마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel)은 전 세계에서 가장 많이 사용되는 스프레드시트 프로그램입니다. 그만큼 엑셀 파일에는 개인 정보나 재무 데이터 같은 민감한 정보가 담기는 경우가 많습니다. 따라서 엑셀 파일에 비밀번호를 설정해 추가적인 보호 장치를 마련하는 것이 현명한 선택입니다.
엑셀에서 제공하는 기본 암호화 도구를 비롯해 다양한 방법으로 파일에 비밀번호를 걸 수 있습니다. 지금부터 가장 효과적인 4가지 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 엑셀 내장 도구로 시트 암호 보호하기
가장 먼저 소개할 방법은 엑셀에 기본 탑재된 암호화 도구입니다. 마이크로소프트 오피스 전체(워드, 파워포인트 등)에 암호 보호 기능이 포함되어 있어 별도의 프로그램 설치 없이 바로 사용할 수 있습니다.
엑셀에서 파일 > 정보 메뉴로 이동한 뒤, 통합 문서 보호를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 암호로 암호화를 선택하세요.
이제 스프레드시트에 사용할 강력하고 고유한 비밀번호를 입력합니다. 확인을 누른 후, 확인 차원에서 동일한 비밀번호를 한 번 더 입력하면 설정이 완료됩니다.
설정 이후에는 해당 엑셀 파일을 열 때마다 비밀번호 입력 창이 나타나므로, 허가받지 않은 사용자는 파일에 접근할 수 없습니다.
엑셀이 처음이라면 기본 사용법을 익힐 수 있는 엑셀 입문 튜토리얼부터 확인해 보는 것도 좋습니다.
마이크로소프트 오피스 암호 보호는 얼마나 안전할까?
과거 오피스 97~2003 버전에서는 RC4라는 취약한 암호화 방식이 사용되었습니다. 이 구형 알고리즘은 여러 보안 취약점을 가지고 있어, 구버전 엑셀 문서의 비밀번호는 매우 쉽게 해독될 수 있었습니다.
오피스 2007~2013 버전부터는 훨씬 강력한 AES-128 알고리즘으로 전환되었으며, 오피스 2016~2019 버전은 AES-256 암호화를 사용합니다. AES-256은 현재의 기술로는 합리적인 시간 안에 해독이 사실상 불가능한 수준의 강력한 암호화 방식입니다.
추가로 활용할 수 있는 엑셀 보안 기능
엑셀에는 위 암호화 외에도 몇 가지 유용한 보안 기능이 있습니다.
- 최종 상태로 표시: 파일을 완성본으로 표시하여 다른 사용자에게 수정하지 말 것임을 알립니다. 단, 실질적인 비밀번호 보호 효과는 없습니다.
- 현재 시트 보호: 통합 문서 내 특정 시트에만 비밀번호를 걸 수 있는 기능입니다. 파일에 접근할 수 있는 사람이라도 올바른 비밀번호 없이는 해당 시트를 수정할 수 없습니다. 이 옵션에는 별도의 비밀번호를 지정할 수도 있습니다.
- 액세스 제한: 대규모 조직에서 보안 템플릿이나 식별 정보를 기반으로 특정 인원만 파일에 접근하도록 제한하는 기능입니다.
- 디지털 서명 추가: 발신자와 수신자 사이에 파일이 변조되지 않았음을 검증하여 내용의 무결성을 보장합니다.
특히 엑셀 파일을 다른 사람과 공유해야 하는 상황이라면, 이러한 부가 보안 기능들을 비밀번호 보호와 함께 조합해서 사용하는 것이 좋습니다.
2. 7-Zip으로 여러 파일 한 번에 암호화하기
여러 개의 엑셀 파일을 동시에 암호화해야 한다면 무료 압축 프로그램인 7-Zip을 활용하는 것이 효율적입니다. 폴더에 모여 있는 엑셀 파일 전체를 하나의 압축 아카이브로 묶어 한 번에 비밀번호를 설정할 수 있습니다.
먼저 최신 버전의 7-Zip을 다운로드해 설치합니다. 설치 후 엑셀 파일이 있는 폴더로 이동하여, 보호하려는 파일들을 마우스로 드래그해 선택합니다. Ctrl 키를 누른 채 클릭하면 개별 파일을 골라 선택할 수도 있습니다.
선택을 마친 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 7-Zip > 압축 파일에 추가를 선택하면 7-Zip 설정 창이 열립니다. 오른쪽의 암호화 항목에 강력하고 고유한 비밀번호를 입력한 후 확인을 누르세요.
이후에는 압축 파일 내부의 엑셀 파일을 열 때마다 비밀번호를 요구받게 됩니다. 반면 원본 파일들은 여전히 암호화되지 않은 상태이므로, 압축되지 않은 원본 엑셀 파일들은 반드시 삭제해야 합니다.
