오래된 이메일을 보관하고 백업하는 일은 많은 사람들에게 복잡하고 어려운 작업처럼 느껴집니다. 하지만 실제로 그렇게 어렵지 않습니다. 특히 Microsoft Outlook 사용자라면 더욱 그렇습니다.
Microsoft Outlook은 이메일을 PST 또는 OST라는 데이터 파일에 저장합니다. PST는 Personal Storage Table(개인 저장 테이블)의 약자이고, OST는 Offline Storage Table(오프라인 저장 테이블)의 약자입니다. 두 파일 모두 Outlook 클라이언트에 등록된 계정에서 주고받은 모든 이메일을 담고 있습니다.
이메일을 보관하고 백업하는 것은 결국 오래된 이메일을 특정 파일로 자동 저장하도록 Outlook을 설정하고, 해당 파일을 안전한 장소에 정기적으로 옮기는 일정을 잡는 것만으로 완성됩니다. 이 글에서 그 과정이 얼마나 간단한지 하나씩 살펴보겠습니다.
Outlook만으로 이메일 관리하기
Gmail이나 Yahoo 같은 웹메일 클라이언트만 사용해 평생을 보낼 수도 있습니다. 하지만 바쁜 나날을 보내느라 온라인 계정을 정리할 시간이 없다면, 받은 편지함에는 어느새 수천 통의 이메일이 쌓여 있게 됩니다.
Outlook 같은 데스크톱 클라이언트의 장점은 온라인 계정에 쌓인 이메일을 로컬로 옮겨 부담을 덜 수 있다는 점입니다. 이렇게 하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- Outlook 클라이언트를 열지 않으면 이메일은 온라인 계정에 그대로 남아 있어 모바일 기기에서도 계속 확인할 수 있습니다.
- Outlook에서 이메일을 열면 해당 메일이 다운로드되어 로컬 데이터 파일에 저장됩니다.
- 이메일이 Outlook에 들어오면 자동 보관 기능을 활용해 중요한 메일을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
이를 통해 Google이나 Yahoo 계정의 저장 용량을 확보할 수 있고, 추가 스토리지 요금을 내야 하는 상황도 예방할 수 있습니다.
계정을 Microsoft Outlook 클라이언트에 추가하려면 파일 > 계정 설정을 클릭한 뒤, 아래에 나타나는 계정 설정 옵션을 선택하세요.
전자 메일 탭에서는 POP3 또는 IMAP 설정(또는 Exchange 서버) 정보만 알고 있다면 원하는 만큼 여러 이메일 계정을 추가할 수 있습니다. 계정 연동 방법에 대한 자세한 내용은 이 글의 범위를 벗어나므로, Outlook을 더 효율적으로 활용하는 별도의 가이드를 참고하시기 바랍니다.
자동 이메일 보관 설정하기
여러 이메일 계정이 Outlook 클라이언트로 메일을 가져오도록 설정했다면, 다음 단계는 오래된 메일을 자동으로 보관하는 것입니다.
예를 들어 1년 이상 지난 MakeUseOf 관련 메일을 모두 보관한다고 가정해 보겠습니다. 먼저 보관 파일을 생성해야 합니다. 앞서와 마찬가지로 파일 > 계정 설정으로 이동한 뒤, 이번에는 데이터 파일 탭을 클릭하세요.
추가... 버튼을 누르고, 오래된 보관 이메일을 저장할 새 데이터 파일의 이름을 지정합니다.
아무나 파일을 열어 훔쳐보지 못하게 하려면 암호 보호 옵션에 체크하세요. 보관 메일에 업무 데이터나 지인의 개인 정보가 담겨 있다면 반드시 설정하는 것이 좋은 습관입니다.
오래된 메일의 AutoArchive(자동 보관)를 설정하는 방법은 두 가지입니다. 첫 번째는 파일 > 정리 도구 > 보관...으로 이동하는 것입니다.
여기서 보관할 받은 편지함을 선택하고, 보관 기준이 될 기간을 정한 뒤, 위 단계에서 만든 보관 데이터 파일을 찾아 지정하면 됩니다.
두 번째 방법은 Outlook 클라이언트에서 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택한 뒤, 자동 보관 탭으로 이동하는 것입니다.
이 창에서도 몇 개월을 기준으로 보관할지 임계값을 설정할 수 있습니다. 오래된 항목을 다음 위치로 이동...을 선택하고, 앞서 만든 데이터 파일을 지정하세요.
