마이크로소프트 워드(Microsoft Word)의 중요성은 굳이 다시 강조할 필요가 없습니다. 보고서, 계약서, 논문 등 거의 모든 문서 작업에 워드가 활용되고 있기 때문입니다. 그런데 워드 문서를 사용하다 보면 한 가지 불편한 점이 생기곤 하는데, 바로 파일 용량이 지나치게 커지는 문제입니다. 자주 겪는 일은 아니지만, 문서 용량을 줄여야 할 상황이 생겼을 때 어떻게 대처해야 하는지 알아두면 큰 도움이 됩니다. 이번 글에서는 워드 문서의 파일 크기를 효과적으로 줄일 수 있는 다양한 방법을 소개합니다.
워드 문서 파일 용량을 줄이는 방법
아래 방법들을 활용하면 워드 문서를 압축하고 용량을 줄일 수 있습니다.
- 문서 내 이미지 압축하기
- 글꼴 포함(임베드) 옵션 끄기
- .docx 형식으로 저장하기
- 문서 미리보기 그림(썸네일) 저장 끄기
1] 문서 내 이미지 압축하기
텍스트가 차지하는 용량은 생각보다 미미합니다. 실제로 문서 용량을 크게 늘리는 주범은 문서에 삽입된 사진과 이미지입니다. 따라서 이미지를 압축하는 것이 가장 효과적인 해결책입니다. MS 워드에서 이미지를 압축하는 방법은 다음과 같습니다.
- 문서에서 압축할 사진을 클릭하여 선택합니다.
- 사진이 선택되면 리본 메뉴에 '그림 서식' 관련 옵션이 나타납니다. 여기서 '조정' 그룹 안에 있는 '그림 압축' 옵션을 클릭합니다.
- 작은 대화상자가 열리면 먼저 '이 그림에만 적용' 항목의 체크를 해제합니다. 용량을 효과적으로 줄이려면 문서 내 모든 그림에 변경 사항을 적용해야 하기 때문입니다.
- '그림의 잘린 부분 삭제' 항목은 체크 상태로 유지합니다. 단, 이때 삭제된 영역은 복구할 수 없으니 주의하세요.
- '해상도' 항목에서는 대부분의 옵션이 비활성화되어 있는데, '기본 해상도 사용'을 선택하는 것을 권장합니다.
또 하나 알아둘 만한 팁이 있습니다. 이미지를 복사해서 붙여넣기보다는 미디어 개체 형태로 삽입하는 것이 좋습니다. 실제로 후자의 방식을 사용했을 때 파일 용량이 더 작게 유지되는 것으로 확인되었습니다.
2] 글꼴 포함(임베드) 옵션 끄기
파일에 글꼴을 포함시키면 용량이 커질 수 있습니다. 이 옵션을 비활성화하면 도움이 됩니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- MS 워드 상단의 '파일' 메뉴를 클릭하고 '옵션'으로 이동한 뒤, 왼쪽 사이드바에서 '저장'을 선택합니다.
- '문서 저장 시 정확성 유지' 항목 아래에서 '파일에 글꼴 포함' 체크박스가 해제되어 있는지 확인합니다.
- 만약 글꼴 포함이 꼭 필요하다면 해당 박스에 체크한 후, '문서에 사용된 문자만 포함(파일 크기를 줄이는 데 가장 적합)'과 '일반 시스템 글꼴은 포함하지 않음' 옵션을 함께 선택하세요.
이 설정만으로도 파일 용량을 상당히 줄일 수 있습니다.
3] .docx 형식으로 저장하기
마이크로소프트는 Word 2007부터 .docx 형식을 도입했습니다. 아직 그 이전 버전을 사용 중이라면, 기존의 .doc 파일을 .docx로 변환해 보세요. '파일' 메뉴에서 '정보'로 이동하면 '변환' 옵션이 보이는데, 이를 클릭한 후 확인 창에서 '확인'을 누르면 됩니다. .docx 파일은 본질적으로 ZIP 폴더처럼 작동하여, 많은 양의 데이터를 작은 크기의 파일로 압축할 수 있습니다.
4] 문서 미리보기 그림(썸네일) 저장 끄기
흔히 사용하지 않는 기능이지만, 주제와 관련이 있으므로 짚고 넘어갈 가치가 있습니다. MS 워드에서는 문서의 썸네일(미리보기 이미지)을 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 파일 탐색기에서 문서를 미리 볼 수 있어 어떤 파일인지 쉽게 구분할 수 있습니다. 하지만 이 옵션이 켜져 있으면 파일 용량이 상당히 증가할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 옵션 상태를 확인하고, 켜져 있다면 비활성화하세요.
- '파일 > 정보'로 이동한 뒤, '속성' 드롭다운을 클릭하고 '고급 속성'을 선택합니다.
- 대화상자에서 '모든 Word 문서의 그림 미리 보기 저장' 체크박스를 해제하고 '확인'을 클릭해 변경 사항을 저장합니다.
이 옵션이 켜져 있을 가능성은 매우 낮지만, 만약을 위해 확인해 두는 것이 좋습니다. '다른 이름으로 저장' 창에서도 '미리 보기 그림 저장' 항목이 체크되어 있지 않은지 확인할 수 있습니다.
위의 방법들로도 충분하지 않고 파일 용량을 더 줄여야 한다면, 파일 자체를 압축하는 방법도 있습니다. 압축 수준에 따라 용량 감소 폭과 문서 품질 저하 정도가 달라지므로, 신중하게 진행하는 것이 좋습니다.
온라인에서 무료로 워드 파일 용량 줄이는 방법
워드 문서 압축에 널리 사용되는 온라인 도구로는 SmallPDF와 WeCompress 등이 있습니다. 무료 파일 압축 프로그램을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.
이 글이 여러분에게 도움이 되었기를 바랍니다!