이메일은 쏟아지는데 시간은 부족합니다. 지메일 받은편지함을 관리할 때 이런 느낌을 받아본 적 있으신가요?
받은편지함이 수많은 메일로 가득 차면 정작 중요한 메일을 찾기가 어렵습니다. 하지만 몇 가지 간단한 설정 변경과 유용한 도구만 잘 활용하면 지메일 받은편지함 불안에서 충분히 벗어날 수 있습니다.
받은편지함 스타일 선택하기
지메일은 여러 가지 받은편지함 보기 방식을 제공하며, 각각 자유롭게 커스터마이징할 수 있습니다. 중요한 메일을 먼저 보고 싶든, 읽지 않은 메일을 우선 확인하고 싶든 받은편지함 유형 설정 하나로 해결됩니다.
기본(Default) 유형은 메일을 카테고리별 탭으로 정렬해 줍니다. 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼 메일을 기본 메일과 분리해 관리하기에 편리하며, 탭은 언제든 켜고 끌 수 있습니다.
중요 메일 먼저(Important First) 유형은 가장 중요한 메일을 먼저 확인하는 데 적합합니다. 상단에는 중요 메일, 그 아래에는 나머지 메일로 두 개의 섹션이 구성되며, 각 섹션에 표시할 항목 수도 5~50개 사이에서 조절할 수 있습니다.
읽지 않은 메일 먼저(Unread First)와 별표 메일 먼저(Starred First) 유형도 중요 메일 먼저와 마찬가지로 두 개의 섹션으로 구성됩니다.
설정하려면 톱니바퀴 아이콘 > 설정 > 받은편지함으로 이동한 뒤, 받은편지함 유형 드롭다운 목록에서 원하는 옵션을 선택하면 됩니다.
중요한 메일을 애타게 기다리거나 필요한 메일을 찾느라 초조했다면, 받은편지함 스타일을 바꿔보는 것이 좋은 해결책이 될 수 있습니다.
우선순위로 메일 정리하기
지메일에서는 중요한 메일을 손쉽게 우선순위로 관리할 수 있습니다. 몇 가지 설정만 미리 해두면 이후 도착하는 메일들이 자동으로 분류되고 표시됩니다.
우선순위 받은편지함(Priority Inbox)
우선순위 받은편지함 역시 섹션을 활용하는 방식입니다. 기본적으로 중요·읽지 않은 메일이 맨 위, 별표 표시된 메일이 그 아래, 나머지 메일은 맨 아래에 배치됩니다. 좋은 점은 각 섹션을 자신에게 맞게 자유롭게 조정할 수 있다는 것입니다.
예를 들어 읽지 않은 메일을 먼저 보고 그다음 중요 메일을 확인하고 싶다면 간단히 순서를 바꿀 수 있습니다. 또한 특정 라벨을 기준으로 새 섹션을 추가할 수도 있어, 특정 라벨이 붙은 메일을 빠르게 모아볼 때 매우 유용합니다.
중요 표시(Importance Markers)
중요 표시 기능은 어떤 메일에 '중요' 플래그를 붙일지 판단하는 데 도움이 됩니다. 우선순위 받은편지함이나 중요 메일 먼저 스타일을 사용한다면 꼭 살펴볼 만한 옵션입니다.
지메일은 수신되는 메일을 자동으로 분석해 중요도를 판단합니다. 비슷한 메일에 대한 사용자의 활동 내역이나 읽은 메일에 자주 등장하는 키워드 등 여러 요소가 반영됩니다. 이 예측 기능이 불필요하다면 설정에서 끌 수도 있습니다.
두 옵션 모두 톱니바퀴 아이콘 > 설정 > 받은편지함에서 설정할 수 있습니다.
중요 메일 관리가 가장 큰 고민이라면 이 옵션들을 적극 활용해 보세요. 우선순위 받은편지함 유형과 중요 표시를 함께 사용하면 가장 중요한 메일을 항상 곧바로 확인할 수 있습니다.
라벨로 체계적으로 관리하기
지메일 라벨은 정돈된 받은편지함의 핵심입니다. 라벨을 설정해 두면 메일에 지정된 이름과 색상이 자동으로 붙어, 한눈에 특정 메일을 식별하고 묶어볼 수 있습니다.
라벨은 일종의 폴더라고 생각하면 이해하기 쉽습니다. 라벨을 만들면 받은편지함 목록에 표시되며 해당 라벨에 해당하는 모든 메일이 한곳에 모입니다. 라벨 안에 다른 라벨을 중첩할 수도 있어, 하위 폴더처럼 활용할 수 있습니다.
라벨은 톱니바퀴 아이콘 > 설정 > 라벨에서 생성, 수정, 표시, 숨기기, 삭제할 수 있습니다. 메일을 열어둔 상태에서 라벨 아이콘을 클릭해 새 라벨을 만들거나 적용할 수도 있고, 메인 화면에서 하나 이상의 메일을 체크한 후 같은 작업을 하는 것도 가능합니다.
