엑셀은 데이터 시트 작성과 계산기 없이 계산 수행에 주로 사용되는 프로그램입니다. 비즈니스 조직은 하루도 엑셀 없이 업무를 진행하기 어렵습니다. 그런데 업무상 엑셀 파일을 사람 간에 주고받아야 하는 경우가 많은데, 파일 크기가 너무 크면 전송에 많은 시간이 걸리고 데이터 시트를 수정할 때도 업데이트 속도가 느려집니다. 따라서 엑셀 통합 문서에서 파일 크기가 커지는 원인을 파악하는 것이 매우 중요합니다. 이 글에서는 엑셀 파일 크기를 키우는 원인을 확인하는 방법을 단계별로 안내해 드립니다.
엑셀 파일 크기가 커지는 원인을 확인하는 10가지 방법
아래에서 엑셀 파일 크기가 커지는 원인을 찾는 10가지 실용적인 방법을 확인해 보세요.
1. 불필요한 숨겨진 워크시트 확인하기
다른 사람에게 받았거나 인터넷에서 다운로드한 엑셀 파일에는 숨겨진 워크시트가 포함되어 있을 수 있습니다. 실제 워크시트 개수를 확인하려면 아래 단계를 따르세요.
- 먼저 검토 탭으로 이동하여 통합 문서 통계(Workbook Statistics)를 클릭합니다.
- 그러면 팝업 창에 실제 시트 개수가 표시됩니다.
예를 들어 팝업에는 활성 파일의 시트 개수가 3개로 표시되는데 화면에는 2개만 보인다면, 나머지 시트가 숨겨져 있으면서도 파일 크기를 늘리고 있는 것입니다. 숨겨진 시트를 표시하려면:
- 시트 이름 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 숨기기 취소(Unhide)를 선택합니다.
- 숨겨진 시트 목록이 나타나면 표시할 시트를 선택하고 확인을 클릭합니다.
- 숨겨진 시트가 화면에 나타납니다. 필요 없다면 바로 삭제하면 됩니다.
이처럼 숨겨진 파일은 엑셀 파일 크기가 커지는 주요 원인 중 하나입니다.
2. 바이너리 형식(.xlsb)이 파일 크기를 줄이는지 확인하기
엑셀 파일은 기본적으로 .xlsx 형식으로 저장됩니다. 하지만 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하면 파일 크기가 자동으로 줄어듭니다. 따라서 용량이 작은 엑셀 파일이 필요하다면 파일 형식을 점검해 보세요. 기본 .xlsx 형식 자체가 파일 크기를 늘리는 원인이 될 수 있습니다.
바이너리(.xlsb) 형식으로 변환하려면:
- 먼저 파일 사본을 Excel 이진 통합 문서(*.xlsb) 형식으로 저장합니다.
- 그런 다음 바이너리 형식과 기본 형식을 비교해 보면, 바이너리 형식이 기본 형식보다 더 적은 메모리를 차지하는 것을 알 수 있습니다.
즉, 기본 저장 형식 역시 파일 크기 증가의 원인이 됩니다.
더 읽어보기: 대형 엑셀 파일 크기 40~60% 줄이기 (12가지 검증된 방법)
3. 사용하지 않는 워크시트로 인한 파일 크기 증가
엑셀 파일은 새로운 워크시트가 추가될 때마다 크기가 늘어납니다. 파일에 사용하지 않거나 불필요하게 사용 중인 시트가 있다면 그것이 파일 크기를 늘리는 원인일 수 있습니다. 수식이나 기타 기능 없이 원본 데이터만 들어 있는 불필요한 시트가 있는지 점검하세요. 만약 있다면 필요한 데이터만 다른 시트로 복사한 뒤 해당 시트를 삭제하면 파일 크기를 줄이는 데 도움이 됩니다.
4. 엑셀 파일의 빈 공간 확인하기
엑셀 파일 크기가 커지는 가장 흔한 원인 중 하나는 워크시트 내 빈 공간입니다. 시트에 빈 공간이 있는지 확인하려면 Ctrl+End 키를 누르세요. 커서가 마지막으로 활성화된 셀로 이동합니다.
커서가 실제 데이터 범위를 많이 벗어난 행이나 열로 이동한다면, 그 모든 셀이 메모리를 차지하고 있어 파일 크기를 늘리고 있는 것입니다. 이를 정리하고 불필요한 셀을 삭제하려면 아래 단계를 따르세요.
- 먼저 첫 번째 빈 행 또는 열을 선택합니다. 행은 Shift+Space, 열은 Ctrl+Space를 누릅니다.
