많은 사람들에게 오래된 이메일을 보관하고 백업하는 것은 복잡하고 극복할 수 없는 것처럼 보이지만 특히 Outlook 사용자인 경우에는 그리 복잡할 필요가 없습니다.
Microsoft Outlook은 전자 메일을 PST 또는 OST 파일이라는 데이터 파일에 저장합니다. PST는 Personal Storage Table의 약자이고 OST는 Offline Storage Table의 약자입니다. 두 경우 모두 이 파일에는 Outlook 클라이언트에 로드된 계정에서 주고받은 모든 이메일이 포함됩니다.
이메일 보관 및 백업은 Outlook에서 오래된 이메일을 특수 파일로 보관하도록 설정한 다음 해당 파일을 장기간 보관할 수 있는 안전한 위치에 보관하도록 일정을 설정하기만 하면 됩니다. 이 문서에서는 이 프로세스가 얼마나 간단한지 알 수 있습니다.
Outlook 단독 사용
Gmail 및 Yahoo와 같은 온라인 이메일 클라이언트를 사용하는 것만으로도 평생을 보낼 수 있으며 데스크톱 이메일 클라이언트는 전혀 사용하지 않을 수 있습니다. 그러나 온라인 계정을 정리할 시간이 많지 않은 매우 바쁜 사람이라면 받은 편지함에 수천 개의 이메일이 포함되는 데 그리 오랜 시간이 걸리지 않을 것입니다.
Outlook과 같은 클라이언트의 장점은 모든 이메일을 Outlook 클라이언트로 로드하여 해당 온라인 계정의 부담을 줄일 수 있다는 것입니다. 이렇게 하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- Outlook 클라이언트를 열지 않으면 이메일이 온라인 계정에 남아 모바일 장치에서 계속 액세스할 수 있습니다.
- Outlook으로 이메일을 열면 이메일이 다운로드되어 로컬 데이터 파일에 저장됩니다.
- 이메일이 Outlook에 있으면 Outlook의 자동화 기능을 사용하여 중요한 이메일을 보관처리할 수 있습니다.
이렇게 하면 Google 및 Yahoo와 같은 온라인 계정의 여유 공간을 확보하여 데이터 저장 한도에 도달하고 추가 저장 공간에 대한 비용을 지불해야 하는 상황을 방지할 수 있습니다.
파일 >을 클릭하여 이러한 계정을 Microsoft Outlook 클라이언트에 추가할 수 있습니다. 계정 설정 을 클릭한 다음 계정 설정을 클릭합니다. 그 아래로 내려가는 옵션입니다.
전자 메일 탭에서 계정(또는 Exchange 서버)에 대한 모든 POP3 또는 IMAP 설정을 알고 있는 한 원하는 만큼 전자 메일 계정을 추가할 수 있습니다. Outlook에서 모든 것을 설정하는 것은 이 기사의 범위를 벗어납니다. 그러나 Brad는 최근에 이메일을 사용하여 보다 효과적으로 Outlook 클라이언트를 설정할 수 있는 방법을 다루었습니다.
자동화된 이메일 아카이브 만들기
Outlook 클라이언트에 이메일을 제공하는 이메일 계정이 여러 개 있다고 가정하면 다음 단계는 이전 파일을 보관하는 것입니다.
이 예에서는 1년 이상 된 모든 MakeUseOf 이메일을 보관처리하겠습니다. 이렇게 하려면 파일>로 이동하여 해당 이메일을 저장할 보관 파일을 만듭니다. 계정 설정 위에서 했던 것처럼 하지만 이번에는 데이터 파일을 클릭합니다. 탭.
추가...를 클릭합니다. 이전에 보관된 이메일을 저장할 새 데이터 파일의 이름을 지정합니다.
아무도 몰래 찾아와서 파일을 열 수 없도록 오래된 이메일을 보호하려면 암호 보호를 포함하는 확인란을 클릭하십시오. 특히 해당 이메일에 비즈니스 데이터나 아는 사람에 대한 개인 정보가 포함된 경우 이는 좋은 방법입니다.
오래된 이메일에 대해 자동 보관을 설정하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째 방법은 파일>로 이동하는 것입니다. 정리 도구 > 보관처리...
여기에서 이메일을 보관할 받은 편지함을 선택하고 보관할 기간을 정의한 다음 위 단계에서 방금 생성한 보관 데이터 파일을 찾아볼 수 있습니다.
두 번째 방법은 Outlook 클라이언트 내에서 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 클릭하는 것입니다. , 자동 보관으로 이동합니다. 탭.
이 창에서는 개월 단위로 임계값을 지정하여 받은 편지함에 이메일을 보관할 시기를 구성할 수도 있습니다. 이전 항목을 다음으로 이동...을 선택합니다. 위의 단계에서 생성한 데이터 파일을 찾습니다.
