"이메일 처리하는 시간이 하루 중 가장 행복한 순간이에요."라고 말하는 사람은 아무도 없습니다.
인박스 제로를 목표로 삼지 않더라도 이메일은 언제나 스트레스의 원인이 됩니다. 이메일 자체를 없애버릴 계획이 아니라면, 이를 잘 관리하기 위한 팁은 최대한 많이 알아두는 것이 좋습니다. 오늘은 누구나 바로 실천할 수 있는 이메일 스트레스 해소법 여섯 가지를 소개합니다.
1. 이메일 예약 발송 활용하기
Boomerang, SndLatr 같은 앱을 사용하면 이메일을 원하는 시각에 자동으로 발송되도록 예약할 수 있습니다. 가장 눈에 띄는 장점은 한가한 시간에 미리 여러 이메일을 작성해 두었다가, 내가 정한 시간에 일괄 발송할 수 있다는 점입니다.
하지만 숨겨진 장점이 하나 더 있습니다. 바로 수신자가 보게 될 타임스탬프를 내 마음대로 통제할 수 있다는 것입니다. 이것이 왜 유용한지 이해하려면 먼저 스스로에게 다음 질문을 던져 보세요.
- 사람들이 내 이메일의 타임스탬프를 보고 '지금 온라인 상태구나'라고 생각하나요?
- 그래서 실제로는 불가능한데도 통화나 채팅이 가능하다고 추측하나요?
- 타임스탬프가 자정을 가리키느라 업무 방식에 대해 지적이나 질문을 받은 적이 있나요?
위 질문 중 하나라도 '예'라고 답했다면, 불편한 시간대에 이메일과 메신저 알림에 시달리고 있을 가능성이 큽니다. 심지어 자신의 업무 방식을 설명하는 불필요한 대화까지 해야 할 수도 있습니다.
이 문제를 똑똑하게 해결하는 방법이 있습니다. PC 유지보수처럼 집중력이 크게 필요 없는 작업을 하는 시간대로 이메일 발송을 예약해 두세요. 그러면 실제 업무 시간은 비공개로 유지하면서도, 상대방이 자연스럽게 '이 사람과 대화 가능한 시간'을 알도록 유도할 수 있습니다.
2. 수신자 주소 입력은 맨 나중에
누구나 겪어본 경험입니다. 미처 다 쓰지 않은 이메일을 실수로 보내기 버튼을 눌렀거나, 감정적으로 쓴 메일을 발송했다가 나중에 후회한 적이 있을 것입니다.
Gmail처럼 '전송 취소(Undo Send)' 기능을 제공하는 메일 앱도 있지만, 이 기능도 최대 30초라는 제한이 있습니다. 게다가 이미 발송된 메일을 받은 사람이 '안 읽은 것으로' 되돌려 달라고 요청할 수는 없습니다.
이런 낭패와 손톱 깨물기를 피하는 간단한 방법이 있습니다. 이메일을 쓰기 시작할 때 수신자 주소를 입력하지 않는 것입니다. 주소 입력은 맨 마지막으로 미루세요. 그러면 주소 칸이 곧 '보내기 전에 내용을 꼼꼼히 확인하라'는 리마인더 역할을 해줍니다. 설령 실수로 보내기를 누르더라도, 수신자 주소가 비어 있는 이상 메일은 어디로도 전송되지 않으니 안심할 수 있습니다.
3. 원치 않는 이메일 차단하고 필터링하기
가끔 도착하는 성가시거나 무용지물인 이메일 몇 개는 삭제하는 데 부담이 되지 않습니다. 하지만 이런 메일이 매일 끊임없이 밀려온다면 이야기가 달라집니다. 시간과 집중력을 상당 부분 빼앗기게 됩니다.
한마디로 인박스에 있는 것은 결국 머릿속에 있는 것입니다. 굳이 필요하지도 않은 정보로 소중한 정신적 공간을 채우고 싶지는 않을 텐데, 이메일은 특히 더 그렇습니다.
원치 않는 메일을 거르는 필터를 만들고, 해당 주소를 차단하는 체계를 갖춰 두세요. 사용하는 메일 서비스나 데스크톱 클라이언트에 따라 설정 방법이 다르니 확인이 필요합니다.
Gmail이라면 메일 창의 더보기(More) 드롭다운 메뉴 안에 필터 생성 및 발신자 차단 기능이 숨어 있습니다.
차단된 주소에서 오는 메일은 곧바로 스팸 폴더로 이동합니다. 또한 설정 > 필터 및 차단된 주소에서 Gmail 필터를 만들거나 차단을 해제할 수도 있습니다. 이참에 애초에 인박스가 어수선해지지 않도록 할 수 있는 다른 방법들도 함께 살펴보면 좋습니다.
4. Windows 시작 화면에 자주 쓰는 이메일 고정하기
글쓰기 가이드라인 관련 메일을 종종 다시 참조하는 경우가 있습니다. 자주 열어봐야 하는 애용 이메일이 있다면 별표 표시만 해두는 것보다, Windows 10 사용자라면 시작 화면에 고정하는 것이 더 빠른 접근 방법입니다.
