대용량 엑셀 파일 크기 40~60% 줄이는 방법 (검증된 3가지 핵심 기법)

대용량 파일은 전송에 많은 시간이 걸리고, 열리는 속도도 느리며, 내용을 수정할 때마다 갱신 시간이 오래 걸리는 문제가 있습니다. 그래서 파일 크기를 줄이는 것은 작업 효율성 면에서 매우 중요합니다. 이 글에서는 엑셀 파일 크기를 줄이고 압축하는 방법을 여러 가지 기법 중 가장 효과적인 옵션들을 중심으로 자세히 살펴보겠습니다.

본 분석에는 슈퍼스토어(superstore) 매출 샘플 데이터를 사용했습니다. 원본 파일의 크기는 3,191KB입니다.

대용량 엑셀 파일 크기를 줄이는 3가지 핵심 방법

이제 실제로 검증된 3가지 방법을 통해 엑셀 파일 크기를 어떻게 줄일 수 있는지 하나씩 알아보겠습니다.

1. 데이터 삭제로 파일 크기 줄이기

경우에 따라서는 데이터나 서식을 삭제하는 것 외에 다른 선택지가 없을 때가 있습니다. 대표적인 사례들을 살펴보겠습니다.

1.1. 빈 셀 정리하기

엑셀 통합 문서에서 작업을 마친 후에는 실제로 사용되지 않는 셀이 많이 남게 됩니다. 때때로 이러한 미사용 셀에 실수로 서식을 적용하게 되는데, 이것이 파일 크기를 불필요하게 증가시키는 원인이 됩니다. 빈 셀의 서식을 제거하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

• 모든 빈 영역을 한 번에 선택하려면 Ctrl + Shift + ↓ + → 키를 함께 누릅니다. 화살표 키는 명령을 적용할 방향을 지정합니다.

• 빈 셀을 선택한 후, 홈 탭의 지우기 옵션에서 모두 지우기를 클릭하면 해당 셀이 깨끗하게 정리됩니다.

다른 방법도 있습니다.

• 홈 탭에서 찾기 및 선택을 클릭한 뒤 이동 옵션을 선택합니다.

• 이동 옵션 대화 상자가 열리면 빈 셀에 체크하고 확인을 누릅니다. 그러면 통합 문서 내 빈 영역이 자동으로 찾아집니다. 이후 앞서 설명한 방법대로 빈 셀의 서식을 지우면 됩니다.

1.2. 불필요한 숨겨진 셀 확인 후 삭제

때로는 불필요한 숨겨진 셀이 엑셀 파일이 커지는 원인이 됩니다. 작업 중 실수로 행이나 열을 숨긴 경우가 있을 수 있습니다. 파일에 필요 없는 숨겨진 요소가 있다면, 행과 열의 숨기기를 해제하여 실제로 필요한지 확인하고, 불필요하다면 모두 삭제하는 것이 좋습니다.

2. 데이터를 삭제하지 않고 파일 크기 줄이기

파일 데이터나 서식을 삭제하지 않고도 몇 가지 기법만 적용하면 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

2.1. 엑셀 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하기

엑셀 파일을 일반 형식(.xlsx)에서 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하면 파일 크기가 약 40% 줄어듭니다. 가장 간단하고 효율적인 방법입니다. 절차는 다음과 같습니다.

• 먼저 샘플 엑셀 파일을 (.xlsx) 형식으로 특정 폴더에 저장합니다.

• 그다음 같은 파일을 (.xlsb) 형식으로 동일한 폴더에 저장합니다.

• 이제 두 파일이 같은 폴더에 저장되어 있습니다. (.xlsb) 파일의 크기를 확인해 (.xlsx) 파일과 비교해 보겠습니다.

결과를 보면 (.xlsb) 파일은 1,666KB, (.xlsx) 파일은 3,191KB로, 파일 크기가 상당히 큰 폭으로 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.

엑셀 바이너리 통합 문서의 장단점

(.xlsb) 형식으로 저장할 때는 다른 모든 것과 마찬가지로 장점과 단점이 함께 있다는 점을 기억해야 합니다.

