Excel에서 월별 지출 보고서 만드는 방법 (단계별 완벽 가이드)

월별 지출 보고서는 직장 생활에서 매우 흔하게 접하는 문서입니다. 거의 모든 조직은 직원이 본인 부담으로 지출한 비용을 정산해 주기 위해 이 보고서를 활용합니다. 이 글에서는 Excel로 월별 지출 보고서를 만드는 방법을 단계별로 자세히 소개합니다. 직접 나만의 월별 지출 보고서를 만들고 싶다면, 아래 순서를 그대로 따라 해 보세요.

Excel에서 월별 지출 보고서 만들기: 단계별 진행 과정

설명을 돕기 위해 영업 부서에 근무하는 직원 데이비드(David)를 예시로 들겠습니다. 그의 사원 번호는 2022007이며, 소속 부서 관리자의 이름은 루카(Luca)입니다.

1단계: 요약 시트 기본 레이아웃 디자인

먼저 월별 지출 내역을 한눈에 보여줄 요약(Summary) 시트의 기본 레이아웃을 만듭니다.

가장 먼저 B6:B9 범위에 아래 이미지와 같이 항목 이름을 입력합니다.
그다음, 직원 정보를 입력할 C6:C9 범위를 원하는 형식에 맞게 서식을 지정합니다.

이어서 B11 셀에는 'Month(월)', C11 셀에는 'Expense(지출)'이라는 제목을 입력합니다.

B12:B23 범위에 1월부터 12월까지 모든 월의 이름을 입력합니다.

이것으로 요약 시트의 기본 레이아웃이 완성되었습니다.

이렇게 하면 첫 번째 단계가 끝납니다.

2단계: 각 월별 지출 보고서 시트 만들기

이제 본격적으로 월별 지출 보고서를 작성하겠습니다. 여기서는 1월을 예시로 진행하며, 나머지 달도 동일한 방법으로 만들면 됩니다.

먼저 회사 로고를 삽입하기 위해 D1 셀을 선택합니다.
삽입(Insert) 탭에서 일러스트레이션 > 그림(Pictures)의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
그다음 '이 장치(This device)' 옵션을 선택합니다.

그림 삽입 대화상자가 나타나면 조직의 로고 파일을 선택하고 삽입(Insert) 버튼을 누릅니다.
삽입된 로고를 원하는 위치로 옮겨 배치합니다.

이제 B4:F4 범위를 선택합니다.
홈(Home) 탭의 맞춤(Alignment) 그룹에서 가운데 병합(Merge & Center) 옵션을 선택합니다.

병합된 셀에 시트 제목을 입력합니다. 여기서는 'Expense Report of January(1월 지출 보고서)'라고 작성했습니다.

다음으로 B6:B7 및 D6:D7 범위에 항목 이름을 입력합니다.

C6 셀을 선택하고, 요약 시트에서 사원 ID를 불러오는 다음 수식을 입력합니다.

=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")

Enter 키를 누릅니다.
여기서는 깔끔한 셀 서식을 유지하기 위해 IF 함수를 사용했습니다.
같은 방식으로 C7 셀에는 직원 이름을 가져오는 다음 수식을 입력합니다.

=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")

Enter 키를 누른 후, E6 셀에는 부서명을 가져오는 다음 수식을 입력합니다.

=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")

마지막으로 E7 셀에는 관리자 이름을 가져오는 다음 수식을 입력합니다.

=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")

이제 월별 지출 표의 제목 행을 만들기 위해 B9:F9 범위에 아래 이미지와 같은 항목 이름들을 입력합니다.

결제 유형(Payment Type)과 카테고리(Category) 열에 올바른 데이터만 입력되도록 데이터 유효성 검사 기능을 활용하겠습니다.
이를 위해 새 시트를 하나 만들고 이름을 'Others'로 변경합니다.
B3:B6 범위에 네 가지 결제 방식을 입력합니다.

그다음 D10 셀을 선택하고, 데이터(Data) 탭의 데이터 도구(Data Tools) 그룹에서 데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.

데이터 유효성 검사 대화상자가 나타나면, 제한 대상(Allow) 옵션을 '목록(List)'으로 설정하고, 원본(Source) 항목에 Others!$B$3:$B$6 범위를 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
같은 방법으로 E10 셀에도 Others 시트의 B9:B14 범위에 있는 카테고리 목록으로 드롭다운을 만들어 줍니다.

