Outlook은 가장 널리 사용되는 이메일 클라이언트 중 하나지만, 그 기능을 제대로 활용하고 있는 사람은 많지 않습니다. 사실 Outlook에는 생산성을 높이고 사용 편의성을 크게 향상시켜 주는 유용한 기능과 숨겨진 팁이 무척 다양하게 마련되어 있습니다.
이번 글에서는 잘 알려지지 않은 Outlook 팁과 트릭들을 소개하여 여러분이 진정한 Outlook 고수가 될 수 있도록 도와드리겠습니다. 이미 보낸 이메일 회수부터 자주 쓰는 문구 자동 완성, 첨부 파일 누락 알림까지, 실무에 바로 적용할 수 있는 내용들로 준비했습니다.
1. 캘린더에 다른 시간대 추가하기
해외 출장이 잦거나 해외 거래처와 미팅을 자주 잡는다면, 캘린더에 여러 시간대를 함께 표시하는 것이 매우 유용합니다. 설정하려면 파일 탭을 클릭한 후 왼쪽 메뉴에서 옵션을 선택하세요. 새 창이 열리면 달력을 클릭하고 표준 시간대 섹션으로 스크롤을 내립니다.
기본 시간대가 표시되며, 드롭다운 메뉴에서 변경할 수 있습니다. 구분하기 쉽도록 레이블을 지정해 주세요. 그다음 두 번째 표준 시간대 표시에 체크하고 같은 방식으로 설정합니다. 마지막으로 확인을 눌러 변경 사항을 저장하면 됩니다.
이제 캘린더로 이동한 뒤, 리본 메뉴의 정렬 범주에서 일, (근무) 주 또는 일정 보기를 선택하세요. 이 보기 모드에서는 두 개의 시간대가 화면 왼쪽 또는 상단에 함께 표시됩니다.
2. 모든 메일을 일반 텍스트로 보기
HTML 형식의 이메일 수신이 걱정된다면, Outlook에서 모든 메일을 기본적으로 일반 텍스트로 열도록 강제 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 악성 HTML 코드가 실행되는 것을 막을 수 있지만, 모든 이메일 위협으로부터 완벽히 보호되는 것은 아니라는 점은 유의하세요.
먼저 파일을 클릭하고 옵션을 선택합니다. 새 창에서 왼쪽 메뉴의 보안 센터로 이동한 뒤, 보안 센터 설정...을 클릭하세요. 다시 왼쪽에서 전자 메일 보안을 선택합니다.
일반 텍스트로 읽기 항목 아래에서 모든 표준 메일을 일반 텍스트로 읽기에 체크합니다. 필요에 따라 디지털 서명된 모든 메일을 일반 텍스트로 읽기도 함께 선택할 수 있습니다. 디지털 서명된 메일이란 발신자가 내용을 승인했으며 변조되지 않았음을 의미합니다.
확인을 클릭해 변경 사항을 저장하세요. 특정 이메일만 원래 형식으로 보고 싶다면 해당 메일을 연 후 정보 표시줄을 클릭하고 HTML로 표시 또는 서식 있는 텍스트로 표시를 선택하면 됩니다.
3. 공유 사서함 메시지 자동 전송 설정하기
이메일이 실제로 발송되기 전에는 반드시 Outlook 폴더 처리 과정을 거칩니다. 이는 서버가 오류 없이 메일을 밀어낼 수 있는지 확인하는 절차입니다. 공유 사서함을 사용하는 경우, 직접 보내기/받기를 클릭하기 전까지 모든 이메일이 보낼 편지함 폴더에 머물러 있는 현상을 겪을 수 있습니다.
이 문제를 해결하려면 레지스트리 편집이 필요합니다. 아래 지침을 신중하게 따르면 문제없지만, 레지스트리를 잘못 수정하면 심각한 시스템 문제가 발생할 수 있으니 각별한 주의가 필요합니다.
먼저 Outlook을 종료합니다. 그런 다음 시스템 검색창에 regedit를 입력하고 검색 결과를 선택하세요. 왼쪽 탐색 창을 통해 다음 폴더로 이동합니다:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
x.0 부분은 현재 사용 중인 Outlook 버전으로 교체하세요. Outlook 2016은 16.0, Outlook 2013은 15.0, Outlook 2010은 14.0입니다.
DelegateSentItemsStyle 값을 두 번 클릭하고 값 데이터를 0으로 변경한 뒤 확인을 누릅니다. Outlook을 다시 열면 공유 사서함에서 보내는 모든 메일이 자동으로 발송될 것입니다.
4. 이메일 전송 지연시키기
이메일을 즉시 보내고 싶지 않다면 원하는 발송 시간을 지정할 수 있습니다. 메일 작성 창에서 리본 메뉴의 옵션을 선택한 후 전송 지연을 클릭하세요.
새 창이 열리면 다음 이후 배달 안 함 필드를 사용해 이메일이 발송될 날짜와 시간을 지정할 수 있습니다. 참고로 Exchange 서버를 사용하지 않는 경우, 이 기능이 작동하려면 Outlook 프로그램이 실행 중 상태여야 합니다.
또한 규칙을 만들어 모든 메시지 또는 특정 메시지의 전송을 지연시킬 수도 있습니다. 이를 위해 파일로 이동한 후 규칙 및 알림 관리를 선택하세요. 전자 메일 규칙에서 새 규칙을 클릭하고 마법사의 안내를 따라 진행합니다. 특정 연락처에게 보내는 이메일만 지연시키는 등 조건을 설정할 수 있으며, 동작을 N분 동안 배달 지연으로 설정하면 완료됩니다.
