때로는 데이터를 MIS 보고서 형태로 제시해야 할 필요가 생깁니다. MIS 보고서를 활용하면 방대한 데이터 세트의 변화 추이를 유연하게 시각화할 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀을 이용해 회계용 MIS 보고서를 만드는 방법을 단계별로 소개합니다.
MIS 보고서란 무엇인가?
MIS는 Management Information System(경영 정보 시스템)의 약자입니다. MIS 보고서란 방대한 데이터 세트 중에서 핵심 데이터만 필터링하여 요약·정리한 보고서를 말합니다. 실무 현장에서 상위 관리층에 데이터를 전달할 때 널리 활용되는 보고서 유형입니다.
MIS 보고서의 종류
사용 목적에 따라 MIS 보고서는 여러 유형으로 나눌 수 있습니다.
- 매출 보고서(Sales Report)
- 회계 MIS 보고서(Accounts)
- 예산 보고서(Budget Report)
- 생산 보고서(Production Report)
- 현금 흐름 보고서(Cash Flow Statement)
- 자금 운용 보고서(Funds Statement)
- 수익성 보고서(Profit Report)
- 손익 계산서(Income Statement)
- 이상 손실 보고서(Abnormal Losses)
- 원가 보고서(Costing Report)
- 인사(HR) 보고서
- 재고 보고서(Inventory Report)
- 통계 발간 보고서(Statistical Publication)
- 수주 잔량 보고서(Orders in Hand)
- 비가동 시간 보고서(Ideal Time)
- 설비 가동률 보고서(Machine Utilisation)
- 요약 보고서(Summary Report)
- 추세 보고서(Trend Report)
- 예외 보고서(Exception Report)
MIS 보고서의 장점
MIS 보고서는 일상적인 업무 환경에서 다음과 같은 이점을 제공합니다.
- 체계적인 데이터 관리 지원
- 데이터 추세 파악 및 정의
- 조직 목표 설정에 도움
- 문제점 조기 발견
- 회사 업무 효율성 향상 및 개선
- 생산 비용 및 오류 감소
엑셀로 회계 MIS 보고서 만들기: 5단계 절차
이번 예제에서는 한 문구용품점의 한 달간 계정 데이터를 활용하겠습니다. B열에는 10개 문구류 제품 목록이 있고, C열에는 수량, D열에는 해당 월 매출액, E열에는 남은 재고량이 기록되어 있습니다. F, G, H열에는 각각 원가, 수입, 이익이 입력되어 있으며, 전체 데이터 범위는 B5:H14입니다.
1단계: 데이터 세트 불러오기
먼저 데이터를 마이크로소프트 엑셀에 입력합니다. 다른 형식의 데이터 파일에서 가져오는 것도 가능합니다. 이후 SUM 함수를 사용해 원가(Cost), 수입(Income), 이익(Profit) 열의 합계를 구합니다.
- 이익(Profit) 합계를 구하려면 셀 H15에 다음 수식을 입력합니다.
=SUM(H5:H14)- 같은 방식으로 F15와 G15에도 수식을 적용해 원가와 수입의 합계를 구합니다.
2단계: 피벗 테이블 만들기
이 단계에서는 데이터 세트를 바탕으로 피벗 테이블(Pivot Table)을 생성합니다. 피벗 테이블에는 수량, 매출, 재고 열을 포함시키겠습니다.
- 먼저 셀 범위 B4:E14 전체를 선택합니다.
- 삽입(Insert) 탭에서 테이블(Tables) 그룹의 피벗 테이블(PivotTable)을 클릭합니다.
- '피벗 테이블 만들기' 대화상자가 나타나면, 원본 데이터를 보존하기 위해 '새 워크시트(New Worksheet)' 옵션을 선택합니다.
- 마지막으로 확인(OK)을 누릅니다.
- 새 시트가 생성되고, 화면 오른쪽에 '피벗 테이블 필드' 창이 열리며 열 이름들이 표시됩니다.
- 필드 이름을 아래 4개 영역으로 원하는 위치에 드래그합니다. 이 예제에서는 항목(Item)을 행(Rows)에, 나머지 세 개 열은 값(Values)에 배치했습니다.
- 필드를 영역에 넣을 때마다 피벗 테이블에 하나씩 추가되는 것을 확인할 수 있습니다.
- 설정이 끝나면 창 우측 상단의 닫기(X) 버튼을 클릭해 창을 닫습니다.
3단계: 피벗 필드별 차트 삽입하기
이제 데이터 패턴을 시각적으로 보여주기 위해 네 가지 서로 다른 차트를 삽입합니다. 세로 막대형(Column) 차트 2개, 가로 막대형(Bar) 차트 1개, 원형(Pie) 차트 1개로 구성합니다.