이제 데이터 집합을 표(Table)로 변환합니다. 표로 변환하면 새 행이 추가될 때마다 데이터 유효성 검사 드롭다운이 자동으로 적용되어 편리합니다.
B9:F10 범위를 선택한 후 Ctrl+T를 눌러 표로 변환합니다.

표 만들기(Create Table) 대화상자가 나타나면 '머리글 포함(My table has headers)' 옵션을 체크하고 확인을 클릭합니다.

테이블 디자인(Table Design) 탭에서 속성(Properties) 그룹의 표 이름을 'January'로 설정합니다.
또한 테이블 스타일 옵션(Table Style Options)도 원하는 대로 조정합니다.

이렇게 하면 1월 월별 지출 데이터 표가 완성되어 바로 사용할 수 있습니다.
나머지 월의 지출 시트도 동일한 절차로 생성합니다.

이것으로 두 번째 단계가 완료되었습니다.

3단계: 샘플 데이터로 요약 보고서 검증하기

이 단계에서는 몇 가지 샘플 데이터를 입력해 요약 보고서를 완성하고, 실제로 잘 작동하는지 확인합니다.

먼저 조직 프로필에 맞는 데이터를 C6:C9 범위에 입력합니다.

IF 함수 덕분에 입력한 데이터가 자동으로 월별 지출 시트에 반영되는 것을 확인할 수 있습니다.
이제 January 표에 아래 이미지와 같이 샘플 데이터를 입력합니다.

그다음 Summary 시트의 C12 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=January[[#Totals],[Total]]

Enter 키를 누릅니다.
같은 방식의 수식을 C13:C23 범위에도 작성하여 각 월의 총 지출액을 자동으로 불러옵니다.

이렇게 하면 요약 보고서가 완성됩니다.

마지막 단계 전까지의 작업이 끝났습니다.

4단계: 동적 월별 지출 보고서 만들기

월별 지출을 더 직관적으로 시각화하기 위해 요약 보고서에 두 개의 차트를 추가하겠습니다. 필수는 아니지만, 데이터를 한눈에 파악하는 데 큰 도움이 됩니다. 여기서는 원형(Pie) 차트와 막대(Bar) 차트를 추가합니다.

Summary 시트에서 B12:C23 범위를 선택합니다.
삽입(Insert) 탭에서 원형 또는 도넛형 차트 삽입 옵션의 드롭다운 화살표를 클릭한 후 '3-D 원형' 옵션을 선택합니다.

차트가 화면에 나타납니다.
차트 디자인(Chart Design) 탭과 서식(Format) 탭에서 차트 스타일을 수정할 수 있습니다. 여기서는 원형 차트에 스타일 9를 적용했습니다.
또한 차트 요소(Chart Elements) 아이콘을 클릭해 데이터 레이블(Data Labels)을 추가하고, 범례(Legends)를 오른쪽에 배치했습니다.

다시 B12:C23 범위를 선택합니다.
막대 차트를 삽입하려면 같은 과정을 따라 세로 또는 막대형 차트의 드롭다운 화살표를 클릭하고, 2-D 막대 섹션에서 '묶은 세로 막대형(Clustered Bar)' 옵션을 선택합니다.

차트 스타일과 요소는 원하는 대로 조정합니다. 여기서는 스타일 7을 적용하고 축(Axes)과 데이터 레이블 요소를 추가했습니다.
데이터 레이블을 표시할 때는 '바깥쪽 끝(Outside End)' 옵션을 선택하면 좋습니다.

이후 두 차트를 Summary 시트의 적절한 위치에 배치합니다.
마지막으로 B4:J4 범위를 선택하고, 홈 탭의 맞춤 그룹에서 가운데 병합 옵션을 클릭합니다.

병합된 셀에 적절한 제목을 입력합니다. 여기서는 'Summary of Monthly Expense Report(월별 지출 보고서 요약)'라고 작성했습니다.

마지막으로 2단계와 같은 방법으로 G1 셀에 조직 로고를 삽입합니다.
이것으로 월별 지출 보고서가 완성되어 바로 사용할 수 있습니다.

모든 단계를 마치면 처음보다 훨씬 완성도 높은 보고서가 된 것을 확인할 수 있습니다.

결론

지금까지 Excel에서 월별 지출 보고서를 만드는 방법을 살펴보았습니다. 이 가이드가 도움이 되었기를 바라며, 이제 직접 나만의 월별 지출 보고서를 손쉽게 만들 수 있을 것입니다. 추가 질문이나 의견이 있다면 아래 댓글로 공유해 주세요.