필터로 메일 관리 자동화하기
지메일의 필터 기능은 압도감을 이겨내는 강력한 무기가 될 수 있습니다. 아웃룩의 규칙 기능처럼, 특정 조건의 메일에 플래그를 달거나 라벨을 붙이고, 보관하고, 별표를 추가하는 등의 동작을 자동으로 실행하도록 설정할 수 있습니다. 덕분에 받은편지함을 열자마자 정돈된 상태로 확인할 수 있습니다.
필터는 톱니바퀴 아이콘 > 설정 > 필터 및 차단된 주소에서 생성, 수정, 삭제할 수 있습니다. 열어둔 메일을 기준으로 필터를 만들고 싶다면 답장 버튼 옆의 더보기 화살표를 클릭해 이와 같은 메일 필터링을 선택하세요. 메인 화면에서 체크박스로 메일을 선택한 후에도 동일하게 진행할 수 있습니다.
필터 팝업 창이 뜨면 필터링 조건을 선택합니다. 먼저 어떤 종류의 메일을 걸러낼지 정하는데, 예를 들어 특정 발신자의 모든 메일, 제목이나 본문에 특정 단어가 포함된 메일, 첨부파일이 있는 메일 등을 조건으로 지정할 수 있습니다.
그다음 이 검색어로 필터 만들기를 클릭하고 실행할 동작을 선택합니다. 라벨 적용, 중요 표시, 카테고리 지정 등 여러 동작을 한 번에 선택할 수도 있습니다.
단축키로 더 빠르게 처리하기
받은편지함을 빠르게 훑으며 메일을 신속히 처리하려면 키보드 단축키가 큰 도움이 됩니다. 먼저 톱니바퀴 아이콘 > 설정 > 일반 > 키보드 단축키에서 단축키가 활성화되어 있는지 확인하세요.
메일 작성, 서식 지정, 동작 실행, 화면 이동 등 다양한 단축키를 사용할 수 있어 받은편지함을 훨씬 빠르게 관리할 수 있습니다. 아래는 자주 쓰이는 대표적인 단축키이며, 전체 목록은 Gmail 고객센터에서 확인할 수 있습니다.
- 메일 작성: C
- 답장: R
- 전달: F
- 삭제: #
- 읽음으로 표시: Shift + I
- 중요 표시: + 또는 =
- 라벨로 이동: G + L
- 받은편지함으로 이동: G + I
유용한 앱의 도움 받기
지메일 자체 기능만으로도 받은편지함을 수월하게 관리할 수 있지만, 편리한 외부 애플리케이션을 함께 활용하면 효율이 한층 더 높아집니다.
Boomerang for Gmail
메일 예약 전송과 유용한 알림이 필요하다면 Boomerang for Gmail이 훌륭한 도구입니다. 지금 당장 메일을 작성하고 싶지만 즉시 보내고 싶지 않을 때 편리하며, 나중에 답장을 확인하고 후속 조치를 취해야 한다면 알림을 설정해 두면 됩니다.
또한 Boomerang은 수신자로부터 회신이 없을 경우 해당 메일을 다시 알려주는 기능도 갖추고 있어, 후속 연락 관리가 쉬워지고 일일이 기억해야 하는 부담도 덜어줍니다.
Inbox by Gmail
Inbox by Gmail은 받은편지함 관리를 돕는 또 다른 앱입니다. 지메일을 기반으로 더 쉬운 메일 관리를 위해 만들어진 독립형 도구로, 메일을 할 일로 변환하거나 미리 작성된 답장을 활용하고, 리마인더를 만들고, 메일을 나중으로 미루는 스누즈 기능 등을 제공합니다. 참고로 Google은 2019년 4월 이 서비스를 공식 종료했으므로, 현재는 유사한 기능을 제공하는 다른 도구를 찾아보는 것이 좋습니다.
Inbox by Gmail에 처음 로그인하면 지메일에서 만든 라벨이 모두 그대로 표시되며, 수신 메일을 자동으로 정렬해 주는 '번들(Bundles)'이라는 강력한 기능도 눈에 띕니다.
지메일의 소셜, 프로모션, 포럼 카테고리처럼, 이 앱은 여행, 구매, 금융 메일까지 추가 카테고리로 분류해 줍니다. 덕분에 받은편지함을 훨씬 수월하게 훑어볼 수 있습니다.
정리, 일정 관리, 기억 보조에 조금 더 도움이 필요하다면 이런 유용한 도구를 적극 활용해 보세요.
여러분은 받은편지함 불안을 어떻게 다루시나요?
지메일 받은편지함을 통제하느라 소중한 시간을 허비할 필요는 없습니다. 요즘처럼 바쁜 시대에 낭비할 시간은 없으니까요. 오늘 소개한 팁들이 넘쳐나는 받은편지함으로 인한 스트레스를 확실히 덜어줄 것입니다.
여러분만의 효과적인 받은편지함 관리 방법이나 유용한 도구가 있나요? 아래 댓글로 공유해 주세요!