대용량 Excel 파일 크기를 40-60% 줄이기(3가지 입증된 방법)

대용량 파일은 전송하는 데 시간이 많이 걸리므로 처리가 중요합니다. 큰 파일을 여는 데 너무 많은 시간이 걸립니다. 큰 파일의 모든 종류의 변경 사항은 업데이트하는 데 오랜 시간이 걸립니다. 따라서 파일 크기를 줄이는 것이 중요합니다. 이 문서에서는 Excel 파일 크기를 줄이거나 압축하는 방법에 대해 알아봅니다. . 많은 방법이 있습니다. 우리는 여기에서 최고의 옵션을 선택할 것입니다.

분석에서는 슈퍼마켓 판매의 샘플 데이터를 사용합니다. 샘플은 https://community.tableau.com/docs/DOC-1236 링크에서 다운로드되었습니다.

이 샘플의 원본 파일 크기는 3,191KB입니다. .

큰 Excel 파일 크기 줄이기/압축을 위한 3가지 주요 방법

이 섹션에서는 대용량 Excel 파일 크기를 줄이거나 압축하는 3가지 입증된 방법에 대해 설명합니다. 지금 확인해보자!

1. 파일 크기를 줄이기 위해 데이터 삭제

데이터 또는 형식을 삭제하는 것 외에 다른 옵션이 없는 경우가 몇 가지 있습니다. 여기에서 우리는 그것들에 대해 논의할 것입니다.

1.1. Excel에서 빈 셀 삭제/지우기

Excel 통합 문서에서 작업을 완료한 후 통합 문서에서 유용하지 않은 사용되지 않은 셀이 너무 많습니다. 때로는 실수로 이러한 사용되지 않는 셀에 일부 서식을 지정하여 실제로 파일 크기를 증가시킵니다. 이 빈 셀에서 서식을 제거하면 파일 크기가 줄어듭니다.

• 빈 셀 전체를 선택하려면 CTRL+Shift+ ↓+ →를 클릭하기만 하면 됩니다. 함께. 화살표 기호는 명령을 입력할 위치를 나타냅니다.

• 빈 셀을 선택한 후 홈 지우기 탭 옵션 누름 모두 지우기. 이렇게 하면 셀이 지워집니다.

다른 방법이 있습니다.

• 홈 탭에서 찾기 및 선택을 누릅니다. 그런 다음 특수로 이동을 누릅니다.

• 특별 메뉴로 이동 이 열립니다. 대화상자 해당 상자에서 공백 을 선택하십시오. 확인을 누릅니다. 이렇게 하면 Excel 통합 문서의 빈 영역을 자동으로 찾습니다. 그런 다음 이전에 했던 것처럼 빈 셀을 지웁니다.

자세히 알아보기: 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(9가지 빠른 팁)

1.2. 불필요한 숨겨진 셀 확인 및 삭제

때로는 불필요한 숨겨진 셀이 더 큰 Excel 파일의 이유입니다. 작업 중인 Excel 워크시트의 일부 행이나 열을 실수로 숨길 수 있습니다. 갑자기 파일에 필요하지 않은 숨겨진 요소가 포함되어 있음을 알게 됩니다. Excel 워크시트의 행과 열을 숨김 해제하고 필요한지 여부를 확인하기만 하면 됩니다. 필요하지 않은 경우 모두 삭제하세요.

자세히 알아보기: 이메일용 Excel 파일을 압축하는 방법(13가지 빠른 방법)

2. 데이터를 삭제하지 않고 파일 크기 줄이기

경우에 따라 Excel 파일의 크기를 줄이기 위해 파일 데이터나 서식을 삭제할 필요가 없습니다. 몇 가지 기술만 적용하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

2.1. Excel 바이너리 형식으로 파일 저장

 에서 Excel 파일 저장 (.xlsx ) 형식을 Excel 바이너리 형식(.xlsb)으로 ) 파일 크기를 약 40% 줄입니다. . 이것은 파일 크기를 줄이는 가장 쉽고 효율적인 방법입니다. 절차는 아래와 같습니다.

• 우선 샘플 Excel 파일을 (.xlsx ) 특정 폴더에 형식을 지정합니다.

• 그런 다음 동일한 파일을 (.xlsb ) 형식을 이전에 저장한 동일한 폴더(.xlsx ) 형식의 파일입니다.

• 이제 두 파일이 같은 디렉토리에 저장됩니다.
• 여기에서 파일 크기(.xlsb ) 파일을 만들고 (.xlsx ) 축소 여부에 관계없이 형식을 지정합니다.

(.xlsb ) 파일에 1,666KB 포함 여기서 (.xlsx ) 파일에 3,191KB 포함 . 따라서 파일 크기가 크게 줄어듭니다.

Excel 바이너리 통합 문서의 장단점

(.xlsb에 파일을 저장하는 동안 ) 형식, 모든 것과 마찬가지로 Excel 통합 문서를 이진 형식으로 저장하면 몇 가지 장단점이 있음을 명심해야 합니다.

장점

• Excel 바이너리 파일은 저장하는 동안 (.xlsx ) 파일.
• 바이너리 데이터 로드가 텍스트(.xml 구문 분석보다 빠름) ) 파일 또는 (.xlsx ) 파일.
• 매크로, VBA 코드가 완벽하게 지원됩니다.

