현대인의 삶은 일, 친구, 가족, 취미, 동호회 등 여러 영역으로 나뉘어 있습니다. 때로는 여러 개의 Gmail 계정이 바로 그렇게 복잡하게 얽힌 삶의 모습을 그대로 반영하기도 합니다.
Gmail은 무료이면서 강력해서 많은 사람들이 두 개 이상의 계정을 사용하고 있습니다. 하지만 이런 계정들을 손쉽게 하나로 연결해, 대표 계정 하나에서 모든 메일을 주고받을 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 모든 Gmail 계정을 연결해두면 계정 사이를 오가며 로그인할 필요 없이 모든 메일을 한곳에서 관리할 수 있습니다.
필요한 것은 Gmail 설정에서 몇 가지만 조정해주는 것입니다. 번거로움과 시간을 크게 아낄 수 있겠죠?
계정 연결 자체는 어렵지 않지만, 더 중요한 것은 받은 편지함을 체계적으로 정리하는 것입니다. 그래야 이메일 스트레스에서 완전히 벗어날 수 있습니다. 지금부터 이메일 생활에 질서를 불어넣어 줄 네 가지 단계를 살펴보겠습니다.
네 가지 단계 한눈에 보기
- 1단계: 보조 이메일 주소 추가
- 2단계: 수신 메일 전달 설정
- 3단계: 수신 메일용 라벨 만들기
- 4단계: 필터를 만들어 받은 편지함 자동 정리
앞의 두 단계는 계정을 서로 연결하는 작업이고, 뒤의 두 단계는 받은 편지함을 정리해 이메일 관리 효율을 높이는 작업입니다.
1단계. 보조 이메일 주소 추가
먼저, 다른 계정보다 자주 확인하는 Gmail 계정을 하나 골라 '대표 계정'으로 삼으세요. 이 대표 계정이 기존에 만들어둔 보조 계정들의 모든 메일을 수신하게 됩니다. 예를 들어 구글 캘린더와 연동된 Gmail 계정을 대표 계정으로 쓰는 식입니다. 어떤 계정을 쓸지 고민된다면 내 이메일 주소에 연결된 계정을 찾아보는 방법을 먼저 확인해보세요.
이 대표 Gmail 계정 하나로 보조 계정들의 메일을 수신하고, 검색하고, 답장까지 보낼 수 있습니다. 그럼 대표 계정에 접속해 보조 Gmail 주소를 연결해 보겠습니다.
- 대표 Gmail 계정(모든 메일을 주고받을 계정)에서 화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 설정(또는 '모든 설정 보기')을 선택합니다.
- 계정 및 가져오기(Accounts and Import) 탭을 클릭합니다. '메일 보내기(Send mail as:)' 항목에서 '내가 소유한 다른 이메일 주소 추가'를 클릭합니다.
새 창이 열리면 이름란에 본인 이름을 입력하고, 이메일 주소란에는 이 계정에 연결하려는 보조 이메일 주소를 입력합니다.
'별칭으로 취급(Treat as an alias)' 옵션에 체크하면 연결된 어떤 계정으로 온 메일이든 원하는 발신 주소를 골라 답장할 수 있습니다. 체크를 해제하면 특정 이메일 주소로만 답장하게 됩니다. 다소 헷갈릴 수 있는 부분이니 Gmail 공식 도움말 페이지를 참고하면 이해에 도움이 됩니다.
Gmail이 해당 이메일 주소로 인증 메시지를 보내 실제 소유자인지 확인합니다. 받은 인증 코드를 입력하고 '확인(Verify)' 버튼을 누르거나, 메일에 포함된 인증 링크를 클릭하면 됩니다.
인증이 완료되면 대표 계정의 '메일 보내기' 섹션에 보조 이메일 주소가 표시됩니다.
이제 새 메일을 작성할 때 '보내는 사람' 필드에 새로운 선택지가 나타납니다. 해당 주소를 클릭하면 수신자에게 그 주소로 표시됩니다.
아직 보조 계정에서 로그아웃하지 마세요. 다음 단계에서도 필요합니다.
2단계. 수신 메일 전달 설정
메일을 읽어오고 싶은 보조 Gmail 계정의 설정 페이지를 엽니다.
'전달 및 POP/IMAP' 탭을 클릭합니다.
'수신 메일 사본 전달' 입력란에 대표 이메일 주소를 입력합니다.
그다음 드롭다운 목록에서 옵션을 하나 선택합니다:
- Gmail 사본을 받은 편지함에 보관
- Gmail 사본 보관 처리
- Gmail 사본 삭제
'변경사항 저장'을 클릭합니다.
이제 보조 계정에 매번 접속해 메일을 확인할 필요가 없습니다. 대표 계정에 로그인하기만 하면 됩니다. 다음 두 단계에서는 대표 받은 편지함 안에서 계정별 메일을 구분하는 방법을 설정합니다.