5. 보낸 이메일 회수하기
Exchange 서버를 사용 중이라면 이미 보낸 이메일을 회수할 수 있을 가능성이 있습니다. 다만 성공률은 여러 요인에 따라 달라지므로, 상황에 따라 결과가 다를 수 있다는 점을 감안해야 합니다.
먼저 보낸 편지함으로 이동해 회수하려는 이메일을 선택합니다. 리본 메뉴의 이동 그룹에서 동작을 클릭한 후 이 메시지 회수...를 선택하세요.
새 창에서 읽지 않은 복사본 삭제를 선택하면 받는 사람의 받은 편지함에서 해당 이메일이 삭제됩니다. 또는 읽지 않은 복사본을 삭제하고 새 메시지로 대체를 선택해 원본 대신 새로운 이메일을 보낼 수도 있습니다.
모든 회수 시도의 결과를 통보받고 싶다면 각 받는 사람에 대한 회수 성공 또는 실패 여부 알림에 체크하세요. 준비가 되면 확인을 클릭해 회수 요청을 제출합니다.
6. 자주 입력하는 문구 자동 제안 받기
매번 똑같은 내용을 입력하는 경우가 많다면, 해당 문구를 입력하기 시작할 때 Outlook이 자동으로 제안하도록 설정할 수 있습니다. 메일 작성 중 원구구를 입력한 뒤 드래그하여 선택하세요. 그다음 리본 메뉴에서 삽입을 클릭하고, 텍스트 범주에서 빠른 요소를 누른 후 선택 영역을 빠른 요소 갤러리에 저장...을 선택합니다.
이후 해당 문구를 입력하기 시작하면 자동으로 제안되며, Enter 키를 눌러 완성할 수 있습니다. 또는 빠른 요소 드롭다운 메뉴에서 직접 선택할 수도 있습니다. 나중에 수정이나 삭제가 필요하면 이 메뉴에서 해당 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 구성 및 삭제...를 선택하면 됩니다.
7. 단축키 마스터 되기
Outlook은 다소 복잡한 프로그램이지만, 그만큼 강력한 기능을 갖추고 있다는 뜻입니다. 메뉴를 헤매는 대신 단축키를 활용하면 작업 속도를 크게 높이고 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
예를 들어, CTRL + N을 누르면 새 메시지를 만들 수 있고, CTRL + Enter로 전송할 수 있습니다. 마찬가지로 CTRL + R은 답장을 시작하고, CTRL + F는 전달 기능을 실행합니다.
또한 Insert 키로 메시지에 플래그를 지정하고, F7로 맞춤법을 검사하며, F9로 보내기/받기 프로세스를 실행할 수 있습니다.
실제로 활용 가능한 키 조합이 워낙 많기 때문에, 별도의 Outlook 키보드 단축키 가이드를 참고하면 더욱 쉽게 탐색하고 작업을 처리할 수 있습니다.
8. 붙여넣기로 새 항목 만들기
작업을 완료하기까지 필요한 단계를 최소화하는 것은 언제나 좋습니다. 클립보드에 담긴 내용을 자동으로 포함하는 새 항목을 만들 수 있습니다. 이렇게 하려면 새 항목을 생성할 섹션으로 이동하세요. 이메일이라면 메일, 일정이라면 캘린더 등 해당 영역으로 이동하면 됩니다.
그런 다음 Ctrl + V 키만 누르면 됩니다. 클립보드에 있던 내용이 이미 포함된 상태로 새 항목이 생성됩니다. 아주 간단한 트릭이지만 한 번 익히면 계속 사용하게 될 유용한 기능입니다.
9. 읽음 표시 옵션 사용자 지정하기
메일을 제대로 확인하지 않았는데도 읽음으로 표시된다면, 이 불편함은 쉽게 해결할 수 있습니다. 이메일을 읽지 않음 상태로 유지하면 어떤 메일에 조치가 필요한지 한눈에 파악할 수 있습니다.
먼저 파일을 클릭한 후 옵션을 선택하세요. 왼쪽 메뉴에서 메일을 선택하고, Outlook 창 제목 아래의 읽기 창...을 클릭하면 새 창이 열립니다.
여기서 항목이 읽음으로 표시되기까지 대기할 시간(초)과, 선택 항목을 변경할 때 읽음으로 간주할지 여부를 설정할 수 있습니다. 원하는 옵션에 체크하고 조정한 뒤 확인을 눌러 변경 사항을 저장하세요.
10. 첨부 파일 누락 알림 받기
이메일을 보내면서 파일 첨부를 깜빡하는 일이 잦다면 이 팁이 딱 맞습니다. Outlook은 "첨부 파일 참조" 또는 "동봉"과 같은 특정 단어와 문구를 스캔하여, 실제로 첨부 파일이 있는지 확인합니다. 첨부 파일이 없다면 메시지를 보내기 전에 경고를 표시해 줍니다.
이 기능을 활성화하려면 먼저 파일로 이동한 후 옵션을 선택하세요. 왼쪽 메뉴에서 메일을 선택하고 메시지 보내기 섹션으로 스크롤을 내립니다. 그런 다음 첨부 파일이 누락되었을 수 있는 메시지를 보낼 때 경고에 체크하고, 확인을 클릭해 변경 사항을 저장합니다.
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프로그램을 오래 사용하다 보면 정작 그 세세한 기능들은 놓치기 쉽습니다. 오늘 소개한 팁들이 일상 업무에서 생산성을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다.
이번 글의 팁들은 데스크톱 버전 Outlook을 기준으로 작성되었습니다. 웹 버전을 사용 중이거나 어느 쪽이 자신에게 더 적합한지 궁금하다면, Outlook 웹과 데스크톱 비교 자료를 참고해 보세요.
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