이메일을 다루는 것은 내 하루 중 가장 좋은 부분입니다. 아무도 말한 적이 없습니다.
이메일은 받은 편지함 0을 추구하지 않더라도 스트레스를 받습니다. 물론 이메일을 완전히 없앨 계획이 아니라면 최신 정보를 얻을 수 있는 모든 팁이 필요합니다. 오늘은 이메일 관련 스트레스를 줄이는 데 도움이 되는 6가지 팁을 알려 드리겠습니다.
1. 대량 이메일 예약
이 팁에는 여러분이 생각하는 것과 다른 이유가 있습니다. Boomerang 및 SndLatr과 같은 앱을 사용하면 나중에 이메일을 예약할 수 있습니다. 여기에 그 명백한 이점이 있습니다. 편리한 시간에 미리 여러 이메일의 초안을 작성하고 선택한 시간에 자동으로 보내도록 할 수 있습니다.
숨겨진 여기서의 이점은 스케줄러를 사용하여 이메일 수신자에게 표시되는 타임스탬프를 제어할 수 있다는 것입니다 . 이것이 어떻게 유용할 수 있는지 보겠습니다. 하지만 먼저 다음과 같이 자문해 보십시오.
- 사람들이 귀하의 이메일에 있는 타임스탬프를 보고 귀하가 온라인 상태라고 가정합니까?
- 이를 토대로 귀하가 통화/채팅을 할 수 있다고 가정합니까(귀하가 없을 때)?
- 타임 스탬프가 자정을 나타내기 때문에 사람들이 귀하의 작업 습관에 대해 언급하거나 질문합니까?
예라고 답한 경우 이러한 질문 중 일부 또는 전부에 대해 불편한 시간에 이메일 및 IM 중단에 시달렸을 것입니다. 워크플로에 대해 불필요한 토론을 해야 한다고 느낄 수도 있습니다.
이 문제를 해결하는 현명한 방법이 있습니다. 일반적으로 PC 유지 관리와 같이 주의가 덜한 작업에 할애하는 시간에 이메일을 예약하세요. 그렇게 하면 실제 근무 시간이 비밀로 유지되고 채팅할 수 있을 때 사람들이 학습하도록 유도할 수 있습니다. .
2. 이메일 주소 필드를 비워 둡니다
우리는 모두 거기에 있었습니다. 실수로 보내기를 눌렀습니다. 미완성 이메일을 보내거나 욕설을 퍼붓고 나중에 후회합니다.
모든 이메일 앱에 Gmail과 같은 보내기 취소 기능이 있는 것은 아니며 이 기능에도 30초의 상한선이 있습니다. 게다가 이메일을 잘못 보냈다는 이유만으로 이메일 수신자를 "읽지 않음"으로 보낼 수 없습니다.
다음은 이러한 이메일 혼란과 손톱 물어뜯는 것을 피하기 위한 간단한 트릭입니다. 이메일 작성을 시작할 때 이메일 주소를 추가하지 마세요. 마지막으로 저장합니다. 작성한 모든 내용을 다시 확인하라는 알림 역할을 합니다. 보내기를 누르더라도 , 받는 사람의 주소를 입력할 때까지 해당 이메일이 아무데도 가지 않기 때문에 걱정할 필요가 없습니다.
3. 원치 않는 이메일 차단 또는 필터링
이상한 짜증나거나 쓸모없는 이메일을 삭제하는 데 많은 시간이 걸리지 않습니다. 하지만 그런 이메일을 매일 꾸준히 받으면 많은 시간과 관심을 소비하게 됩니다.
받은편지함에 있으면 마음에 들어요라고 가정해 보겠습니다. . 또한 모든 이메일 중에서 원하지 않거나 필요하지 않은 내용이 마음의 공간을 차지하는 것을 원하지 않습니다.
원치 않는 이메일을 필터링하고 그러한 메일을 보내는 이메일 주소를 차단하는 시스템을 마련하십시오. 사용하는 이메일 서비스 또는 데스크톱 이메일 클라이언트를 기반으로 이 작업을 수행하는 방법을 찾아야 합니다.
Gmail에서는 더보기에 숨겨진 필터 및 발신자 차단 기능을 찾을 수 있습니다. 이메일 메시지의 드롭다운:
차단된 주소에서 들어오는 이메일은 바로 스팸 폴더로 이동합니다. 설정> 필터 및 차단된 주소를 통해 Gmail 필터를 만들고 발신자 차단을 해제할 수도 있습니다. 작업을 하는 동안 이메일이 받은편지함을 복잡하게 만드는 것을 방지하기 위해 무엇을 할 수 있는지 먼저 알아보세요.
4. Windows의 시작 화면에 이메일 고정
나는 때때로 가이드라인 작성과 관련된 몇 가지 이메일을 언급하고 있음을 발견합니다. 자주 액세스해야 하는 즐겨찾는 이메일이 몇 개 있는 경우 별표 표시된 상태로 유지할 수 있습니다. 그러나 Windows 10을 사용하는 경우 빠른 액세스를 위해 해당 항목을 시작 화면에 고정하는 더 좋은 방법입니다.
