대부분의 사람들은 회계, 추적 또는 예측 목적으로 Microsoft Excel을 사용합니다. 그러나 Excel은 우수한 데이터베이스 소프트웨어로도 사용할 수 있습니다. Excel은 데이터 입력 및 관리 소프트웨어로서 매우 강력하기 때문입니다. Excel의 기본 제공 도구를 사용하여 모든 종류의 데이터베이스를 쉽게 만들 수 있습니다. 이 자습서는 Excel에서 라이브러리 데이터베이스를 만드는 방법과 데이터베이스에 값을 입력하는 양식을 사용하는 방법을 보여줍니다.
아래 링크에서 데모에 사용된 워크북을 다운로드할 수 있습니다.
도서관 데이터베이스 개요
정의에 따르면 데이터베이스 전자적으로 저장되고 액세스되는 조직화된 데이터 모음을 나타냅니다. 이 데이터 저장소는 로컬 시스템 또는 온라인 클라우드 시스템 모두에 있을 수 있습니다.
따라서 도서관 데이터베이스는 저자 및/또는 발행일, 마감일 등과 같은 기타 정보와 함께 책, 논문 또는 다양한 출판물과 같은 데이터의 조직화된 모음이라고 말하는 것이 안전합니다. 또한 학술 자료도 포함될 수 있습니다. 저널, 신문 및 잡지도 항목으로 포함됩니다.
Excel에서 라이브러리 데이터베이스를 만드는 단계별 절차
라이브러리 데이터베이스 또는 기타 Excel 데이터베이스를 만들려면 , 우리는 주로 Excel의 표 기능을 사용할 것입니다. 여러 가지 장점이 있습니다. 첫째, 수동으로 입력하는 경우 차트 내의 새 항목을 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 그런 다음 표와 함께 사용할 수 있는 Excel의 "양식" 기능을 사용합니다. 그리고 가장 중요한 것은 필요에 따라 데이터를 필터링하거나 정렬할 수 있다는 것입니다. 이것이 데이터베이스 사용의 핵심 중 하나입니다.
다음에서는 데이터베이스와 입력 양식을 만드는 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.
1단계:빠른 실행 도구 모음에서 양식 활성화
Microsoft Excel에는 테이블에 데이터를 입력하는 데 도움이 되는 매우 편리한 "양식" 기능이 있습니다. 이 기능을 데이터베이스의 입력 방법으로 사용할 것입니다. 기본적으로 Excel에는 아직 리본 기능이 없습니다. 하지만 빠른 액세스 도구 모음에 쉽게 추가하고 나중에 사용할 수 있습니다.
기능을 활성화하려면 다음 단계를 따르세요.
- 우선 Excel 탭 상단의 빠른 실행 도구 모음으로 이동하여 탭 끝에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
- 그런 다음 추가 명령 을 클릭하십시오. 드롭다운 메뉴에서.
- 결과적으로 Excel 옵션 상자가 열립니다. 왼쪽에서 빠른 액세스 도구 모음을 선택합니다. .
- 그런 다음 모든 명령 을 선택합니다. 다음에서 명령 선택 아래 옵션.
- 그 후 양식을 선택합니다. 아래 그림과 같이 아래 목록에서 명령으로.
- 선택한 후 추가를 클릭합니다. .
- 마지막으로 확인을 클릭합니다. .
이제 빠른 액세스 도구 모음에서 양식 기능을 사용할 수 있습니다.
2단계:데이터세트에 대한 헤더 생성
양식을 활성화했으면 이제 데이터베이스를 설정할 차례입니다. 먼저 데이터베이스에 대한 헤더를 생성해야 합니다. 나중에 데이터베이스에서 데이터를 추적하는 데 도움이 되므로 매우 중요합니다.
따라서 이 단계에서 적절한 헤더를 입력하여 Excel에서 라이브러리 데이터베이스를 생성합니다. 데모용으로 다음 헤더를 선택했습니다.
헤더가 눈에 띄도록 수정해 보겠습니다.
3단계:첫 번째 항목 입력
나중에 표로 변환할 수 있는 차트가 되도록 첫 번째 행을 입력해 보겠습니다. 이 값을 입력하기 위해 수동 방법을 사용하고 있습니다.
이 단계에서 날짜나 전화번호와 같은 항목이 원하는 형식(있는 경우)인지 확인하세요.
4단계:표 삽입
이제 범위를 표로 변환해 보겠습니다.
- 이를 위해 데이터세트 내 아무 곳에서나 셀을 선택합니다.
- 그런 다음 삽입 으로 이동합니다. 리본의 탭입니다.
- 그런 다음 표 를 선택합니다. 표에서 그룹.
- 표 만들기 에서 상자가 나타나면 내 표에 머리글이 있음 옵션이 선택됩니다. 그런 다음 확인을 클릭합니다. .
