이메일은 여전히 가장 기본적인 소통 수단 중 하나로, 중요한 메일에 제때 답장을 받지 못하면 불편함을 느낄 수 있습니다. 특히 휴가나 연휴 동안에는 미리 "나중에 회신하겠다"는 사실을 알려두는 것이 매우 중요합니다. 바로 이럴 때 자동 회신(Automatic Replies) 기능이 유용합니다. 이 글에서는 Outlook.com과 Microsoft Outlook 데스크톱 앱에서 자동 회신을 설정하는 방법을 소개합니다. 자동 회신을 켜두면 메일 확인이 어려운 상황에서도 미리 작성해 둔 답장이 자동으로 발송됩니다.
Outlook.com(웹 버전)에서 자동 회신 설정하기
웹용 Outlook에서 자동 회신 또는 휴가 자동 답장을 설정하려면 다음 단계를 따르세요.
- 웹용 Outlook을 열고 왼쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭합니다.
- 목록 맨 아래로 스크롤한 뒤 모든 Outlook 설정 보기를 클릭합니다.
- 설정 창에서 '메일' 섹션으로 이동한 후 '자동 회신' 메뉴를 찾습니다.
- 자동 회신 켜기 옵션을 활성화합니다.
- 자동 회신이 작동할 기간(시작일 및 종료일)을 지정합니다.
- 시작일과 종료일을 설정하면 해당 기간에 적용되는 세 가지 추가 작업을 함께 구성할 수 있습니다.
- 해당 기간의 일정을 캘린더에 차단
- 해당 기간에 열리는 새 모임 초대를 자동으로 거절
- 해당 기간의 모임을 거절하고 취소
- 메시지를 직접 작성하여 부재 사유와 비상 시 연락할 담당자 등의 정보를 추가합니다.
- 마지막으로 주소록에 저장된 연락처에게만 자동 회신을 보내도록 선택할 수 있습니다.
참고로 이 기능은 예전에 '부재중(Out of Office)' 또는 '휴가 자동 답장(Vacation Reply)'이라는 이름으로도 불렸습니다.
설정 시 꼭 주의해야 할 두 가지
- '주소록의 연락처에게만 회신' 옵션을 건너뛰지 마세요. 이 옵션을 사용하면 연락처에 없는 발신자, 특히 스팸 메일로 내 정보가 전달되는 것을 막아 개인정보를 보호할 수 있습니다.
- 기간 설정 없이 자동 회신을 켤 수도 있지만, 그렇게 하면 복귀한 후에도 계속 작동하게 됩니다. 시작일과 종료일을 명확히 지정하는 것이 좋습니다.
종료일이 되면 자동 회신은 저절로 꺼지며, 부재 중 받은 모든 메일은 '읽지 않음'으로 표시되어 나중에 확인하기 편리합니다.
팁: 상대방마다 다른 내용의 답장을 보낼 수도 있습니다. Outlook에서 여러 개의 부재중 자동 회신 서식을 만들어 상황에 맞게 활용해 보세요.
Microsoft Outlook(데스크톱 앱)에서 자동 회신 설정하기
Microsoft Outlook에서 자동 회신을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- Microsoft Outlook을 실행합니다.
- 왼쪽 상단의 '파일' 탭을 클릭합니다.
- 계정 정보 화면이 나타납니다.
- '정보' 탭에서 '자동 회신' 항목을 찾습니다.
- 항목을 클릭하면 자동 회신 설정 창이 열립니다.
- '자동 회신 보내기'를 선택한 뒤 필요에 따라 세부 설정을 구성합니다.
이것으로 설정이 완료됩니다! 이 팁들이 쉽게 따라 할 수 있었기를 바랍니다.
참고: Windows 10 기본 메일 앱에서 자동 회신을 설정하는 방법도 별도의 포스트로 안내하고 있습니다.