장점

• (.xlsx) 파일보다 저장 공간이 훨씬 적게 듭니다.
• 바이너리 데이터의 로딩 속도가 텍스트(.xml)나 (.xlsx) 파일 구문 분석보다 빠릅니다.
• 매크로와 VBA 코드를 완벽하게 지원합니다.

단점

• (.xlsb) 형식에서는 리본 메뉴 수정이 허용되지 않습니다. 리본 메뉴를 변경하려면 (.xlsm)으로 변환한 후 수정하고, 다시 (.xlsb)로 되돌려야 합니다.
• Excel 2003 및 이전 버전과 호환되지 않습니다.
• (.xlsb)는 개방형 (.xml), (.xlsx), (.xlsm)과 달리 바이너리 형식이므로, 일부 환경에서는 호환 문제가 발생할 수 있습니다.

따라서 바이너리 형식으로 저장하기 전에 장점이 단점보다 확실히 큰지 신중하게 판단하는 것이 좋습니다.

2.2. 조건부 서식 점검하기

엑셀의 조건부 서식은 데이터를 시각화하여 워크시트를 더 쉽게 이해하도록 도와줍니다. 하지만 조건부 서식을 적용할 때 실수를 하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 특정 범위가 아닌 시트 전체 또는 행·열 전체에 서식을 적용하는 것이 대표적입니다. 이러한 실수를 최소화하려면 조건부 서식 > 규칙 관리로 이동해 각 규칙의 셀 범위를 확인하세요. 만약 불필요한 조건부 서식을 적용했다면 워크시트 전체의 규칙을 지워서 해제할 수 있습니다.

2.3. 엑셀 수식 최적화하기

파일 크기를 직접 줄이는 것 외에도 엑셀 수식을 최적화하면 계산 속도가 빨라지고 결과적으로 파일 크기 감소에도 도움이 됩니다. 몇 가지 방법을 소개합니다.

2.3.1. 휘발성 함수 사용 피하기

엑셀에는 RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, INFO라는 7가지 휘발성 함수가 있습니다. 이 함수들은 파일에 변동이 있을 때마다 재계산됩니다. 워크시트에 휘발성 함수가 많으면 계산이 느려지고 파일 크기도 커집니다. 따라서 가능한 한 휘발성 함수 사용을 피하고 아래와 같은 대안을 활용하는 것이 좋습니다.

• OFFSET 함수 대신 INDEX를 사용할 수 있습니다.
• 워크시트 내에서는 열 번호(숫자)를 활용한 INDEX 함수로 INDIRECT 함수를 대체할 수 있습니다.
• NOW와 TODAY 함수는 직접적인 대안이 없지만, VBA 코드로 대체할 수 있습니다.

예를 들어 NOW 함수 대신 다음 코드를 사용할 수 있습니다.

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

TODAY 함수 대신에는 다음 코드를 사용합니다.

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• RAND 함수는 대부분의 경우 필수적이지 않지만, 새로운 난수가 필요하다면 VBA 함수로 생성할 수 있습니다.

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• INFO와 CELL은 비교적 드물게 사용되는 함수로, 시스템·통합 문서·셀 상태 정보를 제공합니다. 이들 대신 VBA로 파일 경로나 셀 색상 참조 번호를 얻는 방법을 사용할 수 있습니다.

2.3.2. 피벗 테이블 또는 엑셀 테이블 활용하기

여러 개의 수식을 나열하는 대신 피벗 테이블이나 엑셀 테이블을 활용하면 결과를 효율적으로 표시할 수 있습니다.

2.3.3. 행 또는 열 전체 참조 피하기

SUMIF나 VLOOKUP 함수는 기본적으로 열이나 행 전체에서 데이터를 찾습니다. 전체 범위를 참조하는 대신 필요한 부분만 참조하도록 범위를 좁히는 것이 좋습니다.

=SUMIF(A:A, $C4, B:B) 대신

=SUMIF(A1:A50, $C4, B1:B100)을 사용하면,

A열의 첫 50개 셀만 참조하게 되어 계산 부담이 크게 줄어듭니다.