메일 앱을 연 뒤 시작 화면에 추가하고 싶은 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, 컨텍스트 메뉴에서 시작 화면에 고정(Pin to start)을 선택하세요. 개별 이메일 계정 자체를 시작 화면에 고정하는 것도 가능합니다.
Windows 7이나 8에서 시작 메뉴에 고정하려면 먼저 해당 이메일을 컴퓨터에 저장한 뒤, 저장된 위치로 이동해 파일을 시작 메뉴 버튼 위로 드래그 앤 드롭하면 됩니다. 이후 시작 메뉴를 열면 해당 이메일이 고정 항목으로 표시됩니다.
저장한 이메일 파일을 작업 표시줄의 Outlook 아이콘 위로 끌어다 놓으면, 아이콘 우클릭 시 나타나는 컨텍스트 메뉴에도 이메일을 고정할 수 있습니다.
5. 이메일 검색 능력 갈고닦기
인박스를 잘 정리해 둔 사람이라면 대부분의 사람보다 원하는 메일을 더 빨리 찾을 수 있습니다. 하지만 진짜 시간과 골칫거리를 줄여주는 것은 검색을 능숙하게 활용하는 능력입니다. 레이블과 검색 연산자 같은 기능을 적극적으로 활용해 검색 범위를 좁혀 보세요.
Gmail에는 고급 검색 옵션이 있습니다. 검색 버튼 옆의 작은 화살표를 클릭하면 세부 조건을 지정할 수 있는 창이 열립니다.
검색 연산자의 효용을 보여주는 예시를 들어 보겠습니다. Greg라는 친구가 Gmail 첨부파일로 보낸 PNG 사진들을 찾고 싶다고 가정해 봅시다.
단순히 greg로 검색해 그가 보낸 메일을 모두 불러낸 다음 일일이 훑어볼 수도 있습니다. 하지만 greg has:attachment filename:.png 같은 검색어를 사용하면 훨씬 빠르고 효율적으로 원하는 사진을 찾아낼 수 있습니다.
6. 과감히 전화기 들기
때로는 짧은 통화 한 번이 긴 이메일 왕복 수십 번을 대신할 수 있습니다. 핵심은 어떤 주제가 이메일보다 전화로 처리하는 편이 나은지 판단하는 것입니다. 단, 통화가 본론에서 벗어나지 않도록 단호하게 유지해야 합니다. 그렇지 않으면 5분으로 예상했던 통화가 한나절 잡담으로 번질 수 있습니다.
통화를 걸기 전에 논의하고 싶은 포인트를 아주 짧게 정리한 목록을 준비하세요. 짧은 통화로 다루기엔 논의할 내용이 너무 많다면, 과감히 이메일이나 별도의 예약 회의로 미루는 것이 현명합니다.
인박스 제로, 때로는 작별해도 괜찮습니다
저도 인박스 제로를 달성해 본 적이 있고, 업무 흐름이 개선되었기 때문에 그 경험이 좋았습니다. 하지만 누가 그렇게 권하든, 반드시 달성해야 할 의무 같은 목표로 여길 필요는 없습니다.
빈 인박스가 자신에게 맞지 않는다면, 그 추구를 멈추거나 건너뛰어도 괜찮습니다. 어깨에서 무거운 짐이 내려간 듯한 해방감을 느낄지도 모릅니다.
다만 매일의 성급한 정리 작업을 접기로 했다 하더라도, 최소한의 이메일 정리 노력은 계속하세요. 그렇지 않으면 인박스가 감당 불가능한 상태로 방치되며 오히려 하루에 더 큰 스트레스를 더하게 됩니다.
우리는 빈 인박스를 향해 분투하기 시작했고, 이 홍수 같은 메일을 빠르게 처리할 수 있는 가장 효율적인 전략을 찾았습니다. 20분 안에 답장하는 것이 하나의 이상적 기준이 되었습니다. 하지만 저는 다른 대안을 제안하고 싶습니다. 모든 사람이 이메일로 쉽게 연락받을 필요는 없습니다. 하루 종일 고객을 응대하거나 자잘한 지침을 갈구하는 큰 팀을 관리하는 사람처럼, 이 능력이 핵심인 사람들은 전문가 수준이 되어야 합니다. 하지만 프로그래머, 작가, 광고 전문가, 교수 같은 사람들은 자신의 핵심 가치와 무관한 다른 능력에 서툰 것만큼이나 이메일에 서툴러도 자유로울 권리가 있습니다. ~ Cal Newport, 『It's Okay to Be Bad at E-mail』
이제 새로운 이메일 습관을 시작할 때
홍보 메일 구독 해지, 미리 만든 답변(템플릿) 활용, 이메일에서 규칙적으로 휴식하기 같은 대중적인 팁도 실용적이고 유용합니다. 하지만 진정한 '이메일의 선(禪)'을 가져다주는 것은 위에서 소개한 것 같은 사소한 변화들입니다.
여러분은 인박스를 다루는 방식을 바꾼 어떤 간단한 요령 덕분에 이메일 스트레스가 줄었나요? 댓글로 경험을 공유해 주세요!