이메일 서명은 자신에 대한 중요한 정보를 전달할 수 있는 강력한 도구입니다. 좋은 서명에는 필요한 연락처 정보가 담겨 있어야 하며, 텍스트가 너무 많거나 적으면 오히려 역효과를 낼 수 있습니다.
Outlook을 사용한다면 보내는 이메일의 종류에 따라 여러 개의 서명을 활용해 볼 수 있습니다. 파일 > 옵션으로 이동한 뒤 왼쪽 메뉴에서 메일 탭을 선택하고, 서명... 버튼을 클릭하면 서명 대화상자가 열립니다.
여러 개의 서명 만들기
대화상자에서 새로 만들기 버튼을 사용하면 여러 개의 서명을 생성할 수 있으며, 각 서명은 목록에 새 항목으로 추가됩니다. 오른쪽에는 새 메시지와 회신/전달 선택 항목이 있는데, 여기서 메시지 유형별로 특정 서명을 지정할 수 있습니다.
예를 들어 새 메시지에는 전체 연락처 정보를 포함하고, 회신에는 이름과 직함만 담을 수도 있습니다. 이렇게 하면 이메일 스레드가 깔끔하게 유지됩니다. 생각해 보세요. 두 단어짜리 짧은 답장에 일곱 줄짜리 서명이 붙어 있다면 인상이 좋지 않겠죠?
서명은 원하는 대로 자유롭게 조정하세요. 적용하지 않고 여러 버전을 만들어 둘 수도 있으니 부담 없이 실험해 보는 것도 좋습니다. 이 기능을 잘 활용하면 상황과 상대방에게 꼭 맞는 정보를 전달할 수 있고, 이메일이 한층 더 전문적으로 보이게 됩니다.
각 상황에 맞는 서명을 준비했다면, 그 서명이 엉뚱한 인상을 주고 있지 않은지도 점검해 보세요.
여러분은 이메일 서명에 어떤 변화를 주셨나요? 최근에 본 어색한 서명 사례가 있다면 아래 댓글로 공유해 주세요!