3단계. 수신 메일용 라벨 만들기
Gmail 라벨을 잘 활용하면 받은 편지함을 효과적으로 길들일 수 있습니다. 핵심은 라벨을 보고 고민하지 않고 즉시 알아볼 수 있게 하는 것입니다. 연결된 Gmail 계정별로 전용 라벨을 만들고, 스마트 필터까지 적용하면 메일 분류가 한결 쉬워집니다.
대표 이메일 계정으로 이동해 페이지 왼쪽 하단의 '새 라벨 만들기' 링크를 찾습니다.
링크를 클릭하면 '새 라벨' 입력창이 열립니다. 라벨 이름을 입력합니다. 실제 이메일 주소를 그대로 사용해도 좋습니다. '만들기'를 클릭합니다.
라벨로 할 수 있는 일은 더 많습니다. 계정마다 다른 색상을 지정하거나, 메일 종류별로 하위 라벨을 만들 수도 있습니다.
4단계. 필터를 만들어 받은 편지함 자동 정리
Gmail 필터는 꽉 찬 받은 편지함 문제만 해결해주는 것이 아닙니다. 여러 Gmail 계정을 하나의 중심 계정으로 묶을 때 필터는 파워 유저에게 없어서는 안 될 필수 도구입니다.
대표 이메일 계정의 설정에서 '계정 및 가져오기' 탭 옆에 있는 '필터 및 차단된 주소' 탭을 클릭합니다. 아래로 스크롤해 '새 필터 만들기'를 클릭합니다.
다음 화면의 '보낸 사람(From)' 입력란에 보조 이메일 주소를 입력합니다.
'이 검색어로 필터 만들기'를 클릭하면, 다음 화면에 '검색 조건과 일치하는 메일이 도착하면'이라는 항목 아래 여러 옵션이 표시됩니다.
'라벨 적용'에 체크하고 앞 단계에서 만든 라벨을 선택합니다.
파란색 '필터 만들기' 버튼을 클릭합니다. 기존에 받은 메일이 있다면 '"X"개의 일치하는 대화에도 필터 적용' 옵션을 함께 선택할 수 있습니다.
더 빠른 방법:
특정 메일 하나를 이용해 필터를 만들 수도 있습니다. 상황에 따라 이 방법이 더 빠를 때가 있습니다.
- Gmail을 엽니다.
- 원하는 메일 왼쪽의 체크박스를 선택합니다.
- '더보기'를 클릭합니다.
- '이와 유사한 메일 필터링'을 클릭합니다.
- 필터 조건을 입력합니다.
완성입니다! 이제 보조 계정의 메일이 대표 계정으로 전송되고, 지정한 라벨(폴더라고 생각하면 됩니다)로 자동 분류됩니다. 필터를 활용하면 계정별 메일이 뒤섞이지 않고 깔끔하게 정리되므로, 연결된 계정의 메일들이 한꺼번에 주의를 끌려고 경쟁하는 일이 없어집니다.
또한 보조 계정으로 전환하지 않고도 대표 계정에서 두 계정 모두로 메일을 보낼 수 있습니다.
Gmail 실험실 기능 활용 – 멀티 수신함(Multiple Inboxes)
멀티 수신함은 Gmail 실험실(Gmail Labs) 기능입니다. 여러 개의 연결된 Gmail 계정 메일을 하나의 Gmail 계정 안에서 서로 다른 수신함으로 나눠 보고 싶을 때 유용합니다.
멀티 수신함을 사용하면 기본 받은 편지함 옆에 미니 수신함이 추가됩니다. 메일 종류에 따라 수신 메일을 여러 섹션으로 나눠 보여줍니다. 단, 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼 같은 Gmail 기본 탭을 사용 중인 계정에는 적용할 수 없다는 점에 유의하세요.
Gmail 설정의 '실험실(Labs)' 탭에서 멀티 수신함을 사용 설정합니다.
실험실 탭을 빠져나가기 전에 변경사항을 저장하는 것을 잊지 마세요. Gmail이 멀티 수신함을 업데이트해 표시합니다. 설정으로 돌아가면 멀티 수신함 전용 탭에서 세부 구성을 할 수 있습니다. 검색어 입력란에 보조 이메일 주소를 넣고, 고유한 제목을 붙인 뒤 패널 위치를 선택합니다. 변경사항을 저장하면 끝!
Gmail 계정 전환 시간 아끼기
대표 Gmail 계정을 나머지 계정들의 허브로 활용할 때 얻는 가장 확실한 이점은 바로 시간입니다. 더 이상 계정을 오가며 전환할 필요가 없습니다. 이메일은 사실상 우선순위가 매겨진 '할 일 목록'과 같습니다. 대표 이메일 주소가 무거운 역할을 다 맡도록 설정해두세요. 그리고 생산성을 한층 끌어올리고 싶다면 이메일 작업을 훨씬 쉽게 만들어주는 Gmail 크롬 확장 프로그램도 함께 활용해보세요.
Google 계정 중 하나를 기본 로그인 계정으로 설정하는 방법이 궁금하다면 관련 가이드 글을 확인해보세요.
원문: Wendy Limauge, 2008년 10월 27일 작성