메일 앱을 열고 시작 화면에 추가하려는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 상황에 맞는 메뉴에서 시작하려면 고정을 클릭합니다. 개별 이메일 계정을 시작 화면에 고정할 수도 있습니다.
Windows 7 또는 8의 시작 메뉴에 이메일을 고정하려면 먼저 이메일을 컴퓨터에 저장하세요. 이제 저장된 위치로 이동하여 이메일을 시작 메뉴 버튼으로 끌어다 놓습니다. 완료? 시작 메뉴를 열면 해당 이메일이 고정된 항목으로 표시됩니다.
저장된 이메일을 작업 표시줄 아이콘으로 드래그하여 작업 표시줄에 있는 Outlook 아이콘의 컨텍스트 메뉴에 이메일을 고정할 수도 있습니다.
5. 마스터 이메일 검색
잘 정리된 받은 편지함이 있으면 대부분의 사람들보다 더 빨리 올바른 메일을 찾을 수 있습니다. 그러나 실제로 많은 시간과 골칫거리를 절약하는 것은 이메일 검색을 똑똑하게 하는 것입니다. 라벨 및 검색 연산자와 같은 이메일 기능 활용 검색 범위를 좁히십시오.
Gmail에는 검색 버튼 옆에 표시되는 작은 화살표를 클릭하여 불러올 수 있는 몇 가지 고급 검색 옵션이 있습니다.
다음은 검색 연산자를 사용하여 올바른 메시지를 찾을 때의 이점을 보여주는 예입니다. Greg라는 친구가 Gmail에서 이메일 첨부 파일로 보낸 많은 PNG 사진을 찾고 있다고 가정해 보겠습니다.
greg을 검색할 수 있습니다. 그가 보낸 이메일을 불러온 다음 결과를 스캔하여 원하는 이메일을 찾습니다. 그러나 해당 사진을 찾는 더 빠르고 효과적인 방법은 greg has:attachment filename:.png와 같은 쿼리를 사용하는 것입니다. .
6. 전화 받기
경우에 따라 빠른 전화를 통해 많은 이메일을 주고받을 수 있습니다. 핵심은 이메일보다 전화 통화로 더 잘 처리되는 주제를 식별하는 것입니다. 대화를 요점으로 유지해야 합니다. , 그렇지만. 그렇지 않으면 생각했던 5분의 대화가 헛소리로 바뀔 수 있습니다.
전화를 걸기 전에 의논하고 싶은 아주 짧은 요점 목록을 준비하세요. 짧은 통화에 담을 수 있는 것보다 더 많은 논의가 있는 것 같으면 이메일이나 예약된 회의를 위해 저장하십시오.
Inbox Zero에 작별인사를 전하세요. 만약…
받은 편지함 0에 도달했고 작업 흐름을 개선했기 때문에 만족합니다. 하지만 누가 그렇게 추천한다고 해서 반드시 도달해야 하는 대상은 아닙니다.
빈 받은편지함이 마음에 들지 않으면 언제든지 중지하거나 검색을 건너뛰십시오. 어깨에서 무거운 짐을 내려놓은 듯한 느낌이 들 수도 있습니다.
바쁜 일상 정리를 포기하기로 결정했더라도 이메일을 정리하기 위해 노력하세요. . 그렇지 않으면 받은편지함을 관리할 수 없게 되어 하루에 더 많은 스트레스를 받게 됩니다.
<블록 인용>우리는 이 홍수를 신속하게 처리하기 위해 빈 받은편지함과 가장 효율적인 가능한 전략을 찾기 위해 노력하기 시작했습니다. 20분 응답 시간이 열망의 표준이 되었습니다. 하지만 저는 대안을 제안하고 싶습니다. 모든 사람이 이메일로 쉽게 연락할 필요는 없습니다. 하루 종일 고객을 상대하거나 빈번한 응답을 원하는 대규모 팀을 관리하는 사람과 같은 일부 사람들은 지도, 이 기술의 전문가여야 합니다. 그러나 컴퓨터 프로그래머, 작가, 광고 전문가 및 교수와 같은 다른 사람들은 자신의 핵심 가치 제안과 관련이 없는 다른 기술에 대해 짜증을 내는 것처럼 전자 메일을 마음껏 즐겨야 합니다.~ Cal Newport, 이메일을 잘 사용하지 않아도 괜찮습니다.
새로운 이메일 습관이 필요한 때입니다.
프로모션 메일 수신 거부, 미리 준비된 답변 사용, 이메일 중단 등을 알려주는 인기 있는 이메일 팁은 실용적이고 유용합니다. 그러나 위에 나열된 것과 같은 작은 변경으로 인해 이메일이 전송됩니다.
받은편지함 처리 방식을 변경하여 이메일 스트레스를 줄여준 간단한 방법은 무엇입니까? 댓글로 알려주세요!