대부분의 사람들은 Microsoft Excel을 회계, 추적 관리 또는 예측 분석 용도로 사용합니다. 하지만 엑셀은 훌륭한 데이터베이스 소프트웨어로도 활용할 수 있습니다. 엑셀은 데이터 입력과 관리에 매우 강력한 도구이기 때문입니다. 엑셀의 내장 기능만 잘 활용하면 어떤 종류의 데이터베이스든 손쉽게 만들 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀로 도서관 데이터베이스를 만드는 방법과, 폼(Form) 기능을 사용해 데이터를 입력하는 방법까지 자세히 알아보겠습니다.
실습에 사용된 워크북은 아래 링크에서 다운로드할 수 있습니다.
도서관 데이터베이스란 무엇인가?
정의상 데이터베이스(Database)란 전자적으로 저장하고 접근할 수 있도록 체계적으로 정리된 데이터 모음을 의미합니다. 이러한 데이터는 로컬 시스템에 저장될 수도 있고, 온라인 클라우드 시스템에 저장될 수도 있습니다.
따라서 도서관 데이터베이스란 도서, 논문, 각종 출판물 등의 데이터와 함께 저자, 출판일, 반납 기한 같은 부가 정보를 체계적으로 정리해 놓은 데이터 집합이라고 할 수 있습니다. 학술지, 신문, 잡지 같은 자료도 데이터베이스 항목으로 포함될 수 있습니다.
엑셀로 도서관 데이터베이스 만들기: 단계별 절차
엑셀에서 도서관 데이터베이스나 다른 종류의 데이터베이스를 만들 때는 주로 엑셀의 '표(Table)' 기능을 활용합니다. 이 기능에는 여러 가지 장점이 있습니다. 첫째, 새 항목을 수동으로 입력하면 표가 자동으로 업데이트됩니다. 둘째, 표와 함께 사용할 수 있는 '폼' 기능을 활용할 수 있습니다. 그리고 무엇보다 중요한 것은 데이터를 원하는 대로 필터링하거나 정렬할 수 있다는 점인데, 이것이야말로 데이터베이스를 사용하는 핵심 이유입니다.
아래에서는 데이터베이스와 입력 폼을 만드는 전체 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.
1단계: 빠른 실행 도구 모음에 폼 기능 추가하기
Microsoft Excel에는 표에 데이터를 입력하는 데 유용한 '폼' 기능이 있습니다. 우리는 이 기능을 데이터베이스의 입력 방식으로 사용할 것입니다. 기본적으로 이 기능은 리본 메뉴에 없지만, 빠른 실행 도구 모음에 쉽게 추가하여 사용할 수 있습니다.
다음 단계에 따라 기능을 활성화하세요.
- 먼저 엑셀 창 상단의 빠른 실행 도구 모음으로 이동한 뒤, 끝부분에 있는 아래 방향 화살표를 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 기타 명령(More Commands)을 클릭합니다.
- Excel 옵션 창이 열리면 왼쪽 목록에서 빠른 실행 도구 모음을 선택합니다.
- 명령 선택 옵션에서 모든 명령을 선택합니다.
- 그다음 아래 목록에서 폼(Form) 명령을 선택합니다.
- 선택한 후 추가 버튼을 클릭합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
이제 빠른 실행 도구 모음에서 폼 기능을 바로 사용할 수 있습니다.
2단계: 데이터 세트의 머리글(헤더) 만들기
폼 기능을 활성화했다면 이제 데이터베이스를 구성할 차례입니다. 먼저 데이터베이스의 머리글, 즉 헤더를 만들어야 합니다. 나중에 데이터베이스에서 데이터를 추적하고 관리하는 데 매우 중요한 역할을 하기 때문입니다.
이 단계에서 도서관 데이터베이스에 적합한 헤더를 입력하세요. 여기서는 다음과 같은 헤더를 사용했습니다.
헤더가 눈에 잘 띄도록 서식을 조금 꾸며주면 더 좋습니다.
3단계: 첫 번째 항목 입력하기
나중에 표로 변환할 수 있도록 첫 번째 행을 직접 입력해 보겠습니다. 이 값들은 수동으로 입력하는 방식을 사용합니다.
이 단계에서 날짜나 전화번호처럼 특정 형식이 필요한 데이터가 있다면, 원하는 형식으로 제대로 입력되었는지 반드시 확인하세요.
4단계: 표 삽입하기
이제 입력한 범위를 표로 변환해 보겠습니다.
- 먼저 데이터 세트 안의 임의의 셀 하나를 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 삽입 탭으로 이동합니다.
- 표 그룹에서 표(Table)를 선택합니다.
- 표 만들기 대화 상자가 나타나면 머리글이 있는 표 옵션이 선택되어 있는지 확인한 뒤 확인을 클릭합니다.
이제 해당 범위가 필터 버튼이 달린 표로 변환됩니다.
