Microsoft Outlook은 수많은 Windows 사용자가 애용하는 대표적인 이메일 클라이언트입니다. Microsoft Office 패키지를 사용하는 분들이라면 대부분 Outlook도 함께 활용하고 있을 텐데요, 강력한 이메일 기능과 뛰어난 사용 편의성이 그 이유입니다. Outlook 2019/2016/2013에서는 IMAP을 지원하는 거의 모든 계정을 연동해 사용할 수 있습니다.
Outlook에는 다양한 편리한 기능이 탑재되어 있으며, 그중 대표적인 것이 바로 '규칙(Rules)'입니다. Gmail의 필터와 비슷한 개념으로, 반복적인 메일 관리 작업을 자동으로 처리해 줍니다.
Outlook 규칙으로 할 수 있는 일
규칙을 잘 활용하면 여러 작업을 훨씬 빠르고 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 특정 사람이 보낸 모든 이메일을 별도의 폴더로 자동 분류하고 싶다면, 해당 메일을 미리 지정해 둔 폴더로 옮겨 주는 규칙을 만들면 됩니다. 이 외에도 다음과 같은 작업을 손쉽게 자동화할 수 있습니다.
- 제목에 특정 단어가 포함된 메시지를 지정 폴더로 이동
- 공개 그룹으로 전송된 이메일을 별도 폴더로 정리
- 특정 사람에게서 받은 메일에 후속 조치 플래그 표시
- 특정 RSS 피드의 항목을 지정 폴더로 이동
규칙을 내보내거나 가져와야 하는 이유
이미 여러 개의 규칙을 설정해 사용 중이라고 가정해 보겠습니다. 그런데 PC를 교체하거나 Windows를 재설치해야 하는 상황이 생기면 어떻게 될까요? Outlook은 규칙을 로컬(내 PC)에 저장하기 때문에, 새로 Outlook을 설치하면 기존에 만들어 둔 규칙이 모두 사라집니다.
이 문제를 해결하는 방법이 바로 규칙 내보내기(Export) 및 가져오기(Import) 기능입니다. Outlook 2016 또는 2013 버전을 사용 중이라면 아래 순서대로 진행하면 됩니다.
Outlook 규칙 내보내기·가져오기 방법
두 작업 모두 별도의 서드파티 프로그램 없이 Outlook 기본 기능만으로 처리할 수 있다는 점이 장점입니다.
1. 규칙 내보내기(Export)
먼저 Outlook을 실행한 뒤 파일(File)을 클릭하고 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts) 옵션을 선택합니다. 또는 홈 탭의 규칙 버튼에서 규칙 및 알림 관리를 선택해도 동일하게 이동할 수 있습니다.
해당 화면에서 옵션(Options) 버튼을 클릭합니다.
다음 화면에서 내보내기(Export)와 가져오기(Import) 두 가지 옵션을 확인할 수 있습니다.
내보내기를 클릭해 현재 설정된 규칙을 파일로 저장한 뒤, 원하는 위치를 지정하면 완료됩니다. 저장된 파일은 USB나 클라우드 등 어디로든 옮겨 보관할 수 있으며, 필요할 때 언제든 다시 불러올 수 있습니다.
2. 규칙 가져오기(Import)
가져오기 역시 간단합니다. 규칙 및 알림 관리 화면으로 이동한 뒤 옵션을 클릭하고, 다음 화면에서 가져오기를 선택합니다. 이후 미리 내보내 둔 규칙 파일을 선택하기만 하면 끝납니다.
PC 교체나 시스템 재설치 전에 미리 규칙을 내보내 백업해 두면, 소중한 설정을 그대로 유지할 수 있으니 꼭 참고하시기 바랍니다.