많은 Windows 사용자가 일상적인 온라인 커뮤니케이션에 Microsoft Outlook(아웃룩)을 활용하고 있습니다. 아웃룩은 강력한 메일 기능을 제공할 뿐만 아니라, 사용자가 자신의 편의에 맞게 다양한 설정을 조정할 수 있다는 장점도 있습니다. 기본적으로 아웃룩에서 발송한 모든 이메일은 '보낸 편지함(Sent Items)' 폴더에 자동으로 저장됩니다. 만약 이러한 사본 저장을 원하지 않는다면, 아래 방법을 따라 간단히 비활성화할 수 있습니다.
아웃룩에서 보낸 이메일 저장을 중지해야 하는 이유
많은 사용자가 과거에 보낸 메일 기록이 '보낸 편지함' 폴더에 남아 있는 것을 편리하게 여깁니다. 예전 메일을 다시 확인해야 할 때 이 폴더를 열면 손쉽게 내용을 찾아볼 수 있고, 상대방에게 메일이 정상적으로 전달되었는지 확인하는 용도로도 유용하기 때문입니다. 즉, 아웃룩은 단순히 메일, 일정, 연락처, 작업을 관리하는 도구를 넘어 시간 관리에도 도움을 주는 프로그램입니다.
하지만 이 기능에는 단점도 있습니다. 모든 발송 메일이 가리지 않고 계속 쌓이다 보면 시간이 지날수록 사서함 용량이 불필요하게 늘어나고, 메일 관리가 번거로워질 수 있습니다. 이런 경우 보낸 메일 사본 저장 기능을 꺼두는 것이 좋습니다.
방법 1. 아웃룩 설정에서 보낸 메일 사본 저장 끄기
가장 간단한 방법은 아웃룩 자체 설정을 변경하는 것입니다. 아래 순서대로 진행하세요.
- Microsoft Outlook 실행
- 옵션(Options) 대화상자 열기
- '메일(Mail)' 탭으로 이동
- '보낸 편지함 폴더에 메시지 복사본 저장' 옵션 해제
1] Microsoft Outlook 실행
Windows 검색창에 'Outlook'을 입력하거나, 작업 표시줄에 고정된 아웃룩 아이콘을 클릭하여 프로그램을 실행합니다.
2] 옵션 대화상자 열기
화면 왼쪽 상단의 '파일(File)' 탭을 클릭한 뒤, 표시되는 메뉴 목록에서 '옵션(Options)'을 선택합니다.
3] '메일' 탭으로 이동
옵션 대화상자가 열리면 좌측 메뉴에서 '메일(Mail)' 탭을 클릭합니다.
4] '보낸 편지함 폴더에 메시지 복사본 저장' 옵션 해제
옵션 대화상자 오른쪽 창에서 '메시지 저장(Save Messages)' 섹션을 찾습니다. 그중 '보낸 편지함 폴더에 메시지 복사본 저장(Save copies of messages in the Sent Items folder)' 항목을 확인하고, 해당 항목 앞의 체크박스를 해제하면 됩니다. 이후 아웃룩에서 메일을 발송해도 '보낸 편지함' 폴더에 사본이 더 이상 저장되지 않습니다.
방법 2. 그룹 정책 편집기(GPEDIT)로 설정하기
Windows Pro 이상 버전을 사용한다면 그룹 정책 편집기를 통해서도 동일하게 설정할 수 있습니다. 그룹 정책 편집기를 열고 다음 경로로 이동하세요.
사용자 구성 > 관리 템플릿 > Microsoft Outlook 2016 > Outlook 옵션 > 기본 설정 > 전자 메일 옵션
목록에서 '보낸 편지함 폴더에 메시지 복사본 저장' 항목을 두 번 클릭합니다. 이어서 '사용'을 선택하고, 하위 옵션에서 '보낸 편지함 폴더에 메시지 복사본 저장' 설정을 구성하면 됩니다. 이 화면에서는 관련된 다른 메일 옵션들도 함께 조정할 수 있습니다.
방법 3. 레지스트리 편집기(REGEDIT)로 설정하기
레지스트리 편집기를 통해 설정할 수도 있습니다. 레지스트리 편집기를 실행한 후 아래 키 경로로 이동하세요.
- HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
- HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
Outlook 2021/2019/2016 및 Office 365 버전의 Outlook이라면 버전 번호는 16.0입니다.
해당 위치에서 새 DWORD 값을 생성하고 이름을 SaveSent로 지정한 뒤, 값 데이터를 아래와 같이 설정합니다.
- 0 = 보낸 이메일이 '보낸 편지함' 폴더에 저장되지 않음
- 1 = 보낸 이메일이 '보낸 편지함' 폴더에 저장됨
레지스트리를 직접 수정하기 전에는 반드시 백업을 해두는 것이 안전합니다. 위 방법들을 활용하면 아웃룩이 보낸 메일을 임의로 저장하는 것을 원치 않는 사용자도 손쉽게 원하는 환경을 만들 수 있습니다.