설정 > Apple ID로 이동한 후 iCloud를 클릭하고 메일(Mail) 항목이 체크되어 있는지 살펴보세요.
서명 삭제하는 방법
특정 계정에서 서명을 삭제하려면 먼저 해당 계정을 선택한 후, 가운데 열의 삭제(–) 버튼을 클릭하면 됩니다. 모든 서명이 선택된 상태에서 서명을 삭제하면 그 서명을 사용 중인 모든 계정에서 한꺼번에 제거되니 주의하세요.
이메일에서 서명 제거하는 방법
더 이상 서명을 사용하지 않으려면 Mail > 환경설정으로 이동한 뒤, 하단의 서명 팝업 메뉴에서 없음(None)을 선택하세요.
작성 중인 이메일에서만 서명을 제거할 수도 있습니다. 메시지 작성 화면에서 제목 필드 아래의 서명 팝업 메뉴를 클릭하고 없음(None)을 선택하면 됩니다.
이메일에 서명을 수동 또는 자동으로 추가하는 방법
메일 앱에서는 서명을 자동으로 삽입하거나, 보유한 서명 중에서 직접 골라 넣을 수 있습니다. 자동으로 추가하려면 다음 단계를 따라 하세요.
- Mail > 환경설정으로 이동한 후 서명(Signatures)을 선택합니다.
- 계정을 선택한 뒤 아래의 서명 팝업 메뉴를 클릭하고 원하는 이메일 서명을 고릅니다. 서명이 두 개 이상이라면 무작위(At Random)를 선택해 무작위로 번갈아 사용하거나, 순차적으로(In Sequential Order)를 선택해 순서대로 적용할 수도 있습니다.
좀 더 개인화된 느낌을 원한다면, 이메일을 보낼 때 서명을 직접 선택해 추가하는 방법도 좋습니다. 이메일 작성 중 제목 필드 아래의 서명 팝업 메뉴에서 원하는 서명을 선택하기만 하면 됩니다.
원하는 서명이 목록에 보이지 않는다면 해당 계정에 서명이 등록되어 있지 않은 것일 수 있습니다. 서명 편집(Edit Signatures)을 클릭하면 메일 환경설정의 서명 화면으로 이동하니, 계정에 서명이 제대로 들어 있는지 다시 확인해 보세요.
서명으로 이메일에 프로페셔널한 느낌 더하기
이메일 마지막에 서명을 붙이는 것은 자신의 브랜드와 이미지를 구축하는 좋은 방법입니다. 메일 앱을 활용하면 이메일에 서명을 추가할 수 있을 뿐만 아니라, 필요에 따라 손쉽게 수정하고 관리할 수 있어 더욱 편리합니다.