2.3.4. 반복 계산 피하기

예를 들어 "=$A$3+$B$3"이라는 수식을 50개 셀에 복사했다고 가정해 보겠습니다. 고유 셀은 단 2개뿐이지만 총 셀 참조 수는 100개가 됩니다. 그런데 C3 셀에 =A3+B3 수식을 넣고, 다른 50개 셀에서 C3 셀만 참조하면 총 참조 수를 50개로 줄일 수 있습니다. 이처럼 계산 구조를 잘 설계하면 불필요한 참조를 크게 줄일 수 있습니다.

2.4. 수동 계산 모드 설정하기

수동 계산 모드는 엑셀에서 계산 속도를 높이는 데 도움이 됩니다. 대용량 엑셀 파일에서는 파일 크기 감소에도 어느 정도 효과가 있습니다.

2.5. 피벗 테이블 최적화하기

피벗 테이블은 데이터를 빠르게 확인하거나 개요를 파악하기 위해 만듭니다. 하지만 더 이상 필요하지 않은 피벗 테이블은 파일 크기를 증가시킬 수 있습니다. 이후 계산에 피벗 테이블이 필요 없다면 다음 단계를 따라 해보세요.

• 원본 데이터를 파일과 함께 저장하지 않도록 설정합니다.
• 피벗 테이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 피벗 테이블 옵션을 선택합니다.
• 데이터 탭에서 '파일과 함께 원본 데이터 저장'의 체크를 해제합니다.

2.6. 이미지 압축으로 파일 크기 줄이기

엑셀 워크시트에 이미지를 추가하면 파일 크기가 자동으로 커질 수 있습니다. 이미지 크기는 엑셀 외부에서 또는 엑셀 내부에서 줄일 수 있습니다. 엑셀 내에서 처리하려면 이미지를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 크기 및 속성을 선택합니다.

워크시트 오른쪽에 그림 서식 창이 열립니다. 여기서 그림의 높이와 너비를 직접 조절할 수 있습니다.

물론 엑셀 외부에서 이미지 크기를 조정하는 것도 가능하며, 다양한 방법이 있습니다.

참고: 이미지 서식은 엑셀 내부에서 작업하는 것보다 외부에서 먼저 편집한 후 삽입하는 것이 좋은 습관입니다.

3. 파일을 열지 않고 엑셀 파일 크기 줄이기

항상 파일을 열거나 데이터를 삭제해야 하는 것은 아닙니다. 엑셀 파일을 열지 않고도 파일 크기를 줄일 수 있는 방법이 있습니다.

3.1. 파일 속성에서 압축 설정하기

엑셀에서 모든 작업을 마친 후에는 파일 속성을 통해 파일 크기를 압축하는 것이 간편합니다. 이는 윈도우 기능으로 엑셀과 직접적인 관련은 없습니다. 절차는 다음과 같습니다.

• 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 속성을 선택합니다.
• 고급 버튼을 클릭합니다.
• '내용을 압축하여 디스크 공간 절약'을 선택하고 확인을 누릅니다.

참고: 파일 속성을 통한 압축은 실제 크기가 거의 줄어들지 않아 추천하지 않습니다. 파일 압축에는 WinRAR를 사용하는 것이 효과적입니다.

3.2. ZIP/RAR 형식으로 압축하기

다양한 압축 도구를 사용하면 많은 문서를 원본 크기의 10% 수준까지 압축할 수 있습니다. 파일을 압축해서 공유하는 것은 좋은 습관입니다. 파일 크기를 줄일 뿐만 아니라 바이러스로부터도 안전하게 보호해 줍니다. 여기서는 WinRAR를 사용해 파일을 압축하는 방법을 알아보겠습니다.

• 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 압축 파일에 추가를 선택합니다.
• 대화 상자에서 압축 형식으로 RAR/ZIP을 선택합니다.

마무리

대부분의 사람들은 작은 용량의 파일을 공유하는 것이 훨씬 편리하다고 느낍니다. 위에서 살펴본 것처럼 파일 크기를 줄이는 방법은 다양하며, 파일을 압축하면 엑셀 계산 속도 향상에도 도움이 됩니다. 이러한 기법들은 각각单独으로 사용하거나 여러 가지를 함께 조합하여 활용할 수 있습니다.