일반적으로 엑셀 파일은 다양한 목적으로 여러 사람과 공유됩니다. 그런데 때로는 공유된 엑셀 파일에 누가 있는지 확인하고, 필요에 따라 목록을 수정해야 할 경우가 생깁니다. 이번 글에서는 공유된 엑셀 파일에 누가 포함되어 있는지 빠르고 간단하게 확인하는 방법을 소개합니다. 아울러 엑셀 파일을 공유하는 기본적인 방법도 함께 안내하며, 글을 끝까지 읽으면 현재 파일을 열어두고 있는 사용자까지도 확인할 수 있게 됩니다. 자, 그럼 지금부터 차근차근 살펴보겠습니다.
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아래에서 연습용 워크북을 내려받아 직접 따라 해보실 수 있습니다.
공유된 엑셀 파일에 누가 있는지 확인하는 단계별 방법
이번 예시에서는 판매자들의 판매액(Sales Amount) 정보가 담긴 데이터셋이 있는 엑셀 파일을 공유한다고 가정합니다. 이 데이터셋에는 SUM 함수를 활용해 총합을 계산한 값이 포함되어 있습니다.
그럼 아래 단계를 순서대로 따라 하면서 공유된 엑셀 파일에 누가 있는지 확인하는 방법을 알아보겠습니다.
1단계: 엑셀 파일을 다른 사람과 공유하기
- 먼저, 엑셀 파일을 다른 사람과 공유하는 방법부터 알아야 합니다.
- 이를 위해 상단 메뉴에서 파일(File) 탭을 클릭합니다.
- 다음으로 메뉴에서 공유(Share) 옵션을 선택합니다.
- 공유를 선택한 후, 파일을 업로드할 드라이브를 선택합니다. 여기서는 OneDrive를 선택했습니다.
- 드라이브를 선택하면 링크 보내기(Send link) 대화상자가 나타납니다.
- 참고로, 화면 오른쪽 위에 있는 공유(Share) 버튼을 클릭해서도 동일한 링크 보내기 대화상자를 열 수 있습니다.
- 공유 대상이 파일을 편집할 수 있도록 하려면 공유 옵션을 '지정한 사용자만 편집 가능(People you specify can edit)'으로 변경하세요.
- 그리고 '사람 추가(Add another)' 입력란에 이메일 주소를 입력하여 공유 대상을 추가합니다.
- 마지막으로 보내기(Send) 버튼을 클릭하면 엑셀 파일이 공유됩니다.
2단계: 액세스 관리 메뉴에서 공유 대상 확인하기
- 이번 단계에서는 공유된 엑셀 파일에 누가 있는지 확인하는 방법을 알아보겠습니다.
- 화면 오른쪽 위의 공유(Share) 버튼을 클릭합니다.
- 링크 보내기 대화상자에서 점 세 개(⋮) 아이콘을 클릭합니다.
- 이후 액세스 관리(Manage access)를 선택합니다.
- '액세스 관리' 대화상자에서 해당 엑셀 파일이 누구와 공유되어 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
엑셀 공유 파일에서 사용자 제거하기
공유된 엑셀 파일에서 특정 사용자를 제거하려면 아래 단계를 따르세요.
방법:
- 이름 또는 이메일 주소 아래에 있는 '편집 가능(Can edit)' 항목을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 열립니다.
- 드롭다운 메뉴에서 공유 중지(Stop Sharing)를 선택합니다.
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통합 문서 공유 버튼 추가로 현재 파일을 연 사용자 확인하기
공유된 엑셀 파일을 현재 열어두고 있는 사람이 누구인지도 아주 간단하게 확인할 수 있습니다.
방법:
- 먼저 '빠른 실행 도구 모음 사용자 지정' 아이콘을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 나타납니다.
- 메뉴에서 추가 명령(More Commands)을 선택하면 Excel 옵션 창이 열립니다.
- Excel 옵션 창에서 '명령 선택' 필드를 모든 명령(All Commands)으로 변경합니다.
- 그런 다음 공유 통합 문서(레거시)(Share Workbook (Legacy))를 선택하고 추가(Add)를 클릭합니다.
- 확인(OK)을 눌러 설정을 완료합니다.
- 확인을 클릭하면 빠른 실행 도구 모음(QAT)에 공유 통합 문서 아이콘이 추가된 것을 볼 수 있습니다.
- 이제 공유 통합 문서 아이콘을 클릭합니다.
- 마지막으로 공유 통합 문서 메시지 상자가 나타납니다.
- 이 메시지 상자의 '현재 이 통합 문서를 연 사용자(Who has this workbook open now)' 영역에서 현재 파일을 열어둔 사용자를 확인할 수 있으며, 이곳에서 바로 사용자를 제거할 수도 있습니다.
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알아두면 좋은 사항
공유 파일의 사용자를 확인할 때는 몇 가지 유의할 점이 있습니다.
- 작업 중인 기기에 인터넷 연결이 되어 있어야 합니다.
- 파일이 공유된 사용자 또는 그룹의 목록만 확인하려면 2단계만 진행하면 됩니다.
- 반면, 현재 반대편에서 통합 문서를 열어두고 있는 사용자를 확인하려면 4단계(공유 통합 문서 버튼 활용)를 따라야 합니다.
마무리
이번 글에서는 '공유된 엑셀 파일에 누가 있는지 확인하는 방법'을 단계별로 자세히 알아보았습니다. 이 가이드가 여러분이 해당 기능을 쉽게 이해하고 활용하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 글 초반부에 연습용 워크북도 함께 준비되어 있으니, 다운로드하여 충분히 연습해 보시기 바랍니다. 마지막으로 궁금한 점이나 추가하고 싶은 내용이 있다면 언제든지 아래 댓글로 남겨주세요.
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