조직 내 모든 사람에게 공개할 수 없는 민감한 정보를 다루고 있다면 Microsoft Teams에서 비공개(Private) 팀을 만드는 것이 좋습니다. 비공개 팀을 활용하면 허용된 구성원에게만 기밀 데이터를 안전하게 공유할 수 있습니다. 별도의 앱 설치나 서드파티 서비스 이용 없이, 무료 버전의 Microsoft Teams에서도 손쉽게 설정할 수 있습니다.
Microsoft Teams 팀의 개인 정보 유형 3가지
Microsoft Teams에는 세 가지 개인 정보(공개 범위) 유형이 있습니다.
- 비공개(Private): 팀 소유자만 새 멤버를 추가할 수 있습니다. 팀 소유자가 본인 하나뿐이라면 새 멤버 초대 권한은 오직 소유자에게만 있으며, 다른 사람은 누구에게도 초대장을 보낼 수 없습니다. 또한 조직 구성원이 자동으로 팀에 추가되지 않습니다.
- 공개(Public): 모든 멤버가 새 멤버를 추가할 수 있고, 조직 내 누구나 자유롭게 팀에 가입할 수 있습니다. 공개 팀에는 사실상 제약이 없지만, 새 멤버는 한 명씩 수동으로 추가해야 합니다.
- 조직 전체(Org-wide): 조직의 모든 구성원을 한 번에 자동으로 추가하고 싶을 때 사용합니다. 예를 들어 목적이 다른 팀을 여러 개 만들면서 각 팀에 조직 전체 인원을 포함시키고 싶다면, '조직 전체' 팀을 만들어 모든 사람을 한꺼번에 추가할 수 있습니다.
개인 정보 설정을 직접 변경하지 않으면 Microsoft Teams는 기본 설정에 따라 팀을 생성합니다. 하지만 조직 전체가 아닌 관리자 등 특정 인원에게만 공유해야 하는 데이터가 있고, 팀의 존재 자체를 다른 사람에게 알리고 싶지 않다면 아래 방법대로 비공개 팀을 만들어 활용하시기 바랍니다.
Microsoft Teams에서 비공개 팀 만드는 방법
Microsoft Teams에서 비공개 팀을 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- Microsoft Teams 웹사이트 또는 앱을 엽니다
- 팀 참여 또는 만들기(Join or create a team) 버튼을 클릭합니다
- 팀 만들기(Create team) 옵션을 선택합니다
- 팀 생성 방식을 선택합니다
- 목록에서 비공개(Private)를 선택합니다
- 팀 이름을 입력하고 설명을 작성합니다
- 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다
이제 각 단계를 자세히 살펴보겠습니다.
앞서 언급했듯이 비공개 팀은 웹 버전과 앱 어느 쪽에서든 만들 수 있습니다. 먼저 Microsoft Teams 사이트나 앱을 열고 계정에 로그인되어 있는지 확인하세요. 그다음 화면 왼쪽 하단에 있는 팀 참여 또는 만들기 옵션을 찾아 클릭하면 진행할 수 있습니다.
화면에 나타난 팀 만들기 버튼을 클릭하면 두 가지 옵션이 표시됩니다.
- 처음부터 새로 팀 만들기(Build a team from scratch)
- 기존 Office 365 그룹 또는 팀에서 만들기(Create from an existing Office 365 group or team)
기밀성이 중요한 경우라면 첫 번째 옵션인 처음부터 새로 팀 만들기를 선택하는 것이 좋습니다.
그다음 팀의 개인 정보 유형을 지정하는 화면이 나타나는데, 목록에서 비공개(Private)를 선택하세요.
이제 팀 이름을 정하고, 팀의 목적을 알 수 있도록 간단한 설명을 작성합니다. 이름과 설명 입력이 끝나면 만들기 버튼을 클릭하면 됩니다.
팀 생성이 완료되면 바로 멤버에게 초대장을 보낼 수 있습니다.
Microsoft Teams에서 팀 개인 정보 설정 변경하는 방법
이미 운영 중인 팀이 있고 같은 목적의 팀을 새로 만들 필요 없이 개인 정보 설정만 변경하고 싶다면 다음 단계를 따르세요.
- 팀 이름 옆의 점 세 개(...) 버튼을 클릭합니다
- 팀 편집(Edit team) 옵션을 선택합니다
- 개인 정보(Privacy) 드롭다운 목록을 펼쳐 변경합니다
먼저 Microsoft Teams 웹사이트 또는 앱을 열고 해당 팀을 선택합니다. 그다음 팀 옆의 점 세 개(...) 버튼을 클릭하고 팀 편집 옵션을 고르세요.
팝업 창이 열리면 개인 정보 드롭다운 메뉴를 펼치고 원하는 다른 개인 정보 유형을 선택합니다.
마지막으로 변경 사항을 저장하는 것을 잊지 마세요.
이것으로 끝입니다! 생각보다 훨씬 간단하죠.