앞선 글에서 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)의 화상 회의 작동 방식을 다룬 적이 있습니다. 이후 마이크로소프트는 팀즈에 새로운 기능들을 잇달아 추가했는데, 그중에서도 많은 사용자들이 오랫동안 기다려온 '브레이크아웃 룸(Breakout Rooms, 소회의실)' 기능이 드디어 도입되었습니다. 실제로 팀즈 사용자 의견 수렴 창구인 마이크로소프트 팀즈 UserVoice에는 이 기능 요청에 2만 명이 넘는 사용자가 투표할 정도였습니다.
팀즈는 무료 마이크로소프트 계정만 있으면 누구나 이용할 수 있습니다. Office 365 유료 구독자라면 파일 저장 용량 확대, 회의 녹화, 최대 1만 명 규모의 온라인 이벤트 개최 등 더 강력한 기능을 갖춘 팀즈를 사용할 수 있습니다.
팀즈 브레이크아웃 룸 사용을 위한 필수 조건
본격적으로 시작하기 전에, 팀즈 회의에서 브레이크아웃 룸을 만들기 위한 설정이 모두 갖춰져 있는지 확인해야 합니다. 몇 가지 사전 준비가 필요하므로 아래 항목들을 미리 점검해 두세요.
새 회의 환경(New Meeting Experience) 켜기
먼저 팀즈의 '새 회의 환경'을 사용하고 있어야 합니다. 데스크톱 앱 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭한 후 설정(Settings)으로 이동하세요. 그다음 새 회의 환경 켜기(Turn on new meeting experience)를 선택하고 팀즈를 재시작하면 됩니다.
최소 참가자 수 확인
회의 주최자에게 브레이크아웃 옵션이 표시되려면 회의에 최소 5명의 참가자가 있어야 합니다. 참고로 전화로 연결된 참여자는 현재 소회의실에 직접 들어갈 수 없지만, 최소 인원 5명 계산에는 포함됩니다.
내가 회의 주최자인지 확인
브레이크아웃 룸은 오직 회의 주최자만 만들고 관리할 수 있습니다. 다만 마이크로소프트가 향후 업데이트에서 주최자가 이 권한을 다른 사람과 공유할 수 있도록 할 것이라는 움직임도 있습니다.
또한 회의 주최자는 반드시 데스크톱 앱을 사용해야 하며, 브라우저 버전이나 모바일 앱으로는 브레이크아웃 룸을 생성할 수 없습니다. 걱정하지 않으셔도 됩니다. 안드로이드나 아이폰용 팀즈 앱으로 회의에 참여한 참가자들은 소회의실에 들어갈 수 있습니다.
팁: 회의 초대장을 보내는 사람과 브레이크아웃 룸을 관리할 사람이 다르다면, 브레이크아웃 관리자가 먼저 팀즈 회의를 생성한 뒤 해당 회의 링크를 초대장에 넣어 공유하세요. 회의 링크를 만든 사람이 브레이크아웃 관리자이기만 하면, 누가 링크를 공유하든 상관없습니다.
팀즈에서 브레이크아웃 룸 만들기
글을 쓰는 시점 기준으로, 팀즈에서는 줌(Zoom)처럼 회의 시작 전에 브레이크아웃 룸을 미리 설정할 수 없습니다. 팀즈 회의가 진행되는 동안 회의 주최자가 회의 툴바에서 브레이크아웃 룸 아이콘을 선택하는 것부터 시작합니다.
브레이크아웃 룸 아이콘을 선택하면 새로운 화면이 열립니다. 여기서 만들고 싶은 소회의실 개수를 정하고, 참가자를 자동으로 배분할지 아니면 각 참가자가 들어갈 방을 직접 지정할지 선택할 수 있습니다.
브레이크아웃 룸을 만든 후에는 브레이크아웃 룸 패널을 통해 참가자를 배정할 수 있습니다.
참가자 배정(Assign participants)을 선택하면 회의 참가자 전체 목록이 나타납니다. 배정할 참가자 옆의 체크박스를 선택한 후, 해당 참가자를 보낼 방을 고르면 됩니다.
회의 주최자는 회의 중 언제든 참가자를 소회의실에 배정할 수 있습니다. 본격적으로 소회의 세션을 시작할 준비가 되면 방 시작(Start rooms)을 선택해 모든 브레이크아웃 룸을 동시에 열고 참가자들을 각자 배정된 방으로 이동시키세요.
참고: 현재 팀즈에서는 일정 시간이 지나면 브레이크아웃 룸이 자동으로 닫히도록 타이머를 설정하는 기능이 없습니다. 향후 업데이트에서 추가될 것으로 기대되는 기능 중 하나입니다.
회의 주최자가 사용할 수 있는 옵션
줌과 마찬가지로 회의 주최자는 언제든 원하는 브레이크아웃 룸에 자유롭게 입장할 수 있습니다. 또한 방 이름을 변경할 수 있고, 모든 브레이크아웃 룸이 열린 상태라면 전체 방에 공지사항을 한 번에 전송할 수도 있습니다. 공지사항은 각 브레이크아웃 룸의 채팅 패널에 표시됩니다.
방 설정(Room settings) 메뉴에서는 참가자를 자동으로 소회의실로 이동시킬지, 아니면 참가자가 직접 방에 입장하도록 할지 선택할 수 있습니다. 또한 브레이크아웃 세션 중에 참가자가 메인 회의실로 돌아오는 것을 허용할지 차단할지도 설정할 수 있습니다.
브레이크아웃 룸 내부 환경
팀즈 브레이크아웃 룸 안에서의 참가자 경험은 메인 회의와 거의 같습니다. 참가자는 일반적인 회의 컨트롤을 모두 사용할 수 있습니다. 웹캠을 켜고 끄거나, 자신을 음소거하거나 해제하고, 화면을 공유하고, 손 들기를 사용하며, 채팅 및 참가자 패널을 켜고 끄는 것도 가능합니다.
메인 팀즈 회의로 돌아가기
회의 주최자가 허용했다면(위 내용 참조), 브레이크아웃 룸에 있는 참가자는 언제든 돌아가기(Return) 버튼을 클릭해 메인 회의로 복귀할 수 있습니다. 주의할 점은, 나가기(Leave) 버튼을 누르면 소회의실이 아니라 회의 자체에서 완전히 나가게 된다는 것입니다.
다른 화상 회의 앱과 비교
마이크로소프트 팀즈 사용자들은 브레이크아웃 룸 기능이 추가된 것을 분명 반기고 있습니다. 하지만 팀즈에는 아직 다른 화상 회의 앱이 제공하는 일부 기능이 빠져 있습니다. 팀즈 사용이 확고하지 않다면 네 가지 화상 회의 앱을 비교한 글을 참고해 보세요. 더 알아보고 싶다면 구글 밋(Google Meet) 대 줌, 줌 대 스카이프(Skype) 비교 글도 함께 확인해 보시길 추천합니다.