- 이제 Ctrl+Shift+↓(또는 →)를 눌러 워크시트의 맨 아래 또는 맨 오른쪽 셀까지 선택합니다.
- 이때 Delete 키는 누르지 말고, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 삭제를 선택하세요. Delete 키 입력과 '삭제' 명령 실행은 결과가 다르다는 점을 꼭 기억하세요.
5. 불필요한 서식으로 인한 파일 크기 증가
데이터를 보기 좋게 전달하기 위해 특정 서식이 필요할 수 있습니다. 하지만 워크시트에서 셀에 서식을 지정하는 순간 파일 크기도 그에 비례해 늘어납니다. 따라서 불필요한 서식 적용은 피하는 것이 좋습니다. 물론 업무상 또는 고객 제출용으로 서식이 필요할 수 있지만, 여기서 말하는 것은 단순히 눈을 즐겁게 하기 위한 과도한 서식, 즉 실질적으로 서식이 필요 없는 내부 파일에 적용되는 장식적 서식입니다.
마지막으로, 서식을 지울 때도 주의해야 합니다. 서식을 지우는 과정에서 달러 기호($) 등 중요한 표시 기능까지 함께 사라질 수 있기 때문입니다.
서식을 지우는 방법:
- 데이터를 선택한 후 홈 탭으로 이동하여 편집> 지우기> 서식 지우기(Clear Format)를 선택합니다.
더 읽어보기: [해결!] 엑셀 파일이 이유 없이 너무 클 때 (10가지 해결책)
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6. 수동 계산 옵션 적용하기
엑셀의 계산 옵션은 일반적으로 자동(Automatic)으로 설정되어 있어 계산을 빠르게 수행하는 데 유용합니다. 하지만 동시에 어느 정도 파일 크기를 늘리는 원인이 되기도 합니다. 따라서 대용량 엑셀 파일이라면 파일 크기를 줄이는 데 도움이 됩니다. 수식 탭으로 이동한 후 계산 옵션에서 수동(Manual)을 선택하면 됩니다.
7. 엑셀에서 그림 크기 확인하고 줄이기
엑셀 파일에 대용량 이미지가 삽입되어 있으면 파일 크기가 커질 수 있습니다. 그림 크기를 줄이려면:
- 먼저 그림을 클릭한 후 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 크기 및 속성(Size and Properties)을 선택합니다.
- 그러면 그림 서식 대화 상자가 나타납니다. 여기서 그림의 새로운 높이와 너비를 지정하여 크기를 줄일 수 있습니다.
더 읽어보기: 그림 포함 엑셀 파일 크기 줄이기 (2가지 쉬운 방법)
8. 사용하지 않는 피벗 테이블 및 차트 확인하기
파일 크기가 커지는 주요 원인 중 하나가 바로 피벗 테이블과 차트입니다. 피벗 테이블은 주로 데이터를 빠르게 요약할 때 사용되며, 파일 크기를 상당히 늘립니다. 따라서 엑셀 시트에 불필요한 피벗 테이블이 있는지 반드시 점검해야 합니다. 일회성으로만 사용한 피벗 테이블이라면 빠르게 삭제하는 것이 파일 크기를 줄이는 데 도움이 됩니다. 차트도 마찬가지입니다. 불필요한 피벗 테이블과 차트의 사용은 피하는 것이 좋습니다.
9. 숨겨진 셀 확인하기
숨겨진 셀이 포함된 엑셀 파일 역시 파일 크기를 늘리는 원인이 됩니다. 이 경우 숨겨진 셀의 숨기기를 해제하고 삭제하면 됩니다. 이를 통해 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
10. 시트를 새 파일로 복사하기
시트 또는 시트 그룹을 새 파일로 복사하여 어떤 시트가 큰 용량을 차지하는지 확인할 수도 있습니다. 시트를 복사하려면:
- 먼저 시트 이름에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 이동 또는 복사(Move or Copy)를 선택합니다.
- 이제 (새 통합 문서)를 선택하고 복사본 만들기에 체크합니다.
마지막으로 새 통합 문서를 저장한 후 파일 크기를 확인하세요. 파일 크기가 매우 큰 경우 그 변화를 쉽게 확인할 수 있을 것입니다.
결론
이 글에서는 엑셀 파일 크기가 커지는 원인을 확인하는 방법을 배웠습니다. 앞으로는 엑셀 통합 문서의 용량이 커진 원인을 빠르게 파악할 수 있기를 바랍니다. 이 글에 대해 더 나은 방법이나 질문, 피드백이 있다면 댓글로 공유해 주세요. 더 궁금한 점이 있다면 ExcelDemy 웹사이트를 방문해 주세요. 좋은 하루 되세요!
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