3. Windows 암호화 파일 시스템(EFS) 활용하기
Windows 암호화 파일 시스템(EFS)은 윈도우에 내장된 개별 파일용 암호화 기능입니다. 디스크 전체를 암호화하는 BitLocker와 달리, EFS는 파일 단위로 작동하기 때문에 엑셀 파일 하나만 보호하는 데 적합합니다.
EFS로 파일을 암호화하려면 해당 엑셀 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택합니다. 이어서 고급 버튼을 누르고 데이터 보호를 위해 내용을 암호화 체크박스에 표시한 뒤 확인, 적용 순으로 클릭합니다.
이때 암호화 경고 창이 나타납니다. 단일 파일만 암호화하면 특정 상황에서 문제가 생길 수 있으며, 폴더 전체를 암호화하는 것이 더 안전하다는 안내입니다. 자주 사용하는 폴더에 파일이 있다면 다른 파일에 접근할 때마다 잠금을 해제해야 하는 불편함이 있습니다. 이를 피하려면 보호하려는 파일을 별도의 전용 폴더에 옮겨 관리하는 것이 좋습니다.
선택을 확정하면 암호화 키 백업 생성 여부를 묻는 메시지가 표시됩니다. 암호화 키를 백업해 두면 나중에 복호화 비밀번호를 잊어버렸을 때 유용하게 활용할 수 있습니다.
암호화 키 백업 내보내기
암호화 키 백업을 내보내기로 선택하면 마이크로소프트 인증서 내보내기 마법사가 실행됩니다. 마법사의 안내에 따라 USB 플래시 드라이브 같은 외부 저장 매체로 암호화 키를 생성·내보낼 수 있습니다.
첫 화면에서 개인 정보 교환을 선택하고 확장 속성 모두 내보내기에 체크합니다. 다음 페이지에서는 백업 파일을 보호할 강력하고 고유한 비밀번호를 입력해야 합니다. 암호화 유형을 AES256-SHA256(매우 강력한 암호화 방식)으로 변경한 뒤 백업 파일 이름을 지정하고, 마침을 눌러 절차를 완료하세요.
모든 과정이 끝나면 파일 아이콘에 작은 자물쇠 표시가 나타나며, 이는 해당 파일이 암호화되었음을 의미합니다.
4. AxCrypt로 간편하게 암호화하기
엑셀 시트를 보호하는 또 다른 유용한 도구는 AxCrypt입니다. 사용법은 간단하면서도 강력한 암호화 성능을 갖춘 프로그램입니다.
AxCrypt를 다운로드해 설치한 뒤 처음 실행하면 초기 설정 과정을 거치게 됩니다. 이때 실제 사용 중인 이메일 주소를 입력해야 무료 라이선스 코드를 받을 수 있으니 주의하세요. 코드를 받으면 이를 AxCrypt에 입력하고 계속 진행합니다.
또한 강력하고 고유한 AxCrypt 비밀번호를 생성해야 합니다. 이 비밀번호는 엑셀 파일을 암호화하고 복호화하는 열쇠 역할을 하므로, 프로그램이 표시하는 경고를 잘 숙지해야 합니다. 비밀번호를 복구하더라도 계정에 다시 로그인할 수 있을 뿐, 예전 비밀번호로 암호화된 파일 자체를 해독할 수는 없습니다.
준비가 끝나면 엑셀 파일을 AxCrypt 창으로 드래그 앤 드롭하면 됩니다. AxCrypt에 로그인된 상태라면 파일이 자동으로 암호화됩니다. 마찬가지로 로그인 상태에서 파일을 열면 비밀번호 입력 창이 나타나지 않지만, AxCrypt를 종료(로그아웃)한 후 파일을 열려고 하면 비밀번호를 요구받게 됩니다.
AxCrypt는 무료로 사용할 수 있는 암호화 도구로, 최고의 윈도우 프리웨어 목록에 꾸준히 이름을 올리는 프로그램이기도 합니다.
엑셀 파일 보호, 어떤 방법이 가장 좋을까?
예전에는 오피스의 기본 암호 보호 기능이 약한 암호화 알고리즘과 여러 취약점 때문에 신뢰하기 어려웠습니다. 하지만 현재 마이크로소프트 오피스는 AES-256을 사용하므로, 내장 암호 보호 기능으로도 현재 기술로는 해독이 불가능한 수준의 안전한 보호를 기대할 수 있습니다.
다만 내장 기능은 한 번에 한 파일씩만 처리할 수 있다는 점이 아쉽습니다. 보호해야 할 엑셀 파일이 많다면 7-Zip을 이용해 여러 파일을 하나의 아카이브로 묶고 강력한 비밀번호를 설정하는 방법이 편리합니다. 이 방식 역시 AES-256 암호화를 사용하기 때문에 보안성도 충분합니다.
강력하면서도 기억하기 쉬운 비밀번호가 필요하다면, 잊지 않고 쓸 수 있는 비밀번호를 만드는 다양한 방법을 참고해 보세요.