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5단계: 새 항목 추가하기
여기까지 진행했다면 데이터베이스가 실제로 사용할 준비가 된 것입니다. 이제 기존 행 아래에 새 값을 직접 입력하거나, 폼을 사용해 데이터베이스를 업데이트할 수 있습니다. 값을 수동으로 입력하면 표가 자동으로 갱신되어, 나중에 새로 추가된 행도 정렬이나 필터링이 가능해집니다. 하지만 여기서는 엑셀에 익숙하지 않은 사용자도 편하게 사용할 수 있는 폼 입력 방식을 선택하겠습니다.
폼으로 새 항목을 추가하려면 다음 단계를 따르세요.
- 먼저 표 안의 임의의 셀을 선택합니다.
- 그다음 1단계에서 빠른 실행 도구 모음에 추가한 폼 아이콘을 클릭합니다.
- 시트 이름이 표시된 대화 상자가 열립니다. 새 항목을 추가하려면 새로 만들기(New)를 클릭합니다.
- 이제 빈 입력란에 새 항목을 추가할 수 있습니다.
- 새로 만들기를 계속 클릭하면서 표에 새 항목을 계속 추가할 수 있습니다. 아래 그림에서는 항목을 하나 더 추가했습니다.
- 입력을 마쳤으면 닫기(Close)를 클릭합니다. 그러면 데이터베이스가 자동으로 업데이트되는 것을 확인할 수 있습니다.
나중에 데이터베이스를 업데이트하고 싶을 때는 이 단계를 처음부터 다시 수행하면 됩니다.
6단계: 기존 레코드 수정하기
폼을 사용하면 기존 레코드도 손쉽게 수정할 수 있습니다. 예를 들어 두 번째 항목의 반납 기한을 2020년 8월 18일로 변경한다고 가정해 보겠습니다. 다음 단계를 따라 해보세요.
- 먼저 표 안의 아무 셀이나 선택합니다.
- 그다음 빠른 실행 도구 모음의 폼 아이콘을 클릭합니다.
- 폼에서 위아래로 이동하여 두 번째 항목으로 넘어갑니다.
- 원하는 값을 변경합니다. 여기서는 반납 기한을 2020년 8월 18일로 수정합니다.
- 마지막으로 닫기를 클릭합니다.
이제 데이터베이스에서 두 번째 항목의 반납 기한이 업데이트된 것을 확인할 수 있습니다.
7단계: 기존 레코드 삭제하기
마찬가지 방법으로 데이터베이스에서 기존 레코드를 삭제할 수도 있습니다. 여기서는 두 번째 항목을 삭제해 보겠습니다. 다음 단계를 따르세요.
- 먼저 데이터베이스 내의 셀 하나를 선택합니다.
- 그다음 빠른 실행 도구 모음에서 폼을 선택합니다.
- 삭제하려는 항목으로 이동합니다. 여기서는 두 번째 항목을 삭제하므로 두 번째 항목을 선택합니다.
- 그다음 삭제(Delete)를 클릭합니다.
- 마지막으로 경고 상자에서 확인을 클릭합니다.
(이전에 입력했던) 두 번째 항목이 더 이상 데이터베이스에 없는 것을 확인할 수 있습니다.
8단계: 특정 데이터 입력 제한하기
특정 열에 부적절한 값이 입력되지 않도록 제한할 수도 있습니다. 예를 들어 도서관의 모든 책을 2020년 8월 이내에 반납해야 한다고 가정해 보겠습니다. 그렇다면 8월 31일 이후의 반납 기한은 유효하지 않습니다.
다음 단계에 따라 이러한 제한을 설정해 보겠습니다.
- 먼저 반납 기한 열 전체를 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 데이터 탭으로 이동합니다.
- 데이터 도구 그룹에서 데이터 유효성 검사(Data Validation)를 선택합니다.
- 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 탭을 선택합니다.
- 제한 대상(Allow) 옵션에서 날짜(Date)를 선택합니다.
- 시작 날짜는 크게 중요하지 않으므로 과거의 날짜를 입력하고, 종료 날짜 칸에는 2020년 8월 30일을 입력합니다.
- 설정이 끝나면 확인을 클릭합니다.
이제 2020년 8월 이후의 반납 기한은 입력할 수 없습니다. 폼을 통해서든 수동으로든 해당 범위를 벗어나는 값을 입력하려고 하면 다음과 같은 오류 메시지가 표시됩니다.
더 알아보기: 엑셀에서 데이터베이스 함수 사용하는 방법 (예제 포함)
마무리
지금까지 엑셀에서 도서관 데이터베이스 또는 다른 종류의 데이터베이스를 만드는 방법을 살펴보았습니다. 이 가이드를 따라 하면 누구나 어렵지 않게 자신만의 데이터베이스를 구축할 수 있을 것입니다. 도움이 되셨기를 바랍니다. 질문이나 제안 사항이 있다면 아래 댓글로 알려주세요.
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