Microsoft의 개인 메시지 서비스인 Outlook은 전 세계적으로 업무용 및 개인용 커뮤니케이션과 정보 교환에 널리 사용되고 있습니다. 전자 메일은 상대방이 회신하지 않으면 일방적인 소통에 그치기 때문에, 발신자 입장에서는 메일이 정상적으로 전달되고 수신자가 이를 열어봤는지까지 확인해야 하는 경우가 종종 있습니다.
Outlook에서 배달 확인·읽음 확인을 활성화하는 방법
메일의 전달 여부와 수신 여부를 확실히 하기 위해 Microsoft Outlook에는 배달 확인(Delivery Receipt)과 읽음 확인(Read Receipt) 기능이 마련되어 있습니다. 발신자는 데스크톱 앱과 웹 버전 모두에서 이러한 확인 기능을 활성화할 수 있습니다.
모든 발송 메일에 대해 확인 요청을 설정하려면 아래 단계를 따르세요.
- 파일(File) 탭을 클릭합니다.
- 백스테이지 화면에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
- Outlook 옵션 대화 상자가 나타납니다.
- 왼쪽 창에서 메일(Mail)을 선택합니다.
- 추적(Tracking) 섹션에서 '받는 사람의 전자 메일 서버로 메일이 배달되었음을 알리는 배달 확인' 또는 '받는 사람이 메일을 읽었음을 알리는 읽음 확인' 체크박스 중 필요한 것, 혹은 둘 다 선택합니다.
- '읽음 확인 요청이 포함된 받은 메시지' 항목에서 원하는 응답 방식을 선택합니다.
- 확인을 클릭하여 설정을 저장합니다.
- 실제로 메일을 보내고 수신함에 확인 메시지가 도착하는지 테스트해 봅니다.
이제 각 설정 방법을 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
배달 확인과 읽음 확인의 차이점
배달 확인은 메일이 수신자에게 성공적으로 전달되었음을 보증합니다. 이 확인은 수신자가 통제할 수 없으며, 메시지가 목적지에 도달하는 순간 자동으로 생성됩니다. 즉, 메일이 수신자의 받은 편지함에 도착했음을 알려줍니다.
반면 읽음 확인은 수신자가 답장 여부와 관계없이 메일을 실제로 열어봤다는 사실을 알려줍니다. 다만 수신자는 발신자에게 읽음 확인을 보내지 않을 권리도 있습니다. 읽음 확인은 수신자가 메일을 열기 전까지는 생성되지 않습니다. 따라서 읽음 확인 자체가 곧 메일 전달을 의미하지만, 배달 확인만으로는 메일이 읽혔는지까지는 알 수 없습니다.
1] Outlook에서 단일 메일에 대해 배달·읽음 확인 요청하기
모든 메일이 아니라 특정 메일에 대해서만 확인을 요청하고 싶다면, 메일 작성 시점에 해당 옵션을 켜면 됩니다. 단일 메일에 배달 확인과 읽음 확인을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- Microsoft Outlook 계정을 엽니다.
- 새 메일(New Mail) > 옵션(Options) 탭을 차례로 클릭합니다.
- 추적(Tracking) 그룹으로 이동합니다.
- 배달 확인 요청(Request a Delivery Receipt)과 읽음 확인 요청(Request a Read Receipt) 체크박스를 선택합니다.
단계별 세부 내용은 아래와 같습니다.
Microsoft Outlook 계정을 연 뒤 화면 왼쪽 상단의 새 메일을 클릭하고, 옵션 탭으로 이동합니다.
옵션 탭 안의 추적 그룹에서 배달 확인 요청 또는 읽음 확인 요청 체크박스를 선택합니다.
두 가지 확인을 모두 적용할 수도 있고, 필요한 하나만 선택할 수도 있습니다.
2] Outlook에서 모든 발송 메일에 대해 배달·읽음 확인 활성화하기
위에서 살펴본 단일 메일 설정과 마찬가지로, 앞으로 보내는 모든 메일에 동일하게 확인 요청을 적용할 수도 있습니다.
Microsoft Outlook에 로그인한 후 화면 상단의 파일(File)을 클릭하고, 나타난 메뉴에서 옵션(Options)을 선택합니다.
옵션 탭의 메일(Mail) 창으로 이동한 뒤 아래로 스크롤하여 추적(Tracking) 항목을 찾습니다. 추적 제목 아래에서 '받는 사람의 전자 메일 서버로 메일이 배달되었음을 알리는 배달 확인'과 '받는 사람이 메일을 읽었음을 알리는 읽음 확인' 옵션에 체크합니다.
이렇게 설정하면 이후 Outlook에서 보내는 모든 메일에 자동으로 배달 확인과 읽음 확인이 요청됩니다.
3] Outlook에서 읽음 확인 응답 관리하기
앞서 언급했듯이 수신자는 발신자에게 읽음 확인을 보낼지 말지 직접 선택할 수 있습니다. 이 설정은 Outlook 데스크톱 앱과 웹 버전 모두에서 관리 가능합니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 읽음 확인 관리
데스크톱 앱에서 읽음 확인 응답 방식을 관리하려면, Outlook 계정을 연 뒤 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭하고 옵션 > 메일로 이동합니다.
메일 창에서 추적 옵션을 찾아 다음 세 가지 중 하나를 선택합니다. 항상 읽음 확인 보내기, 읽음 확인 보내지 않음, 또는 매번 읽음 확인 보낼지 묻기.
Outlook 웹 버전에서 읽음 확인 관리
웹 버전에서도 동일하게 읽음 확인을 관리할 수 있습니다. Outlook.com에 접속한 후 프로필을 엽니다.
오른쪽 상단의 설정(Settings)을 클릭한 뒤 메뉴에서 모든 Outlook 설정 보기(View all Outlook Settings)를 선택합니다.
설정 창에서 메일(Mail) 옵션을 찾아 클릭한 후 메시지 처리(Message handling) 탭을 선택합니다. 이 섹션에 전자 메일 추적 옵션이 있으므로, 읽음 확인(Read receipts) 항목에서 아래 옵션 중 하나를 골라 읽음 확인 요청에 대한 응답 방식을 지정할 수 있습니다.
- 매번 응답을 보낼지 묻기
- 항상 읽음 확인 응답 보내기
- 응답 보내지 않기
이상입니다. 이 글이 도움이 되기를 바랍니다.
보낸 메일의 수신 확인은 어떻게 받나요?
수신자에게 보낸 메일의 확인 메시지를 받으려면, '받는 사람의 전자 메일 서버로 메일이 배달되었음을 알리는 배달 확인' 또는 '받는 사람이 메일을 읽었음을 알리는 읽음 확인' 체크박스, 혹은 두 가지 모두를 활성화해야 합니다. 체크박스가 켜져 있으면 해당 확인 메시지가 발신자의 받은 편지함으로 전송됩니다.
Outlook에서 읽음 확인이 오지 않는 이유는?
읽음 확인이 활성화되려면 메시지가 '읽음'으로 표시되어야 하며, 이는 수신자가 메일을 열거나 다른 메시지로 전환할 때 발생합니다. 만약 읽음 확인을 받지 못한다면, 수신자 측 Outlook이 읽음 확인 전송을 차단하고 있을 가능성이 높습니다.
