요즘처럼 하루에도 수십 통씩 메일이 쏟아지는 환경에서는 Outlook에서 받은 편지함을 관리하는 일 자체가 벅차게 느껴질 수 있습니다. 폴더로 분류해 놓아도 어느 폴더에 어떤 메일이 얼마나 쌓여 있는지 파악하기 어려운 경우가 많죠.
기본 설정의 한계
Outlook은 기본적으로 일부 폴더 옆에는 읽지 않은 메일 수만 굵은 숫자로 표시하고, 나머지 폴더에는 아무런 정보도 보여주지 않습니다. '받은 편지함 제로(Inbox Zero)'를 목표로 삼고 있거나, 현재 보유한 전체 메일 개수를 정확히 알고 싶다면 간단한 설정 변경 하나로 이 정보를 확인할 수 있습니다.
폴더별 총 메시지 수 표시하기
먼저 Outlook을 실행하고 왼쪽에 있는 폴더 목록이 펼쳐져 있는지 확인합니다. 접혀 있다면 상단의 화살표를 클릭해 폴더 창을 열어 주세요.
삭제된 항목(Deleted Items) 같은 일부 폴더는 기본적으로 읽지 않은 메일 수를 굵은 숫자로 표시합니다. 여기서 전체 항목 수를 보고 싶다면 해당 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 속성(Properties)을 선택합니다.
속성 대화상자가 열리면 라디오 버튼을 '총 항목 수 표시(Show total number of items)'로 변경하면 됩니다. 설정이 적용되면 해당 폴더의 숫자가 대괄호 [ ] 안에 표시되고, 더 이상 굵은 글씨로 나타나지 않으므로 읽지 않은 메일 수와 쉽게 구별할 수 있습니다.
폴더마다 하나씩 설정해야 하는 이유
아쉽게도 Outlook에서는 이 설정을 여러 폴더에 한 번에 적용할 수 없습니다. 따라서 원하는 폴더마다 위 과정을 반복해서 진행해야 합니다. 다행히 폴더 하나당 몇 초밖에 걸리지 않으니, 폴더가 그렇게 많지 않다면 금방 끝낼 수 있을 것입니다.
총 메시지 수를 알면 좋은 점
받은 편지함과 각 폴더에 몇 통의 메일이 있는지 파악하고 나면, 삭제해야 할 메일이 얼마나 되는지, 처리해야 할 업무가 몇 건인지 등 자신의 메일 관리 상황을 한눈에 정리할 수 있습니다. 이는 체계적인 이메일 정리와 업무 우선순위 설정에도 큰 도움이 됩니다.
여러분은 이 설정을 어떻게 활용하고 계신가요? 감이 있다면 지금 받은 편지함에 쌓인 메일 개수를 댓글로 공유해 보세요!