매일 쏟아지는 이메일 때문에 받은 편지함 관리가 부담스럽다면, Outlook의 '규칙' 기능을 활용해 보세요. 수신되는 메일을 미리 만들어 둔 폴더로 자동 분류해 주기 때문에, 매주 한 시간씩 받은 편지함을 정리하던 번거로움을 크게 줄일 수 있습니다.
개념적으로는 Gmail의 라벨과 필터와 비슷한 기능입니다. 규칙이 복잡해 보일 수 있지만, 실제로 정교한 분류를 원하지 않는 한 어렵지 않습니다. 예를 들어 업무 관련 메일을 '업무' 폴더로 자동 이동시키는 것 같은 간단한 규칙이라면 몇 번의 클릭만으로 설정할 수 있습니다.
시작 전 준비: 분류용 폴더 만들기
규칙을 제대로 활용하려면 먼저 받은 편지함 아래에 메일을 나눌 하위 폴더를 만들어 두는 것이 좋습니다. 프로젝트, 업무, 가족 등 용도에 맞게 폴더를 구성하세요.
폴더를 만들려면 받은 편지함이나 아무 폴더나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 새 폴더를 선택하면 됩니다. 이 방법은 Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 및 Office 365에서 모두 동일하게 작동합니다.
Outlook 규칙 설정하기
Outlook을 실행한 뒤 파일 탭을 클릭하면 화면 하단쪽에 규칙 및 알림 관리 버튼이 보입니다.
규칙 및 알림 기본 창이 열립니다. Outlook 버전에 따라 기본으로 생성된 규칙 하나가 이미 보일 수도 있습니다.
여기서 새 규칙 버튼을 클릭하면 첫 번째 이메일 규칙 만들기를 시작할 수 있습니다. 규칙 마법사 대화상자가 나타나며, 자주 사용되는 규칙 템플릿들이 표시됩니다.
대부분의 경우 이 기본 템플릿만으로 충분합니다. 가장 많이 쓰이는 것은 목록 맨 위의 "보낸 사람에게서 온 메시지를 폴더로 이동"입니다. 이 항목을 선택한 후 다음을 클릭하세요.
화면 하단의 "2단계" 목록 상자에는 밑줄 친 하이퍼링크가 표시됩니다. 사실 간단한 규칙이라면 여기서 사람 또는 공용 그룹과 지정된 링크를 클릭해 발신자 이메일 주소와 이동할 폴더만 지정하고 바로 마침을 눌러도 됩니다.
하지만 더 세부적인 조건을 원한다면 다음을 클릭하세요. 훨씬 다양한 옵션이 나타납니다.
위쪽 목록에서 조건을 체크할 때마다 하단의 규칙 설명 영역에 해당하는 하이퍼링크가 추가됩니다. 심지어 메일 본문에 포함된 특정 단어를 찾아 그 메일에 대해 동작을 수행하는 규칙도 만들 수 있습니다.
이제 각 하이퍼링크를 클릭해 이메일 주소, 폴더 등 필요한 값을 지정하면 됩니다. 앞선 예제라면 사람 또는 공용 그룹을 클릭해 발신자 이메일 주소를 선택합니다.
그다음 지정된이라는 단어를 클릭하고 메일을 이동시킬 폴더를 찾아 선택합니다. 새로 만들기를 누르면 현재 선택된 폴더 아래에 새 폴더가 바로 생성되므로, 이 화면에서 폴더를 새로 만들 수도 있습니다.
설정이 끝나면 하단 영역에 규칙의 실제 값들이 반영된 것을 확인할 수 있습니다.
다음을 클릭하면 규칙에 추가 동작을 설정하는 화면이 나타납니다. 간단한 규칙이라면 이 단계는 건너뛰어도 되지만, 소리 재생, 메일 전달, 복사본 만들기, 인쇄, 다른 프로그램 시작, 스크립트 실행 같은 추가 작업을 함께 처리하고 싶다면 이 화면에서 설정할 수 있습니다.
완료했다면 다음을 클릭해 예외 대화상자로 이동합니다. 여기서는 이 규칙을 적용하지 않을 조건을 지정할 수 있습니다. 특별한 경우가 없다면 기본값 그대로 비워 두어도 문제없습니다.
다음을 클릭하면 드디어 규칙 마법사의 마지막 단계입니다. 나중에 다시 볼 때 어떤 역할을 하는 규칙인지 알 수 있도록 "친구 메일 이동"처럼 알아보기 쉬운 이름을 붙여 주세요.
그리고 이미 받은 편지함에 새 규칙에 해당하는 메일이 있다면, "받은 편지함에 이미 있는 메시지에 이 규칙 실행" 체크박스를 선택하세요. 나머지 항목은 기본값으로 두고 마침을 클릭하면 완료됩니다!
이제 특정 인물, 뉴스레터, 은행·신용카드 명세서 등 생각할 수 있는 모든 종류의 메일에 대해 규칙을 만들어 Outlook 이메일을 훨씬 더 효율적으로 관리해 보세요!