문서를 검토할 때 상대방과 같은 공간에 있을 수 없다면, 그 다음으로 좋은 방법은 바로 주석(댓글)을 남기는 것입니다. 마이크로소프트 워드(Microsoft Word)는 문서 내 특정 텍스트를 강조한 뒤 주석을 삽입해 피드백을 남길 수 있고, 남겨진 주석에 답글을 달아 소통할 수도 있습니다.
팀 프로젝트를 함께 진행하거나, 친구의 원고 초고에 의견을 달거나, 심지어 자신의 글을 수정·교정할 때도 주석 기능은 매우 유용한 도구입니다. 이번 글에서는 Word에서 주석을 추가하고, 답글을 달고, 해결 또는 삭제하는 방법까지 모두 정리했습니다.
참고: 본문의 스크린샷은 macOS용 Microsoft Word 기준입니다. Windows용 Word에서도 절차는 동일합니다.
Word에서 주석 추가하는 방법
Microsoft Word에서 주석을 추가하는 과정은 아주 간단합니다. 화면 상단 메뉴에서 검토(Review) 탭을 클릭하세요.
문서에서 주석을 달고 싶은 단어를 드래그하여 선택하거나 커서를 위치시킨 후, 새 주석(New Comment) 버튼을 클릭합니다. 그러면 문서 오른쪽에 주석 입력란이 열리고, 해당 텍스트와 연결되는 선이 표시되며 주석이 달린 부분은 자동으로 강조됩니다.
특히 한 문서에 여러 개의 주석이 있거나 한 단락 안에 주석이 여러 개 달려 있을 때, 이 연결선 덕분에 어떤 부분에 대한 피드백인지 훨씬 쉽게 파악할 수 있습니다. 필요한 만큼 같은 방법으로 반복해서 주석을 추가하면 됩니다.
주석을 추가하는 두 번째 방법도 있습니다. 텍스트를 드래그로 선택하거나 해당 텍스트 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤, 나타나는 컨텍스트 메뉴에서 새 주석(New Comment)을 선택하면 됩니다.
마지막 세 번째 방법은 단어를 선택하거나 커서를 놓은 상태에서 화면 상단의 삽입(Insert) 메뉴로 이동해 주석(Comment)을 선택하는 것입니다. 다만 이 방법은 앞선 두 가지보다 시간이 더 걸리므로 실제로 사용하기에는 비효율적입니다. 참고로 알아두면 좋은 점은, 이 방법이 기존 주석에 답글을 다는 데에도 동일하게 활용된다는 것입니다.
Word에서 주석에 답글 다는 방법
여러 사람이 하나의 문서를 주고받으며 수정하고 검토하는 협업 환경에서는 누가 어떤 의견을 냈는지 추적하기 어려울 수 있습니다. 기존 주석에 답글을 달면 계층형 구조로 정리되어 대화 흐름을 한눈에 파악하기 쉬워집니다.
기존 주석의 오른쪽 상단에 있는 말풍선 아이콘을 클릭하세요.
그러면 답글을 입력할 수 있는 텍스트 창이 열립니다. 여러 명이 같은 주석에 각각 답글을 달 수도 있으며, 답글 순서가 헷갈릴 경우 화면 오른쪽에 표시된 작성 시간을 확인하면 됩니다.
답글을 다는 또 다른 방법은 주석 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 메뉴에서 주석에 답글 달기(Reply to Comment)를 선택하는 것입니다. 말풍선 아이콘을 클릭하는 것과 동일한 기능을 합니다.
Word에서 주석 해결 및 삭제하는 방법
대부분의 주석은 수정이 필요한 문제를 지적하거나 개선 사항을 제안하기 위해 작성됩니다. 해당 수정 작업이 끝났다면 더 이상 주석이 필요하지 않을 수 있습니다. 주석을 해결(Resolve)하거나 삭제(Delete)하면 문서에서 어떤 작업이 완료되었는지 체계적으로 관리할 수 있습니다.
가장 간단한 방법은 해당 주석을 클릭한 뒤 화면 상단 탭에서 삭제(Delete)를 선택하는 것입니다. 삭제 버튼 옆의 아래 화살표를 클릭하면 문서 내 모든 주석을 한 번에 삭제하는 옵션도 사용할 수 있습니다.
삭제 대신 해결(Resolve)을 클릭할 수도 있습니다. 두 기능의 차이는 다음과 같습니다. 삭제는 주석 자체를 완전히 제거하는 반면, 해결은 주석을 회색으로 처리할 뿐 문서에 그대로 남겨둡니다. 만약 실수로 주석을 해결했거나 추가 의견을 남기고 싶어졌다면, 해당 주석을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 주석 해결(Resolve Comment)을 다시 선택하면 해결 상태를 해제할 수 있습니다.
물론 주석을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 나타나는 메뉴에서 바로 삭제하거나 해결하는 것도 가능합니다. 이 옵션들은 주석에 답글 달기 바로 아래에 있습니다.
검토(Review) 탭에는 이 외에도 알아두면 좋은 기능들이 있습니다. 이전(Previous)과 다음(Next) 버튼을 사용하면 문서 내 모든 주석을 빠르게 넘겨가며 확인할 수 있고, 주석 표시(Show Comments)를 클릭하면 현재 화면에 보이지 않는 주석들을 표시할 수 있습니다.
참고: Google Docs를 포함한 대부분의 문서 편집 프로그램도 Word와 유사한 방식으로 주석을 검토하고 해결할 수 있습니다.
주석 기능으로 더욱 매끄러운 협업하기
주석 기능은 Word로 협업 프로젝트를 진행하는 모든 사람에게 강력한 도구입니다. 이 기능을 잘 활용하면 팀원 간 소통이 원활해지고, 최종 결과물인 문서나 팀 프로젝트의 완성도도 크게 높일 수 있습니다.