새로 가져온 계정 보관
위의 내용을 읽은 후 가장 먼저 할 일은 Outlook을 즉시 설치하고, 즐겨찾는 계정을 모두 클라이언트에 추가하고, 시간이 지남에 따라 해당 온라인 계정에 축적된 수천 개의 이메일을 가져오는 것입니다.
엄청난! 단... 작동하지 않습니다.
자동 보관은 자동 보관을 설정한 순간부터 수신하는 모든 이메일을 위한 것입니다. Outlook은 이메일의 "수정" 날짜를 사용하기 때문입니다. 온라인 계정에서 10,000개 이상의 이메일을 가져올 때 어떤 일이 발생하는지 추측해 보십시오. 짐작하셨겠지만 모든 이메일에는 오늘의 "수정된" 날짜가 표시됩니다.
그러면 그 이메일은 어떻게 합니까? 글쎄, 당신은 아카이브 데이터 파일로 수동으로 이동할 수 있습니다.
보관하고 싶은 오래된 이메일이 모두 있는 받은 편지함으로 이동하여 모든 이메일을 강조 표시한 다음 해당 이메일을 위해 생성한 보관함으로 끌어다 놓기만 하면 됩니다.
보관하려는 이메일 수에 따라 시간이 매우 오래 걸릴 수 있습니다. 하지만 아래와 같은 상태 창을 볼 수 있으니 커피 한 잔 마시고 시간을 가지세요.
아카이브 관리
해당 이메일 보관을 완료하면 이메일 보관함을 구성하려는 방법에 따라 사용할 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다.
- 옵션 1 :아카이브 파일의 이름을 지정할 때 작년의 이름을 지정하십시오. 매년 말에 아카이브를 닫고(아래 참조) 새 아카이브 파일을 만듭니다.
- 옵션 2 :단일 아카이브 파일을 만들고 자동 아카이브를 설정하여 해당 아카이브에 6개월 이상 된 모든 것을 아카이브한 다음 잊어버리십시오.
각 접근 방식에는 장단점이 있습니다. 두 번째 옵션은 간단히 설정하고 잊어버릴 수 있는 몇 개의 이메일만 보관할 때 유용합니다. 그러나 아카이브 파일의 저장 공간이 부족하면 다시 찾아올 것입니다. 첫 번째 옵션을 사용하면 Outlook 클라이언트에서 아카이브 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 아카이브를 닫는 것을 매년 기억해야 합니다.
그런 다음 이 PST 파일을 안전하게 보관하기 위해 다른 위치로 이동할 수 있습니다. Outlook 데이터 파일의 기본 위치는 /Documents/Outlook Files/입니다. 폴더.
닫힌 아카이브 파일을 /Documents/Outlook Files/2014 Archives/로 이동할 수 있습니다. -- 또는 더 나은 방법은 보관된 오래된 이메일을 Dropbox 또는 Google 드라이브 계정과 같은 오프사이트 클라우드 저장소 위치에 복사하는 것입니다. 화재가 발생한 경우(또는 PC 하드 드라이브가 파손된 경우) 오래된 이메일을 잃어버리지 않았기 때문에 이것은 훨씬 더 나은 옵션입니다.
보관된 이메일로 채워진 데이터 파일을 다시 불러와야 하는 경우 /Documents/Outlook Files/에 다시 복사하세요. 디렉토리에서 Outlook으로 이동한 다음 동일한 데이터 파일에서 데이터 파일을 만든 탭에서 추가..를 사용할 수 있습니다. 버튼을 눌러 저장된 보관 파일을 찾아 Outlook 클라이언트에 다시 추가하면 모든 이전 이메일을 다시 찾아볼 수 있습니다.
백업된 이메일만이 안전한 이메일입니다
여기서 핵심은 온라인 계정을 제어하는 것이며 Outlook이 도움이 될 수 있습니다. 첫 번째 단계는 Outlook 클라이언트를 해당 온라인 계정에 연결하는 것입니다. 다음 단계는 당신이 아무렇게나 모아 놓은 오래된 이메일을 모두 수동으로 아카이브 파일로 복사하고 안전한 장소에 저장하는 것입니다.
마지막이자 마지막 단계는 받은 편지함을 깨끗하게 유지하도록 Outlook 클라이언트에서 자동 보관을 구성하는 것입니다. 오래된 이메일을 자동으로 다른 데이터 파일에 보관하여 클라이언트가 잘 작동하는지 확인합니다. 더 작은 데이터 파일로 작업하면 받은 편지함을 빠르고 효율적으로 유지할 수 있습니다.
Outlook을 기본 이메일 클라이언트로 사용한 적이 있습니까? 가장 중요하고 저장된 이메일을 백업하는 데 얼마나 쉽게 도움이 되는지 알게 되었으니 이제 시도해 보시겠습니까? 아래 댓글 섹션에서 여러분의 생각을 공유해 주세요!