단점

• (.xlsb에는 리본 수정이 허용되지 않습니다. ) 형식. 다시 변환해야 합니다.
• (.xlsm )
• , 리본을 변경한 다음 (.xlsb ).
• Excel 2003과 호환되지 않음 및 이전 버전.
•  (.xlsb )는 열린 파일 형식(.xml)과 달리 바이너리 파일 형식입니다. ), (.xlsx ) 및 (.xlsm ) 파일. 따라서 종종 (.xlsb ) 파일은 어디에서나 작동합니다.

따라서 바이너리 형식으로 파일을 저장할 때 주의하십시오. 확실히 그것이 제공하는 이점이 단점보다 훨씬 클 때 이것을 할 수 있습니다.

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2.2. 조건부 서식 확인

Excel에서 조건부 서식 데이터를 시각화하고 워크시트를 이해하기 쉽게 만듭니다. 그러나 때때로 우리는 조건부 서식을 적용하는 동안 실수를 합니다. 때로는 전체 시트 또는 전체 행이나 열 그룹에 서식을 적용합니다. 실수를 최소화하기 위해 조건부 서식> 규칙 관리로 이동합니다. 각 규칙의 셀 범위를 확인하십시오. 다시 Excel 통합 문서에서 조건부 서식을 적용하고 갑자기 전체 워크시트에서 규칙을 지워 조건부 서식을 실행 취소할 필요가 없다는 사실을 알게 된 경우

자세히 알아보기: 큰 Excel 파일 크기의 원인을 확인하는 방법

2.3. Excel 수식 최적화

파일 크기를 직접 줄이는 것 외에도 Excel 수식을 최적화하여 계산을 더 빠르게 수행하여 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 그렇게 하는 방법은 많습니다.

2.3.1. 휘발성 공식 사용 피하기

Excel에는 RAND의 7가지 휘발성 함수가 있습니다. , 지금 , 오늘 , 오프셋 , 셀 , 간접 및 정보 . 이 수식은 Excel 파일에 변경 사항이 있을 때마다 다시 계산됩니다. 워크시트에 휘발성 수식이 많으면 계산이 느려지고 파일 크기가 늘어납니다. 따라서 솔루션은 간단하므로 휘발성 공식을 사용하지 않아야 합니다. 휘발성 공식에 대한 몇 가지 대안이 있습니다. 아래에 나와 있습니다.

• 오프셋 대신 함수에서 INDEX를 사용할 수 있습니다. .
• 워크시트 내 INDEX INDIRECT를 대체하기 위해 문자 대신 열 번호를 사용하여 함수를 사용할 수 있습니다. 기능.
• 지금에 대한 대안은 없습니다. 그리고 오늘 기능. 그러나 VBA 코드를 사용하여 대체할 수 있습니다.

지금 좋아요 기능, 우리는 사용할 수 있습니다-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

오늘 동안 사용할 수 있는 기능

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• 랜드 대부분의 경우 기능이 필요하지 않습니다. 그러나 새로운 난수가 필요한 경우 VBA를 사용할 수 있습니다. 생성하는 함수입니다.

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• 정보 및 셀 특별히 일반적인 공식은 아닙니다. 시스템, 통합 문서 및 셀 상태 정보를 제공합니다. 그것들을 사용하는 대신 VBA를 사용하여 파일 경로 또는 셀 색상 참조 번호를 사용할 수 있습니다. .

2.3.2. 피벗 테이블 또는 Excel 테이블 사용

피벗 테이블이나 Excel 테이블을 사용하는 일련의 수식 대신 결과를 표시하는 효율적인 방법입니다.

2.3.3. 전체 행 또는 열 참조 방지

SUMIF 또는 VLOOKUP 함수는 전체 열 또는 행에서 데이터를 찾습니다. 전체 데이터를 참조하는 대신 필요한 경우 몇 개의 셀만 참조할 수 있습니다. 좋아요-

=SUMIF(A:A, $C4, B:B)를 사용하는 대신

=SUMIF(A1:A50, $C4, B1:B100)를 사용할 수 있습니다.

여기서는 1 ^st 를 참조합니다. 50 A 열의 셀 .

2.3.4. 반복 계산 피하기

"=$A$3+$B$3 "를 입력하고 해당 수식을 50개의 셀에 복사합니다. 고유한 셀의 수가 2개에 불과함에도 불구하고 여기에서 셀 참조의 총 수는 100개입니다. 그러나 C3 수식은 =A3+B3입니다. , 그리고 C3 셀을 참조하여 50개의 다른 셀에서 업데이트하고 싶습니다. 이 50개의 셀에서 실제로 참조 수를 50으로 만들 수 있지만 이전 참조에는 100개의 셀이 필요했습니다.

자세히 알아보기: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

2.4. Commanding Excel Manual Calculation

This actually helps you to calculate faster in Excel. But sometimes in large Excel files doing manual calculations can also help you to reduce your file size.

2.5. Customizing Pivot Tables

Pivot Tables are created for quickly checking data or gaining an overview. These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.

• Don’t save the source data with the file.
• Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options .
• On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file ’.

2.6. Reduce Excel File Size with Pictures

Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties .

A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.

You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.

Read More: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

3. Reduce Excel File Size Without Opening

It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.

3.1. Formatting File from File Properties

After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel. 절차는 아래와 같습니다.

• Right-click on the file.
• Select Properties.
• Next Select the Advanced button.
• Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.

Read More: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)

3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR

Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file. 절차는 아래와 같습니다.

• Right-click on your file.
• Press Add to archive .
• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

Read More: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)

결론

Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.

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