이제 범위가 필터 버튼이 있는 표로 변환됩니다.
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5단계:새 항목 만들기
이 시점까지는 데이터베이스가 작업할 준비가 되었다고 안전하게 말할 수 있습니다. 이제 이전 행 아래에 새 값을 입력하거나 양식을 사용하여 데이터베이스를 업데이트할 수 있습니다. 값을 수동으로 입력하면 값이 테이블에 자동으로 업데이트됩니다. 나중에 새로 추가된 행을 정렬하거나 필터링하는 데 도움이 됩니다. 그러나 인터페이스가 Excel을 사용하지 않는 사용자도 사용하기 쉽기 때문에 양식 항목을 선택했습니다.
양식을 사용하여 새 항목을 만들려면 다음 단계를 따르십시오.
- 먼저 표의 아무 곳이나 셀을 선택합니다.
- 그런 다음 첫 번째 단계에서 빠른 액세스 도구 모음에서 추가한 양식을 선택합니다.
- 이때 스프레드시트 이름이 있는 상자가 열립니다. 새 항목을 추가하려면 새로 만들기를 클릭하세요. .
- 이제 빈 필드에 새 항목을 추가할 수 있습니다.
- 계속 새로 만들기 를 클릭할 수 있습니다. 테이블에 새 항목을 계속 추가하십시오. 예를 들어 다음 그림에 다른 항목을 추가했습니다.
- 입력이 완료되면 닫기를 클릭합니다. . 데이터베이스가 자동으로 업데이트됩니다. .
나중에 데이터베이스를 업데이트하려면 처음부터 이 단계를 따르세요.
6단계:기존 기록 수정
또한 이 양식을 사용하여 기존 레코드를 업데이트할 수도 있습니다. 두 번째 항목의 마감 날짜를 2020년 8월 18일로 업데이트한다고 가정해 보겠습니다. 다음 단계에 따라 이를 수행하는 방법을 확인하십시오.
- 먼저 표에서 아무 셀이나 선택합니다.
- 그런 다음 빠른 액세스 도구 모음에서 양식을 클릭합니다.
- 이제 위 또는 아래로 이동하여 양식의 두 번째 항목으로 이동합니다.
- 그런 다음 원하는 값을 변경합니다. 여기에서 마감 날짜를 2020년 8월 18일로 변경합니다.
- 마지막으로 닫기를 클릭합니다. .
이제 데이터베이스의 두 번째 항목이 업데이트되는 기한이 표시됩니다.
7단계:기존 기록 제거
마찬가지로 데이터베이스에서 기존 레코드를 제거할 수도 있습니다. 여기에서 데모에 대한 두 번째 항목을 제거합니다. 다음 단계에 따라 이를 수행하는 방법을 확인하십시오.
- 먼저 데이터베이스에서 셀을 선택합니다.
- 그런 다음 빠른 액세스 도구 모음에서 양식을 선택합니다.
- 이제 제거하려는 항목으로 이동합니다. 데모를 위해 두 번째 항목을 제거함에 따라 두 번째 항목을 선택합니다.
- 그런 다음 삭제를 클릭합니다. .
- 마지막으로 확인 을 클릭합니다. 경고 상자에 있습니다.
(이전에 입력한) 두 번째 항목이 더 이상 데이터베이스에 없는 것을 볼 수 있습니다.
8단계:특정 데이터 입력 제한
불규칙한 값을 취하도록 일부 열을 제한할 수도 있습니다. 예를 들어 우리 도서관에서 모든 사람이 2020년 8월 이내에 책을 반납해야 한다고 가정해 보겠습니다. 따라서 8월 31일 이후에는 마감일 항목이 유효하지 않습니다.
이를 제한하는 방법을 알아보려면 다음 단계를 따르세요.
- 먼저 마감일 열을 선택합니다.
- 이제 데이터 로 이동합니다. 리본의 탭입니다.
- 그런 다음 데이터 검증 을 선택하십시오. 데이터 도구 에서 그룹.
- 그런 다음 설정 을 선택합니다. 데이터 유효성 검사 탭 상자.
- 그런 다음 날짜 를 선택하십시오. 허용 옵션.
- 여기서 주요 관심사가 아니므로 이제 이전 시작 날짜를 선택하십시오. 그러나 종료일 에는 상자에 2020년 8월 30일 값을 입력합니다.
- 완료되면 확인을 클릭합니다. .
2020년 8월 이후의 마감일은 입력할 수 없습니다. 양식을 통해 또는 수동으로 추가하려고 하면 다음 오류 메시지가 표시됩니다.
자세히 알아보기: Excel에서 데이터베이스 함수를 사용하는 방법(예제 포함)
결론
This is how you can create a library database or any other database in Excel. Hopefully, you were able to follow these steps with ease while creating your own database. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know in the comments below.
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