- 먼저 셀 범위 A3:D14 전체를 선택합니다.
- 차트(Charts) 그룹에서 '세로 또는 가로 막대형 차트' 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 2-D 세로 막대형 섹션에서 묶은 세로 막대형(Clustered Column) 옵션을 선택합니다.
- 차트가 생성되면 차트 요소 아이콘을 클릭해 표시할 요소를 선택합니다. 여기서는 편의상 축(Axes)과 데이터 표(Data Table)만 선택했습니다.
- 디자인 탭과 서식 탭에서 차트 스타일과 텍스트를 수정할 수도 있습니다. 이 예제에서는 스타일 8을 적용했습니다.
- 차트 가장자리의 크기 조절 아이콘을 사용해 가독성 좋게 크기를 조정합니다.
- 다시 피벗 테이블 전체를 선택하고, '세로 또는 가로 막대형 차트' 드롭다운에서 100% 누적 세로 막대형(100% Stacked Column)을 삽입합니다.
- 차트 요소 아이콘을 클릭해 축과 범례(Legend)를 유지하고, 앞선 차트와 동일한 스타일을 적용합니다.
- 같은 방식으로 가로 막대형(Bar) 차트도 만들되, 드롭다운에서 2-D 가로 막대형 섹션의 묶은 가로 막대형(Clustered Bar) 옵션을 선택합니다.
- 차트 요소와 스타일은 취향에 맞게 조정합니다. 여기서는 스타일 3을 적용하고 축 요소만 남겼습니다.
- 마지막으로 원형(Pie) 차트를 위해 셀 범위 A3:D14를 선택한 뒤, '원형 또는 도넛형 차트 삽입' 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 3-D 원형(3-D Pie) 옵션을 선택합니다.
- 차트 스타일을 조정합니다. 여기서는 스타일 8을 적용하고 모든 차트 요소를 제거했습니다.
4단계: 슬라이서(Slicer) 삽입하기
이번에는 엑셀 시트에 슬라이서(Slicer)를 삽입합니다. 슬라이서를 사용하면 데이터를 필터링할 때 훨씬 유연하게 작업할 수 있습니다.
- PivotChart 분석(PivotChart Analyze) 탭으로 이동합니다.
- 필터(Filter) 그룹에서 '슬라이서 삽입(Insert Slicer)' 옵션을 선택합니다.
- '슬라이서 삽입' 대화상자가 나타나면 슬라이서에 포함할 필드를 체크합니다. 이 데이터 세트에서는 항목(Item) 필드만 선택했습니다.
- 확인(OK)을 눌러 대화상자를 닫습니다.
- 항목(Item)이라는 제목의 슬라이서가 생성되고, 항목 열의 모든 값이 표시됩니다.
- 슬라이서 가장자리의 크기 조절 아이콘을 이용해 모든 값이 보이도록 크기를 늘립니다.
5단계: MIS 보고서 완성하기
이제 만든 차트들을 별도 시트에 보고서 형태로 정리합니다. 처음에는 모든 차트가 겹쳐 있어 한눈에 확인하기 어렵습니다.
- 새 시트를 만들고 이름을 지정합니다. 여기서는 시트 이름을 Report로 설정했습니다.
- 차트를 하나 선택한 후, PivotChart 분석 탭의 동작(Action) 그룹에서 '차트 이동(Move Chart)' 옵션을 선택합니다.
- '차트 이동' 대화상자에서 '다음 개체로(Object in)' 옵션을 체크하고, 드롭다운 목록에서 Report 시트를 선택합니다.
- 확인(OK)을 누르면 해당 차트가 Report 시트로 이동합니다.
- 또는 차트를 선택하고 Ctrl+C로 복사한 뒤, Report 시트에서 Ctrl+V로 붙여넣어 복사본을 만드는 방법도 있습니다.
- 나머지 차트와 요소들도 같은 방식으로 처리합니다.
- 모든 차트와 항목 슬라이서가 잘 보이도록 시트 안에서 배치를 조정합니다.
- 이렇게 하면 바로 사용할 수 있는 MIS 보고서가 완성됩니다.
이 과정을 통해 엑셀에서 회계용 MIS 보고서를 성공적으로 만들 수 있었습니다.
결론
지금까지 엑셀을 활용해 회계 MIS 보고서를 만드는 방법을 살펴보았습니다. 피벗 테이블, 다양한 차트, 슬라이서를 조합하면 누구나 전문가 수준의 경영 정보 보고서를 손쉽게 작성할 수 있습니다. 추가 질문이나 제안 사항이 있다면 댓글로 공유해 주세요. 꾸준히 새로운 방법을 익히며 성장하는 여러분이 되시길 바랍니다!