새로 가져온 계정의 이메일 보관하기
위 내용을 읽은 대부분의 사람들은 곧바로 Outlook을 설치하고, 즐겨 쓰던 계정들을 모두 연동한 뒤, 온라인 계정에 수년간 쌓인 수천 통의 이메일을 한꺼번에 가져올 것입니다.
좋은 계획입니다. 하지만... 제대로 작동하지 않습니다.
그 이유는 AutoArchive가 설정 시점 이후로 받는 이메일을 기준으로 동작하기 때문입니다. Outlook은 이메일의 "수정" 날짜를 참조하는데, 온라인 계정에서 1만 통이 넘는 메일을 가져오면 어떻게 될까요? 맞습니다. 모든 메일의 수정 날짜가 오늘 날짜로 바뀌어 버립니다.
그렇다면 이런 메일들은 어떻게 처리해야 할까요? 수동으로 보관 데이터 파일로 옮기면 됩니다.
보관하고 싶은 오래된 메일이 있는 받은 편지함으로 이동해 해당 메일들을 모두 선택한 뒤, 마우스로 끌어다 미리 만들어 둔 보관 폴더에 놓기만 하면 됩니다.
보관할 메일의 양에 따라 시간이 꽤 걸릴 수 있습니다. 아래와 같은 진행 상태 창이 표시되니, 커피 한 잔의 여유를 갖고 기다리면 됩니다.
보관 파일 관리하기
이메일 보관을 마쳤다면, 이제 보관 파일을 어떻게 운영할지 선택해야 합니다. 크게 두 가지 방식이 있습니다.
- 방법 1: 보관 파일 이름에 연도를 붙입니다. 매년 말에 보관 파일을 닫고(아래 설명 참조) 새 보관 파일을 만듭니다.
- 방법 2: 보관 파일 하나를 만들어 6개월 이상 지난 메일이 계속 들어가도록 AutoArchive를 설정한 뒤, 잊고 지냅니다.
각 방식에는 장단점이 있습니다. 두 번째 방법은 보관량이 적을 때 딱 좋습니다. 한 번 설정해 두면 신경 쓸 필요가 없으니까요. 하지만 보관 파일의 저장 공간이 부족해지면 문제가 생깁니다. 첫 번째 방법은 매년 Outlook 클라이언트에서 보관 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 닫아 주는 것을 잊지 말아야 하는 번거로움이 있습니다.
닫은 PST 파일은 안전한 다른 장소로 옮길 수 있습니다. Outlook 데이터 파일의 기본 위치는 /문서/Outlook Files/ 폴더입니다.
닫힌 보관 파일을 /문서/Outlook Files/2014 Archives/ 같은 폴더로 옮기거나, 더 좋은 방법으로 Dropbox나 Google Drive 같은 외부 클라우드 스토리지에 복사해 두는 것입니다. 후자가 훨씬 안전합니다. 화재 등으로 PC 하드 드라이브가 손상되더라도 소중한 오래된 이메일을 잃지 않기 때문입니다.
언젠가 보관된 데이터 파일이 다시 필요하다면, 파일을 /문서/Outlook Files/ 폴더로 복사한 뒤 Outlook을 열고, 데이터 파일을 만들었던 데이터 파일 탭에서 추가.. 버튼으로 해당 보관 파일을 불러오면 됩니다. 그러면 Outlook 클라이언트에서 오래된 이메일을 다시 자유롭게 열어볼 수 있습니다.
백업된 이메일만이 안전한 이메일입니다
핵심은 온라인 계정을 체계적으로 관리하는 것이며, Outlook이 그 역할을 충분히 해줄 수 있습니다. 첫 번째 단계는 Outlook 클라이언트를 온라인 계정에 연결하는 것입니다. 두 번째 단계는 그동안 쌓아 둔 오래된 이메일을 보관 파일로 직접 옮기고, 그 파일을 안전한 장소에 저장하는 것입니다.
마지막 단계는 Outlook 클라이언트에서 AutoArchive를 설정하여 오래된 이메일을 별도의 데이터 파일로 자동 보관함으로써 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 것입니다. 작은 데이터 파일로 작업하면 받은 편지함이 빠르고 효율적으로 돌아갑니다.
Outlook을 메인 이메일 클라이언트로 사용해 보신 적이 있나요? 이제 소중한 이메일을 얼마나 쉽게 백업할 수 있는지 알게 되셨는데, 한번 사용해 볼 생각이신가요? 아래 댓글로 여러분의 생각을 들려주세요!