Microsoft Outlook은 다양한 기능을 갖추고 있어 수많은 사용자에게 표준 이메일 및 일정 관리 플랫폼으로 자리 잡았습니다. 특히 업무 시간을 더욱 효율적으로 관리할 수 있도록 설계되어 있습니다. 그런데 여러 명이 함께 협업할 때, 서로의 근무 시간 외에 회의 요청을 받지 않으려면 어떻게 해야 할까요? 답은 바로 Outlook에 자신의 근무 시간을 표시하는 것입니다. 이번 글에서는 동료들에게 내 근무 시간을 보여주는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Outlook에서 근무 시간 표시하기
예약 도우미(Scheduling Assistant)는 선택한 날짜와 시간을 기준으로 참석자의 일정 가능 여부를 분석해 적절한 시간대를 제안합니다. 즉, Outlook에서 새 모임 요청을 만들면 예약 도우미가 나와 동료 모두가 비어 있는 시간대를 자동으로 찾아줍니다.
다만 예약 도우미는 하루 종일(자정부터 자정까지)을 기준으로 표시하지 않습니다. 기본 설정상 근무 주는 월요일부터 금요일까지이며, 근무일은 오전 8시부터 오후 5시까지로 지정되어 있습니다. 또한 달력에서 한 주의 시작일은 일요일로 설정되어 있습니다.
근무 시간 변경 방법
이러한 근무 시간은 본인에게 맞게 언제든지 변경할 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다.
- 파일(File) 메뉴를 클릭합니다.
- 옵션(Options) > 달력(Calendar)으로 이동합니다.
- '근무 시간(Work Time)' 섹션을 찾아 원하는 근무 시간으로 수정합니다.
여기서는 예시로 근무 시간을 오전 8시부터 오후 2시로 변경해 보겠습니다.
설정을 저장한 후 새 모임 요청을 열고 예약 도우미를 클릭하면, 변경된 근무 시간이 바로 반영되어 표시되는 것을 확인할 수 있습니다. 또한 캘린더에 접근 권한이 있는 동료가 나와 미팅 일정을 조율하려고 할 때도 Outlook이 이 근무 시간을 자동으로 보여줍니다.
동료의 근무 시간과 내 근무 시간이 겹치는 구간이 있다면 해당 시간대에 회의를 잡으면 됩니다. 만약 겹치지 않더라도 모임 요청을 생성하고 동료를 추가할 수 있습니다.
그러면 Outlook이 상대방에게 내 근무 시간을 표시해 줍니다. 상대방의 근무 시간이 내 근무 시간과 겹치지 않는 경우에는 연한 회색 막대로 표시되며, 이는 '근무 시간 외(outside working hours)'를 의미합니다.
이렇게 하면 동료와 공통의 근무 시간대를 손쉽게 찾아 협업 일정을 조율할 수 있습니다. 팀원들과 회의 시간을 정하기 위해 주고받는 불필요한 메시지를 크게 줄여 업무 효율을 높이는 데도 도움이 됩니다.
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